導語：如何才能寫好一篇檔案整理工作安排，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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根據(jù)廳人事處下發(fā)的關(guān)于開展干部人事檔案審核整理管理工作的安排部署，結(jié)合實際情況，我們突出重點、認真細致、實事求是地進行了人事檔案審核、整理、增補等工作，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報如下：

一、基本情況

中心有1名兼職干部檔案管理人員，管理在職干部人事檔案  本（此次招聘人員的檔案暫未調(diào)入），離退休人員檔案  本。

二、整理情況

1、更換檔案柜，在有限的條件下做到防火、防光、防高溫。

2、認真檢查、裝訂、核對每一份檔案，按要求更換了新式檔案盒；

3、根據(jù)上級人事部門要求，對中層以上的干部人事檔案進行了專項審核整理，重點審核干部“三齡兩歷”及檔案材料的完善情況，并對缺少的檔案材料詳細記錄，材料不完整的要求限期補充收集，對信息有誤的進行了完善、更正和認定，目前中層干部檔案已基本整改到位；

4、職工檔案目錄已全部分類錄入干部檔案信息系統(tǒng)，其中包含基本情況、工作情況、職務職稱、受教育情況、獎懲考核、社會關(guān)系和履歷等干部信息，做到了分類準確、編號有序；

三、下一步工作安排

1、改善檔案室管理條件，增設空調(diào)、除濕機等相關(guān)設施，做到防水(潮)、防盜、防蟲、防鼠、防磁等要求。

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1、配合學校抓好本學期重點工作的組織安排，推進學校工作順利開展，確保學校工作政令暢通。

2、辦理上級及校外來的公文、函件等日常公文處理工作、來訪接待，完成各項臨時工作，構(gòu)建協(xié)調(diào)和諧的運轉(zhuǎn)機制。

3、協(xié)助學校各部門搞好各級各類活動的組織安排工作，保證各級各類活動的圓滿成功。

4、安排好學校周工作日程，使全體教職工明確學校近期的工作和任務。

二、加大學校對外宣傳工作的力度、速度、寬度。

1、加大學校宣傳力度，選拔思想素質(zhì)高，寫作能力強的教師進行培訓，組建信息宣傳員隊伍。建立信息上報制度，各級部、處室開展活動后及時上報信息，建設一支思想素質(zhì)高，寫作能力強的信息員隊伍。

2、加大對宣傳的人力財力的投入，拓寬宣傳渠道，及時做好學校新聞的宣傳發(fā)送，讓社會了解學校，支持關(guān)注學校。積極宣傳學校的辦學經(jīng)驗、辦學成果，提升學校的知名度和影響力。

三、認真做好各種會議的籌備工作。

組織好學校各類行政會議，做好會議材料的起草、打印和裝訂工作，安排好會場，及時記錄學校工作紀要，做好會議的記錄，認真整理會議紀要。

四、認真搞好檔案管理工作。

1、按照要求認真整理好各類檔案，對上級下發(fā)的文件要認真、規(guī)范、及時處理，做到文件傳送不拖延、無積壓、無遺漏和丟失，收集整理各項檔案資料并裝訂成冊。做好人事管理工作，掌握基礎數(shù)據(jù)，按要求及時上報信息。

2、做好學校文字材料的撰寫和整理工作，及時做好公文的處理，做好各種會議的記錄和整理存檔，加強學校檔案管理工作，及時完善、健全學校綜合檔案，確保學校檔案材料完整齊全。

五、認真做好校長辦公室的事務性工作。

1、健全學校有關(guān)規(guī)章制度，努力保障制度的落實。

2、積極反映師生的要求，當好校領(lǐng)導的參謀助手。

3、協(xié)助校領(lǐng)導搞好對外聯(lián)絡與接待來訪工作。

4、積極完成學校工作的計劃、總結(jié)，平時注重積累、提煉，積極推廣學校辦學經(jīng)驗。

5、按照上級的部署認真完成各種報表材料的填報工作，及時為教職工辦理好各種上報工作，要做到及時、準確無誤。

6、處理好、服務好學校交辦的其他事務工作。

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1．1管理制度不健全

制度建設是檔案管理工作的保障，建立健全檔案管理制度能夠保障檔案資料及時、準確與完整地歸檔。個別水土保持部門沒有建立健全的工程檔案管理制度，致使在檔案管理過程中原件資料丟失與損壞現(xiàn)象時有發(fā)生。

1．2檔案管理不規(guī)范

規(guī)范的水土保持檔案管理必須做到及時、完整、準確、系統(tǒng)，歸檔的資料首先經(jīng)過分類整理，并按照要求組成案卷，再按檔案管理規(guī)定的原則和方法，將有保存價值的資料系統(tǒng)整理并編制目錄，最后經(jīng)過詳細核對后裝訂成宗卷。部分地區(qū)的水土保持工程檔案資料缺少統(tǒng)一的編碼管理，致使個別地區(qū)檔案資料調(diào)閱、調(diào)集或查詢的難度增加，降低了檔案信息利用效率。

1．3個別地區(qū)無“專人專屋專柜”管理

個別地區(qū)水土保持管理人員不足，做不到水土保持檔案的專人管理，致使部分應歸檔材料未能及時完整地歸檔。個別地區(qū)檔案沒有專門的檔案存放地點和書柜，致使檔案資料無處存放，或保管過程中丟失、破損。

1．4管理人員素質(zhì)亟待提高

檔案管理人員的業(yè)務高低直接決定了檔案管理工作的好壞，特別是信息化和數(shù)字化的深入發(fā)展對檔案管理人員在信息化設備操作能力方面提出了更高的要求。目前，個別地區(qū)檔案管理人員傳統(tǒng)的業(yè)務知識和操作能力沒有得到及時的更新和提高，不能很好地適應信息化檔案管理的新形勢和新要求。

2建議

針對目前檔案管理工作中存在問題，在總結(jié)已有的成功經(jīng)驗的基礎上，結(jié)合自己參加檔案管理工作的實踐，談談加強水土保持工程檔案管理工作一些體會。

2．1領(lǐng)導重視，統(tǒng)籌安排

為了確保水土保持工程檔案資料完整、準確與系統(tǒng)地歸檔，水土保持部門應成立由領(lǐng)導班子組成的檔案工作小組負責日常工作的組織協(xié)調(diào)。在日常管理過程中，將檔案管理工作視為內(nèi)業(yè)管理的重點，并從經(jīng)費投入和制度建設等方面上保證日常管理的需要。加強與專業(yè)檔案管理機構(gòu)的交流，探索水土保持信息有償服務反哺檔案建設等事宜，從而不斷提高水土保持檔案管理水平和檔案利用率，使檔案管理過程得以順利實施，為建檔工作的順利開展創(chuàng)造良好的組織保障。

2．2建立規(guī)章，規(guī)范管理

近年來國家制定了完整的檔案工作規(guī)章制度與標準規(guī)范，對歸檔文件材料的整理原則和具體做法做出了明確的規(guī)定，遼寧省很多地區(qū)也都結(jié)合本地區(qū)的特點制定了細化與可操作性較強的管理制度。如朝陽市水土保持局不斷的探索過程中，規(guī)范了包括收集﹑整理﹑分類與歸檔等環(huán)節(jié)的任務和要求，從而規(guī)范水土保持工程檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，使檔案管理工作有章可循。在檔案管理過程中，針對檔案本身的特點和檔案管理工作的特殊性質(zhì)進行科學安排，合理歸類。建立完備的借閱制度，做到借閱登記，歸還簽字，避免丟失，充分保證全部檔案資料安全有效地服務于各項工作。

2．3統(tǒng)一標準，科學管理

日常管理嚴謹細致，統(tǒng)一編號。按年建檔，嚴格分類，認真整理，及時歸檔，定期整理，確保所有重要資料能夠及時歸檔并妥善管理。規(guī)范操作流程和分類標準。首先將全部檔案分類:文書檔案、業(yè)務檔案、會計檔案、電子檔案、聲像檔案和特殊載體檔案7大類。每一類又分為若干小類，例如，業(yè)務檔案又分為:小流域綜合治理規(guī)劃設計、建設項目水土保持方案、坡耕地治理實施方案、水土保持監(jiān)測、“四荒”資源出讓與治理和水土保持行政執(zhí)法等7類。每一小類再按照年度細分，同年度的再按照“永久、長期、短期、10a和30a”等5類保管期限分別整理。先錄入軟件，再打印目錄，裝入標準的檔案盒，盒外按統(tǒng)一格式貼好標簽，按照順序存入檔案柜。

2．4專人負責，全員參與

各類檔案資料分別由各科室分類整理，待資料全部齊全后移交給檔案專管員統(tǒng)一保管。移交時雙方分別簽字，落實責任，實行層級負責制。各類檔案均齊備后移交檔案專管員，專管員負責登記、歸檔，錄入檔案軟件。在檔案由專人負責的基礎上，每個人將代表單位參加的重要會議材料等資料及時收集、整理、分類、歸檔，形成了人人參與、人人有責的制度。檔案管理時充分發(fā)揮單位職工專業(yè)技術(shù)特長。技術(shù)檔案及重要技術(shù)資料均由多年從事水土保持專業(yè)的技術(shù)人員負責收集、整理。文秘檔案、文件資料及音(影)像資料由辦公室人員負責收集、整理。圖片和照片由擅長攝影技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人員負責收集、整理。電子檔案(備份資料)一應俱全，由微機室專門技術(shù)人員隨時整理，隨時歸類、存儲于專門電腦，并加設密碼，嚴格執(zhí)行保密制度，其他人員禁止使用。

2．5加強培訓，完善設施

加強檔案管理人員的現(xiàn)代信息處理技能培訓，提高檔案管理工作的技術(shù)含量。不斷補充和完善信息規(guī)范化技術(shù)采集數(shù)據(jù)，形成紙質(zhì)檔案庫、計算機數(shù)據(jù)庫及查詢系統(tǒng)為一體的互動管理模式，逐步實現(xiàn)水土保持檔案管理信息化，并根據(jù)實際情況和工作利用的需要實時更新檔案總目錄、編制必要的檢索工具。加強基礎設施建設，完善檔案存儲條件，設立專門的檔案室，增添電子信息設備，安裝檔案軟件，裝備布置檔案室，使空調(diào)、溫濕度計、滅火器等設備齊全，落實防火、防盜、防潮、防塵、防蟲等措施，有效改善檔案室的軟硬件條件。

3結(jié)語

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一、檔案法規(guī)業(yè)務工作

（一）結(jié)合省市檔案工作會議精神，進行了檔案工作相關(guān)法規(guī)標準的學習和討論，統(tǒng)一業(yè)務指導標準，規(guī)范檔案裝具。參加全省機關(guān)檔案工作業(yè)務培訓班，為有針對性開展業(yè)務指導打下基礎。

（二）配合制定了工作實施方案和建檔目錄及歸檔范圍、整理標準等規(guī)范文件的擬發(fā)，協(xié)助召開了檔案管理工作培訓會議并作專題輔導講座。抽調(diào)人員全程參與創(chuàng)衛(wèi)檔案資料的收集整理工作。

（三）做好年度歸檔文件整理工作。集中開展了歸檔文件整理活動，印發(fā)了通知，對活動進行安排部署。

（四）開展業(yè)務培訓工作。舉辦檔案“回頭看”培訓班、社區(qū)檔案工作培訓班，系統(tǒng)講授了檔案整理有關(guān)業(yè)務規(guī)范新標準。

（五）積極開展檔案業(yè)務指導。重點對相關(guān)單位開展歸檔文件整理指導。采用電話答疑、QQ流、現(xiàn)場操作、點對點講解等形式，對其他單位檔案工作進展情況及時進行指導調(diào)度。

（六）切實做好檔案科學化評估工作。根據(jù)測評辦法及測評細則，完成了科學化評估驗收工作。

二、檔案利用工作

積極采取措施，提升服務效率，全力打造群眾滿意的服務窗口。接待查檔人員時，始終堅持做到接待咨詢熱心、解答問題耐心、調(diào)閱檔案細心的“三心”服務。

三、檔案管理工作

（一）開展檔案統(tǒng)計年報工作，指導完成檔案情況統(tǒng)計匯總及上報工作。

（二）每季度對檔案庫房及計算機網(wǎng)絡進行安全檢查，確保了檔案實體及檔案信息的安全。

（三）完成檔案開放鑒定工作。

（四）審核館藏檔案數(shù)據(jù)庫目錄，整合各重點部門檔案目錄，協(xié)助完成檔案區(qū)域目錄中心建設數(shù)據(jù)資源的上報工作。

四、檔案信息化建設

（一）對新增加的電子數(shù)據(jù)做好整理和備份。積極報送電子檔案容災備份數(shù)據(jù)。

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1 重大活動檔案管理工作的特點與存在的問題

通過實際工作發(fā)現(xiàn)，重大活動檔案管理主要存在以下幾方面的特點和問題。

1、重大活動檔案工作機制不健全。

重大活動往往由多個單位或一個單位的多個部門參與舉辦，主辦單位在制定活動運行機制時，沒有將檔案工作考慮在內(nèi)，許多單位也沒有將單位檔案部門納入其中，致使檔案工作無法貫徹于整個活動的始終，檔案人員不能及時參與活動開展，不能及時掌握活動文件材料形成狀況，檔案人員在活動結(jié)束收集文件材料時，協(xié)調(diào)工作困難重重。

2、重大活動檔案材料收集不齊全。

重大活動往往涉及多個主管部門，雖然大都成立活動領(lǐng)導小組，但是許多分活動都是各自開展，活動期間各單位工作積極配合，活動結(jié)束后各自為政，造成活動文件材料分散保管，給收集工作帶來很大困難，重大活動檔案的齊全完整得不到保障。

3、重大活動檔案整理不規(guī)范。

一般來說，重大活動分為機構(gòu)組建、籌備、舉辦、總結(jié)、撤銷等五個階段，每個階段都形成多少不一的文件材料，而且載體形式多樣，有紙質(zhì)文件材料，也有照片、音頻、視頻等電子文件，有的還有大量的實物檔案，由于各單位檔案人員業(yè)務素質(zhì)能力水平參差不齊，掌握和執(zhí)行的整理標準不統(tǒng)一，重大活動檔案整理不夠規(guī)范，給以后檔案利用造成了不便。

2 做好重大活動檔案管理工作的對策與措施

鑒于重大活動檔案管理工作的特點和存在的問題，在具體工作中，我們可以遵循以下幾點：

1、建章立制，強化措施，統(tǒng)一協(xié)調(diào)，加強督導

重大活動檔案管理工作是一個長期性的任務，其涉及部門多、范圍廣，工作人員多數(shù)是從外單位抽調(diào)而來，活動一結(jié)束，人員各回各家，檔案的收集和整理工作，要靠檔案部門自己獨立完成存在很大的困難。因此，要抓好重大活動的檔案管理工作，必須由市府辦出面進行綜合協(xié)調(diào)管理，同時建立健全檔案管理部門參與重大活動的工作機制，不斷強化工作措施，把專業(yè)的檔案管理人員列入到主辦、承辦活動的外事機構(gòu)中來。并建立和完善重大活動檔案考核獎懲和責任追究等一系列制度，把重大活動檔案工作納入到各級領(lǐng)導、各部門年度目標考核中，實行責任追究制度，堅持每年對重大活動檔案管理情況進行監(jiān)督檢查，以保證重大活動檔案管理工作的有效開展。

2、提前部署，事前指導、事中監(jiān)督，事后檢查

很多人通常會認為檔案工作應該是在重大活動結(jié)束之后的任務，但實際的情況是：活動結(jié)束后才發(fā)現(xiàn)，有些材料從形成就不規(guī)范，不符合歸檔要求，有些材料缺失卻已很難收集。由于重大活動時間性強，工作頭緒多、任務重，活動開始后，組委會各工作組往往忙于活動本身，而忽略活動檔案材料的收集整理。因此，對于檔案工作一定要提前做出部署安排，要在活動前明確檔案組織機構(gòu)，建立起負責檔案工作的專兼職檔案工作人員隊伍，形成一個完整的檔案工作網(wǎng)絡體系，采取事前指導、事中監(jiān)督，事后檢查的方式，參與五金博覽會等重大活動檔案的管理，從源頭上確保重大活動檔案的齊全與完整。并制定出各項規(guī)章制度和業(yè)務標準規(guī)范，細化工作職責，落實相應的保障措施，為重大活動檔案工作開展做好充分準備。

3、明確責任，完整收集，嚴格標準，整理規(guī)范

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(一)高職院校檔案管理是其評估工作順利開展的有力支持

高職院校的評估是針對某個特定階段，對其在建設中存在的問題和取得的成就進行鑒定與評價。通過對現(xiàn)狀的評估，高職院校能夠及時的發(fā)現(xiàn)建設中存在的問題，找到這些問題的源頭，這樣既可以避免問題的惡化，又可以保證院校各項工作能夠健康順利的開展。高職院校檔案管理是其評估工作的一個重要內(nèi)容，檔案管理工作的好壞直接影響著高職院校評估結(jié)果的好壞。

(二)檔案管理資料是高職院校教學科研的鮮活教材

高職院校作為我國職業(yè)教育的主力軍，承擔著為社會培養(yǎng)高層次技術(shù)人才的使命，教學任務是其主要任務之一。高職院校除了教學之外，科研工作也是其不可或缺的一項重要的建設內(nèi)容。因此，高職院校的教學、科研工作始終伴隨著院校的建設發(fā)展，它們是以自我創(chuàng)新引領(lǐng)高職院校始終處在時代前沿的保證。高職院校檔案管理可以將現(xiàn)有的教學科研成果收集整理，作為將來進一步改善提高教學科研水平的基礎性材料，這些檔案管理資料無疑是高職院校教學科研的鮮活教材。

二、高職院校檔案管理中存在的問題

檔案工作意義重大，它影響著高職院校的發(fā)展步伐和建設水平，同時對于教師的教學和學生的學習也起著不可忽視的作用。因此，在高職院校快速的發(fā)展道路上，檔案管理發(fā)揮了重要的作用，但是隨著時代的發(fā)展，高職院校檔案管理中存在著不少的問題。

改革開放以來，隨著我國對專業(yè)技術(shù)人才需求的不斷增加，高等職業(yè)教育也隨之快速發(fā)展。目前，我國高職院校一直處于規(guī)模不斷擴張、招生數(shù)量連年攀升的態(tài)勢。生源數(shù)量的增加又造成了高職院校校舍和教學資源的緊張。為此，高職院校在校園基礎設施、教學儀器設備、師資力量等方面加大了建設力度。而對于檔案工作這種見效慢、產(chǎn)出效果不明顯的工作卻沒有得到應有的重視。由于領(lǐng)導重視不夠，使得高職院校的檔案管理工作難以繼續(xù)向前推進。

(二)高職院校對檔案管理工作經(jīng)費投入不足

檔案管理需要有一支具有專業(yè)技術(shù)水平的工作人員負責檔案的日常管理。而高職院校經(jīng)費投入的不足，導致檔案管理工作的嚴重滯后，主要表現(xiàn)在高職院校檔案管理基礎設施薄弱、技術(shù)水平落后、人員配備不足、管理方法落后、質(zhì)量不高、成效不明顯等方面。

(三)檔案管理工作人員的專業(yè)性不強

我國的高職院校大多是從以前的中職中專發(fā)展而來，檔案管理也是承接以前的體制。在管理人員的配備上，高職院校一直是將那些臨近退休、無力承當教學任務的老教師安排在檔案管理工作崗位上，或者是院校為了吸引高層次人才而承諾的幫助解決配偶工作問題，將其配偶安排在檔案管理工作崗位上。這些檔案管理人員有一個共同特征是，缺乏專業(yè)系統(tǒng)的檔案學理論學習與實踐的鍛煉，他們的知識背景與當下的檔案管理工作的專業(yè)性和技術(shù)性形成鮮明的矛盾，制約著檔案管理工作的規(guī)范和質(zhì)量的提升。

(四)對檔案管理的價值認識不足

檔案是一些有價值的歷史資料，所謂價值就是指這些資料對于現(xiàn)在和將來的工作仍然具有指導意義和參考價值。如果不充分利用，那么這些價值也就蕩然無存。檔案束之高閣只是一堆廢紙。出現(xiàn)這種情況的原因主要有兩個方面:一是高職院校檔案管理人員沒有意識到檔案的重要性，沒有對檔案進行規(guī)范整理，建立全面的檔案目錄，以至于檔案需要者無法查到需要的檔案，而造成的供需矛盾;二是高職院校廣大師生對于檔案的價值認識不足，沒有查閱檔案的觀念和習慣。這兩種情況導致了高職院校檔案管理的開發(fā)利用工作的長期落后。

三、高職院校創(chuàng)新檔案管理機制的措施

檔案工作是一項基礎性、服務性很強的工作，針對目前高職院校檔案管理工作中存在的問題，為加強檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在教學、科研、管理工作中的作用，我們應從以下幾個方面的創(chuàng)新檔案管理工作機制。

(一)加強高職院校的檔案管理制度創(chuàng)新

制度創(chuàng)新是高職院校檔案管理工作贏得新的發(fā)展的前提。建立完善的檔案管理工作制度有利于推進檔案管理工作的規(guī)范性。目前造成高職院校檔案管理工作效率低下、質(zhì)量不高的原因在于其檔案管理責任制度和激勵制度的缺失。大多數(shù)高職院校都將精力和時間集中在招生和校區(qū)與專業(yè)的擴建上，以至于荒廢了檔案管理工作的制度建設，使得檔案管理工作責任落實不明確。檔案館藏對于檔案的分類工作、整理工作都是由當班的工作人員共同完成，而完成的質(zhì)量如何?事后如果出現(xiàn)問題誰來負責?這些責任劃分極不明確，甚至無從談起。而且工作人員對于檔案的維護管理都是誰值班誰負責，換班時沒有規(guī)范的交接手續(xù)，這種制度的最大弊端就是檔案的遺失、殘缺、損壞現(xiàn)象找不到責任人。工作中出現(xiàn)了疏漏也不用承擔責任，這導致了工作人員責任心的缺失［6］。檔案管理工作激勵機制的缺失主要表現(xiàn)在對檔案管理工作不被重視，缺乏一系列的檔案管理工作考評機制和評價條例，使得檔案工作人員的工作得不到應有的認可，使他們喪失了工作的積極性和熱情。因此，完善高職院校的檔案管理機制，應當首先建立明確的責任制度和激勵制度。

(二)建立完善的檔案收集工作機制

檔案的收集是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，檔案收集工作的質(zhì)量決定著其整理、歸類、保管、查閱的工作質(zhì)量。檔案并不是檔案機構(gòu)自己形成的，而是在長期不斷地檔案收集中形成的。做好檔案收集工作可以從以下三個方面著手:一是嚴格執(zhí)行檔案歸檔制度。二是加強對零散文檔收集的制度的建設。一些散落在外的文檔仍然有其重要的檔案價值。這些檔案一般都是由于工作人員的疏忽和檔案收集制度的規(guī)范性不高造成的，為此應當有針對性的建立檔案收集制度，以制度建設確保檔案的完整性。三是加強對檔案材料的回收工作。檔案收集不僅僅是檔案管理人員的事情，而且也是全校師生必須共同承擔的事情。當前，高職院校的一些師生缺乏檔案材料的保管意識，有些職能部門和教師在借閱檔案材料后缺乏及時歸還的意識，而有些檔案管理工作人員也缺乏工作的責任心，導致不少外借的檔案材料被損壞或遺失，致使有些檔案材料殘缺不全，給學校的檔案管理帶來了很大的弊端。因此，在建立完善的檔案管理機制的同時，必須注重和規(guī)范檔案的外借與回收機制建設。

(三)嚴格遵循檔案管理的工作程序

在檔案的收集過程中，應當保證文件材料的完整，對待需要長期保管的文件材料尤其要注重其完整性。例如對公文文檔的收集與保存，每份文件的原件與附件、原件與印件、請示與批復、原件與轉(zhuǎn)發(fā)文件、同一份文件的不同文字表達等材料的收集都要按照嚴格程序進行收集、整理、歸類、收藏、保管。另外，歸檔文件的完整性應當體現(xiàn)于保管利用的便捷性之中。首先，檔案工作人員要嚴格執(zhí)行歸檔工作的各項要求，完整收集歸檔現(xiàn)有的文件。其次，檔案工作人員要及時關(guān)注文件形成過程中的各種情況，要有責任和義務對成為檔案之前的文件中存在格式錯誤，書寫錯誤等問題向有關(guān)人員提出意見，以規(guī)范文件的管理和提高檔案的質(zhì)量，在整理檔案過程中應將收集到的各種文件進行分類、編排形成檔案體系。

(四)處理好檔案保管與利用之間的關(guān)系

整理檔案的復雜性一方面在于要保持檔案之間相互聯(lián)系性，另一方面要注重檔案的保管與利用。目前高職院校的檔案管理工作不能很好的將檔案之間的聯(lián)系性與檔案的實際利用價值有機的統(tǒng)一起來，往往是兼顧檔案的聯(lián)系性卻忽視了檔案的實際利用價值，而兼顧了檔案實際利用價值卻又能忽視檔案之間的聯(lián)系性。例如高職院校舉辦的某次大型學術(shù)研討會，會上產(chǎn)生了書面材料，影音資料和各種圖片資料等，這些資料因為形式的不同而在歸檔時必然會被分開，這就割裂了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系性。但是這卻十分有利于檔案的歸類與整理。諸如此類的矛盾在檔案的收集與整理中屢見不鮮。面對此種矛盾我們應當首先要以檔案的保管為重，因為檔案工作的首要職能就是保證檔案材料的安全性和完整性。只有這些檔案能夠被完整的保存下來，檔案的開發(fā)利用工作才能夠順利開展。因此在面對保管與有效利用發(fā)生矛盾的時候，檔案管理應當將檔案的保管放在首位。同時，尋求能夠?qū)崿F(xiàn)二者兼顧檔案管理模式。例如在針對某研討會形成的各種不同形式的檔案材料時，我們首先應當保證這些檔案的安全和完整。聲像資料應當與書面資料分開保管，利用專業(yè)的技術(shù)對其進行專門的維護和保管。同時將這些有著很強的內(nèi)在聯(lián)系和互補性的聲像資料與書面資料放在一起保管以便查閱。為實現(xiàn)兩種功能的兼顧，應當成立嘗試建立專門的索引目錄，在書面紙質(zhì)檔案索引后面注釋好與之有聯(lián)系的聲像資料的位置，這樣便可以兼顧各種形式檔案保管的內(nèi)在聯(lián)系性和完整性。

(五)加強檔案管理人員素質(zhì)的提高

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關(guān)鍵詞：中職學校 文書檔案 管理工作 現(xiàn)狀分析 對策研究

中圖分類號：G63 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）01（a）-0171-01

對于整個中職學校來說，文書檔案工作是每一個職能科室工作中所必需的工作。學校通過文書檔案工作來整理每一份文件，并對其進行周期性地處理。文書工作和檔案工作是相輔相成的，前者是基礎，后者是延續(xù)和發(fā)展。就目前中職學校的情況而言，中職學校必須在文書檔案管理工作上下功夫，通過不斷地提高工作水平，及時為各職能科室提供完善的檔案信息，從而滿足學校各方面的需求，適應當前社會的發(fā)展。

1 中職學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 認識不足

文書檔案工作是需要對文件的全部生命周期進行相應地處理的，是一個長期積累的過程，所以，文書檔案工作的成績顯現(xiàn)也比較緩慢，通常也不容易引起他人的注意，這也就導致了長久以來很多人并沒有認識到文書檔案管理工作的重要性，反而錯誤地認為文書檔案管理工作就是對相關(guān)材料進行簡單的抄寫、保管和整理。只要檔案工作人員不把檔案信息泄露出去或者弄丟，只要保管整理了能應對檔案科對檔案的檢查，就與學校的發(fā)展關(guān)系不大。正是這些錯誤的觀念，使得大多數(shù)人沒有重視學校的文書檔案管理工作。

1.2 不易保存和整理

隨著學校的不斷發(fā)展，各個科室需要歸檔的東西越來越多，文書檔案也就日益增多，不僅僅是內(nèi)容有一定的增加，文書檔案的式樣也逐漸增多。由于傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，比如說文書檔案保存的環(huán)境比較潮濕、紙質(zhì)文案所占地面積過大等等。針對如此大量的文書檔案，需要花費文書檔案專職工作人員更多的時間去進行分類的保存和整理，不僅程序非常繁瑣，而且整理出來的效果也不一定讓人滿意，難以保證案卷的質(zhì)量。

1.3 對文書檔案資源的開發(fā)不夠

很多單位都錯誤地認為，只要能夠保存和管理好文書檔案，不讓檔案受損或缺少就可以了，這種做法其實只是注重了對檔案的收集、整理和保管工作，是沒有真正地發(fā)揮文書檔案應有的作用的。文書檔案工作作為每一個職能科室工作中的一個重要的組成部分，是需要在各個科室與檔案工作人員有效地配合之下才能夠順利完成的。如果部門與部門之間都不愿意把重要的、需要歸檔的文件資料交給檔案管理工作人員，不配合工作人員的檔案工作，不僅不利于檔案工作人員充分發(fā)揮自我能力，制約檔案管理的水平，而且很容易造成重要的文件資料的散失。

2 加強中職學校文書檔案管理工作的對策

2.1 切實提高認識

要想使教職工認識到文書檔案管理工作的重要性，最重要的就是必須要在思想上徹底轉(zhuǎn)變他們對文書檔案工作的認識，只有當人們從思想上開始認識到文書檔案工作的重要性，才會認真去了解，才會給予充分的重視。具體可以體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，學校要在物質(zhì)上加大對文書檔案管理工作的支持，通過有效的運行機制，及時、完整地提供檔案信息，并且規(guī)范化管理文書檔案工作；另一方面，學校在規(guī)劃和安排單位全年的工作時，應該把文書檔案管理工作納入全年的工作之中，通過這種方法提高文書檔案管理工作的地位和影響力度，讓教職工充分意識到學校的文書檔案管理工作對學校發(fā)展的重大意義。

2.2 改革文書檔案管理體制

傳統(tǒng)的文書檔案管理存在著一定的缺陷，這就要求中職學校應該根據(jù)現(xiàn)有的情況不斷地改革和創(chuàng)新，以便能夠更好地滿足學校發(fā)展的需要。一方面，要想改革創(chuàng)新，首要工作就是改革創(chuàng)新文書檔案管理的體制，把原先簡單化、刻板化的文書檔案工作變?yōu)檫m合檔案員管理的靈活度強、適應性強的工作，充分發(fā)揮文書檔案應有的作用和潛能，更好地為學校服務。另一方面，學校應該加大對文書檔案工作的物質(zhì)支持，通過建立健全的運行機制，加大規(guī)章制度的管理和約束力度，提高各個科室或者檔案員的行為作風，從而不斷提高對文書檔案管理的質(zhì)量。

2.3 加強部門之間的溝通協(xié)調(diào)

文書檔案工作是需要各個科室的配合才能順利完成的，而不是通過自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部門同事不愿意把重要的需要歸檔的文件資料交給檔案管理人員，也是不利于順利完成檔案工作的。因此，各個部分需要積極配合檔案工作人員的工作，及時溝通，才有利于檔案員齊全地收集文書檔案資料。并且，檔案工作人員在與部門同事溝通的時候也要注意一定的技巧，首先自己要明確收集的范圍和要求，然后正確向部門同事闡明，這樣才能減少兩者之間的工作摩擦，才能夠達到“雙贏”的效果，才能提升文書檔案工作的效率。

2.4 改革傳統(tǒng)的整理方法

傳統(tǒng)的文書檔案管理都是檔案工作人員人工立卷的，這種管理紙質(zhì)檔案的方法，繁瑣復雜，整理起來既費時又費力，并且由于不同的檔案管理員對文件的理解不一樣，在分類管理的時候也就會產(chǎn)生一定的分歧，這樣不僅會影響案卷的質(zhì)量，而且也會給以后的利用工作帶來許多不便。根據(jù)國家檔案局8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，制定了新的《歸檔文件整理規(guī)則》，省去了以往的案卷標題分類，只需要以件為單位來分類管理就可以了，這時候，利用計算機整理或檢索文件，不僅省時省力，方便快捷，而且也可以避免人為因素對文書檔案分類管理的影響，從而提高了檔案工作的效率，真正達到事半功倍的效果。

2.5 大力培養(yǎng)檔案管理人才

文書檔案工作與其他的工作有所不同，是一項相對比較寂寞的工作，這也就要求檔案工作人員熱愛這個事業(yè)。檔案工作人員只有對這份工作具有強烈的敬業(yè)精神，才能不斷地去思考、去探索。因此，學校要加強培養(yǎng)檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)和綜合素質(zhì)，通過業(yè)務培訓班等形式定期培養(yǎng)檔案工作人員的檔案專業(yè)知識和現(xiàn)代化管理技術(shù)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)，同時要求檔案工作人員努力學習計算機知識和信息技術(shù)，為把檔案工作人員培養(yǎng)成為一個綜合型的文書檔案管理人才而努力。

參考文獻

[1] 霍世清.機關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書檔案管理[J].攀登，2007（5）.

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關(guān)鍵詞：動態(tài)資料 存在問題 領(lǐng)導重視 方法原則 信息技術(shù)

一、 當前干部、人事檔案管理中存在的問題淺析。

1、 形式陳舊，材料不齊。從現(xiàn)存的干部、人事檔案管理現(xiàn)狀來看，存在的如下一些需要改進的現(xiàn)象：對干部的評述顯得過于模式化和形式化，沒有真正的展示出工作面貌等；在心理素質(zhì)、個人素質(zhì)以及思想動態(tài)等方面的材料明顯不足，收集動態(tài)資料的形式也不符合最新形勢的需求，阻礙了干部、人事檔案動態(tài)材料收集的完善和創(chuàng)新。

2、 管理手段落后，工作效率低。從目前的干部人事檔案管理工作來看，大多數(shù)都是沿襲了傳統(tǒng)的管理模式，材料收集的渠道也顯得險隘性和局限性，檔案材料的整理、分類、鑒別以及檢索等工具設備過于簡陋，沒有滿足最新工作情況的需求。

3、 檔案意識薄弱，人員素質(zhì)有待提高。檔案部門在傳統(tǒng)概念意義上一直被認為是冷門單位，陳舊的思想意識以及工作觀念使得檔案工作人員安于現(xiàn)狀，阻礙了檔案工作的社會化進展。相關(guān)的檔案工作人員存在著專業(yè)知識匱乏、缺乏創(chuàng)新意識、文化水平較低的問題，整體素質(zhì)有待提升。

二、 關(guān)于收集干部、人事檔案動態(tài)材料的良好途徑探究。

1、 在領(lǐng)導重視的前提下加強協(xié)調(diào)工作，確保材料的完整性。要想真正的使得干部、人事檔案的動態(tài)資料收集工作更加的科學合理，提高檔案管理水平，領(lǐng)導就要重視檔案管理中的各項工作。具體來說，首先，領(lǐng)導在安排相關(guān)的檔案管理人員時，最好安排在與人事、組織工作緊密聯(lián)系的部門，以便工作的順利進行；其次，要使得動態(tài)資料的收集工作所需要的各項經(jīng)費能夠得到及時的供給和補足，根據(jù)單位、人事檔案管理目標的等級添置必要的設備，為干部、人事檔案的管理工作提供重要的催化劑的作用；再者，檔案材料是干部、人事檔案的工作對象，而收集工作又是檔案工作的起點，因此檔案管理人員要經(jīng)常性的加強與相關(guān)的部門之間的聯(lián)系，及時的收集和完善，不斷地充實檔案的內(nèi)容。還有，單位領(lǐng)導要加強對干部、人事檔案管理人員的獎懲和考核，對于工作出色的管理人員要給予適當?shù)奈镔|(zhì)或者精神上的獎勵，在工作中出錯的人員亦要給予及時的糾正或者懲罰，以規(guī)范工作的步驟和流程，為干部、人事檔案的動態(tài)材料的收集工作打下堅實有力的基礎。

2、 遵循人事檔案的動態(tài)材料收集工作的基本方法和原則。干部、人事檔案的動態(tài)材料的收集或者管理工作比較繁瑣，需要在遵循基本方法和原則的前提下不斷地進行完善和創(chuàng)新，才能獲得事半功倍的成效。詳細一點來講，基本的工作方法包括逐卷整理、登記分析、補充完善和整理歸檔的四個大概環(huán)節(jié)，要確保干部人事檔案材料是同一個人，檢查是否存在同名同姓但是不屬于同一個人的材料檔案，對于有涂改過或者相關(guān)信息發(fā)生變動的材料要進行及時的更新和整理，不真實的檔案材料要進行選擇性的摒棄。還有，對查找出來的問題，應該在核實準確的基礎上仔細分析，并在根據(jù)實際情況的前提下進行分門別類的登記入冊。檔案中缺少的檔案材料，要根據(jù)材料的內(nèi)容和性質(zhì)的不同進行必要的收集、復制或者填寫工作，并且注明相關(guān)的說明的細則。在對干部人事檔案分類訂裝、加工整理方面，主要關(guān)注加工整理對檔案內(nèi)容有無影響、是否符合規(guī)定，在認真鑒別的基礎上，將所有整理過的材料進行及時的歸檔和整理，促使最新的動態(tài)資料得到及時的收集和完善。在基本原則方面，要踐行服從干部人事工作需要、與實際情況相結(jié)合以及注重及時整理檔案內(nèi)容的細則，為動態(tài)材料的收集提供更加廣闊的創(chuàng)新平臺。

3、 運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高工作效率。在現(xiàn)代化信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，干部、人事檔案的動態(tài)材料的收集工作若能很好的抓住這一提高工作效率的媒介，將為工作的改革和創(chuàng)新提供強大的催化劑的作用。計算機管理檔案是達到方便、規(guī)范、準確、快捷發(fā)展方向的有效手段，也是提高工作效率和質(zhì)量的有力催化劑，因此，在各項條件已經(jīng)具備的單位，要盡快建立計算機干部信息管理系統(tǒng)，在制定了合理的管理制度、完善的規(guī)章細則以及穩(wěn)定的工作程序的前提下，派遣專門的管理人員對輸入的任何一個數(shù)據(jù)進行篩選和鑒別，摒棄一些繁瑣的不必要的數(shù)據(jù)而保留能夠反映最真實情況的信息，在減輕材料收集工作負擔的同時為工作的不斷創(chuàng)新提供不可替代的重要數(shù)據(jù)基礎。還有，干部、人事檔案管理部門可以和有關(guān)職能部門進行溝通和交流，可以賦予一些部門有用的權(quán)限，允許他們從管檔人員的主頁上下載和閱讀到有關(guān)干部人事檔案動態(tài)材料的信息，并且鼓勵他們在進行檔案使用的同時針對現(xiàn)時的檔案管理工作提出自己的意見和建議，不僅促使檔案作用的真正發(fā)揮，也為工作的完善提供更多良好的契機。

三、結(jié)束語

在社會主義市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的大背景下，干部、人事檔案的重要性日益凸顯，做好檔案的動態(tài)材料的收集工作成為迫在眉睫的首要任務之一。檔案管理人員要不斷地總結(jié)實踐經(jīng)驗和借鑒精華，探索更多的利于收集工作水平得到提高的良好途徑和方式，不斷地改革和創(chuàng)新工作流程和體系，為干部人事工作、人才工作服務，為經(jīng)濟社會的發(fā)展而服務。

參考文獻：

[1]劉莉莉.《人事檔案整理心得淺談》.中小企業(yè)管理與科技.2011(19)

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一、檔案管理制度建立和執(zhí)行情況

建立健全各項檔案管理制度，使檔案管理工作更加有組織、有計劃、有程序的開展。在原有規(guī)章制度的基礎上，不斷完善、細化全單位檔案管理的各項要求，規(guī)范、充實了《檔案管理制度》的內(nèi)容，加強了檔案收集、整理、移交、鑒定、統(tǒng)計、保管等各個環(huán)節(jié)管理工作。收集和整理做到齊全完整、分類清楚、編排有序，無當年積存零散文件。文件歸檔做到歸檔范圍明確、保管期限準確、檔案完整安全。文書檔案在每年的12月底基本完成歸檔工作，其他檔案按照有關(guān)規(guī)定及時歸檔。不斷加強檔案的保管、鑒定、統(tǒng)計工作，檔案保管安全，從沒有出現(xiàn)過檔案失密、泄密、損壞等違反《檔案法》現(xiàn)象。在現(xiàn)代化管理上，我委結(jié)合“檔案管理軟件”，實現(xiàn)了便捷、高效、安全的計算機檢索與查詢，較好地發(fā)揮了檔案現(xiàn)代化管理工具的作用，提高了檔案利用效率和效果。

二、檔案收集整理的情況

按照檔案管理規(guī)范化、精細化、專業(yè)化的工作要求，結(jié)合我委檔案工作實際，進一步完善了檔案管理工作的規(guī)章制度，充實了檔案管理機構(gòu)工作人員，加強了檔案集中統(tǒng)一管理，強化了檔案工作的基本業(yè)務建設?，F(xiàn)存室藏2018年檔案共   余件（卷），其中：文書檔案余件（永久  件、30年存檔期限  件、10年存檔期限  件）；會計檔案  件；建筑檔案  件。同時建立人事檔案  個專檔、資料匯編  冊等。

三、檔案保管情況

始終堅持“安全第一、預防為主”的方針，牢固樹立“隱患險于明火，防范勝于救災，責任重于泰山”的安全責任意識，完善有效應對突發(fā)事件的檔案安全預案，健全制度，規(guī)范管理檔案，構(gòu)筑人防、物防、技防“三位一體”的檔案安全防范體系。對重要電子檔案實行備份保管，確保檔案實體絕對安全。目前，我委現(xiàn)有專職檔案員1名，兼職檔案員3名，檔案室現(xiàn)有設備：計算機、多功能打印機、空調(diào)機、鐵柜、保險柜、防盜門、干粉滅火器、檔案管理軟件1套。今年，我委在工作經(jīng)費非常緊張的情況下，克服困難，加大資金投入檔案管理工作，對照檔案規(guī)范管理要求做到了防火、防蟲、防盜、防潮、防鼠、防強光、防霉變等，保證了檔案的安全存放。

    四、檔案移交情況

按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》以及相關(guān)制度規(guī)定，我委于2018年6月底前已將上個年度的檔案資料整理完畢。根據(jù)《xx主要職責、內(nèi)設機構(gòu)和人員編制規(guī)定》（xx發(fā)〔2011〕32號）文件精神，我委成立未滿10年，沒有向有關(guān)的檔案館移交到期文書檔案和重大活動檔案。

五、監(jiān)督指導所屬機構(gòu)檔案工作的情況

檔案室專職檔案管理人員，統(tǒng)一管理全委文書、會計、聲像、實物等各種檔案的收集、管理、整理、保管、移交及開發(fā)利用，指導和監(jiān)督各科室檔案管理工作，各科室負責人為本科室檔案管理第一責任人，安排一名同志擔任兼職檔案員，負責收集、整理本科室已形成的文件材料，按規(guī)定時間向檔案室移交應歸檔的文件材料，協(xié)助檔案室做好有關(guān)檔案整理工作。

六、下步工作打算

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【關(guān)鍵詞】 教學管理；教學檔案；電子檔案

【中圖分類號】g642.47 【文獻標識碼】a 【文章編號】2095-3089（2013）9-0-02

高等教育應該堅持穩(wěn)步發(fā)展和提高教學質(zhì)量相結(jié)合，把提高教學質(zhì)量作為高等教育發(fā)展的核心任務來抓，這就要求高校要堅持教學改革，以教學為中心，把主要精力放在搞好教學和培養(yǎng)好學生上。

要搞好教學，需要高校全體教職工及廣大學生們的共同努力。學校要辦出特色，辦出水平，首先需要學校領(lǐng)導能高瞻遠矚，具有正確的辦學理念，確立學校適應現(xiàn)代化發(fā)展和社會進步的辦學方針及目標；其次要求教師們具有較高的素質(zhì)，能與教育現(xiàn)代化相適應，能教好書，育好人。而要實現(xiàn)這個目標，使教書育人工作能有條不紊的進行，就需要有教學管理工作的支撐。教學管理工作是學校管理中最基本的管理工作之一，教學管理工作的好壞直接影響到教學工作的有序進行，在整個教學工作中起到了很關(guān)鍵的作用。特別是處于教學管理工作最基層的各教學系的教務員，他們直接面對院、系級領(lǐng)導教學理念的貫徹執(zhí)行，直接面對課程的設置、安排，直接面對教師的聘任、聯(lián)系和溝通，還直接面對各教學班學生的各項教學活動、考試安排，學習成績的核實、管理等諸多方面的工作?？梢?，教務員的工作涉及面廣，對工作能力及責任心等要求都較高。作為一個教學秘書，怎么樣才能使如此繁雜的本職工作能有張有法、有條不紊的進行，我認為，為各項教學活動建立適用的檔案是個很好的方法。

教學檔案的建設和管理工作是各高校教學工作中都會重點抓好的一項工作，這一工作也得到了各高校及其院系教務員的重視，有不少的論述和報道 [1，2，3，]。系級教務員的建檔工作是學校檔案工作的基礎，怎樣才能做好系級教務員工作呢？首先要充分認識建立系級教學檔案的重要性，其次要分析和掌握建立系級檔案工作的特點和規(guī)律。就我們計科系而言，我們在充分認識系級檔案工作重要性的同時，認真進行總結(jié)歸納和創(chuàng)新，很好地完成了教學管理工作，建立起各種具備查考、總結(jié)和利用價值的、符合實際情況、實用而簡潔的檔案，它們在教學活動中發(fā)揮了很重要的作用。本文就系級教務員怎樣才能做好基層建檔工作，發(fā)揮好基層檔案員的作用，建立起必需的、實用而簡潔的教學檔案，淺談一些個人的體會。

一、檔案工作的重要性

要做好系級教務員的建檔工作，首先要認識到這項工作的重要性。檔案是歷史的原始記錄。檔案記錄著人們改造客觀世界和主觀世界的實踐活動的過程，在這一活動中人們需要查過去工作和生產(chǎn)的情況，研究事物發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果。因此檔案具備查考、總結(jié)和利用的價值。高校教學檔案是指高校教師、學生、教學管理人員在日常教學活動、教學建設、教學管理等活動中形成的具有保存價值的文字、圖片、錄音和錄像等文件資料。高校的社會活動主要是圍繞教學展開的，各項教學檔案的建立會客觀的記錄教學活動的歷史情況，保留各教學進程、各個教學方面和環(huán)節(jié)的真實情況。教學工作中的各項檔案是教學規(guī)律研究的可靠資料，人們可以通過它繼承前人的研究成果，吸取經(jīng)驗教訓。因此在教學管理工作中，建檔工作是非常重要的。檔案工作是教學管理各個環(huán)節(jié)中最重要的環(huán)節(jié)之一，不建立完善的檔案收集，整理，歸檔體系，將會給教學管理帶來難以估計的困難，系部將無法了解教學活動的整體情況，不能宏觀地對教學管理進行長期計劃，也無法對短期教學活動進行細致的分析和了解，難以掌握教學主體，教師和學生以及教學的情況。因此，檔案工作對于教學管理起著舉足輕重的作用?？梢哉f，基層建檔工作的好壞與整個學校教學工作的好壞息息相關(guān)，是做好學校教學工作的保障。

二、系部檔案的特點

高校系部的教學檔案工作是學校最基層的檔案工作。對于記錄系部教學活動有著極為重要的意義，相對其他部門，系部教學檔案有著以下特點：

1、多樣性：教學檔案作

系部教學管理的重要組成部分，涉及到教學管理的方方面面，因此，檔案也是多種多樣的，整理檔案需要根據(jù)不同類型檔案的特點分門別類的進行整理和歸檔；

2、復雜性：教學檔案由于涉及的內(nèi)容很多，各種不同的教學活動所需要的資料也有所區(qū)別，因此，教學檔案有其復雜性；

3、時效性：教學檔案是學校進行教學活動的記錄，通過教學檔案能夠了解學校的整體教學活動的發(fā)展，但教學資料也和其他資料一樣有著時效性，相對來說如課堂情況的反饋等可列為短期保管，因為它僅反映當期的課堂教學情況，對宏觀管理沒有太大作用，而學生的論文，試卷等資料等則根據(jù)其性質(zhì)需列為長期保管。

三、系部檔案的分類

將看似繁雜的檔案進行分門別類，以便于存檔和查找。

首先根據(jù)類別分為行政檔案和教學檔案，再根據(jù)兩個大的類別進行細分。如行政檔案可根據(jù)具體形式分為報告、申請、財務預算等等；而教學檔案則可以根據(jù)不同時段分為：開學、期中、期末考試（試卷，成績登記表，成績分析，考場記錄表等等）；各時間段又可按工作要點分類，如：教學檢查、教師教學資料（教學大綱、教案、教學日歷等），畢業(yè)設計（答辯安排表，畢業(yè)論文，其他資料等等）。

四、系部檔案的收集

檔案的收集是檔案工作的重中之重。而系部檔案的收集看起來很瑣碎和繁雜，如何將檔案收集工作做好是一個問題。根據(jù)我多年檔案工作的經(jīng)驗，我總結(jié)出以下幾點：

1、日積月累

檔案工作看似繁雜，其實只要每時每刻都注意收集，整理，檔案工作可以變的很輕松。準備一些夾子和公文袋，開始的時候，需要不斷提醒自己，凡是重要的資料都進行集中收藏，同一類別的文件，依照時間順序統(tǒng)一用文件袋或者夾子保管在固定的地點，一旦發(fā)生新的資料，用完后立刻放入同類文件資料袋或用夾子夾好，并做好登記表格。教務員通過表格進行管理，經(jīng)過一段時間的鍛煉后，便能夠很自然的將文件分門別類的收集、整理了，之后，無論是查找還是后續(xù)整理都會非常方便，久而久之，日積月累，檔案自然而然的就形成規(guī)模了。

2、耐心細致

檔案的收集工作由于其重要性，檔案工作人員必須認真篩查，檔案的整理要耐心，細致。

3、檔案整理

檔案作為教學活動的記錄，有著及其重要的作用，但并非是所有的東西都要歸入檔案中，檔案人員要通過自身的業(yè)務學習和平時工作的積累，摸清教學檔案究竟包括哪些內(nèi)容，才能更好的從千頭萬緒的原始資料中甄別出應該歸檔的資料。

4、要不斷學習，提高檔案管理水平。

要自覺學習一些檔案管理的基礎理論和相關(guān)的法律知識，特別是針對各種文件資料的收集、整理、立卷、歸檔等具體操作環(huán)節(jié)進行規(guī)范性學習，以提高自身的建檔和檔案的管理水平。

5、建立電子檔案

隨著社會現(xiàn)代化的逐步深入，檔案工作也需要與時俱進，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案基礎上，必須建立起相應的電子檔案，我們可以將檔案資料通過電腦編寫目錄，并將所有資料的電子版通過刻錄光盤的形式加以保存，電子檔案的優(yōu)勢相對于紙質(zhì)檔案更便于查找、閱覽和傳發(fā)。保存也較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更為便利和節(jié)省空間。

電子檔案也存在問題，一旦保存資料的載體出現(xiàn)問題，所有的資料檔案便可能丟失，因此電子檔案要做備份，還可以采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行檔案管理。

多年來我們通過對各項教學活動檔案的建立和改進的實踐，提高了對建立實用而簡便的教學檔案重要性的認識，也給后續(xù)的教學工作帶來了方便。我們的實踐說明教學檔案的建立是沒有固定模式的，可以是表格式的，可以是電子版，只要能方便的發(fā)揮其各項功能即可。由于我們的努力，學校在每個學期要求進行歸檔處理的檔案材料，我系都能夠及時上繳歸檔。我們在建檔工作中探索了一些模式，也積累了一些經(jīng)驗，但還需要進一步的提高，期望能對學校的教學管理和教學質(zhì)量的提高貢獻一份力量。

參考文獻

[1]劉姝虹.加強教學檔案管理的建設與利用.吉林省經(jīng)濟管理干部學院學報[j]2012.6.26卷（3）.