導語：如何才能寫好一篇檔案管理規(guī)定，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

第二條基建檔案是指各單位在項目規(guī)劃、建設、管理工作中所形成應歸檔保存的有關土建和設備的資料，包括各種圖紙、圖表、文字資料、模型、樣品、照片、錄相、錄音等各種技術文件材料。作為歷史的原始真實記錄，是醫(yī)療衛(wèi)生機構建設和管理的重要依據和信息資源。

第三條基建檔案工作是醫(yī)療衛(wèi)生機構建設的重要組成部分。各單位均應依照本實施細則，重視和搞好基建檔案的管理工作。

第四條衛(wèi)生系統(tǒng)基建檔案管理工作，包括基礎設施建設及有關裝備的管理，為此將實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、同一標準、分級管理的原則。

第五條市衛(wèi)生局計財處作為本系統(tǒng)基建檔案工作的主管部門，在市檔案管理部門的協(xié)助下，對本系統(tǒng)基建檔案實施統(tǒng)一、宏觀的協(xié)調和督辦管理。其主要職責是：

(一)負責統(tǒng)一管理和指導本系統(tǒng)的基建檔案工作；在市檔案管理部門的協(xié)助下，起草、制定、修改基建檔案工作法規(guī)性文件、標準、規(guī)范，并組織業(yè)務培訓；組織本系統(tǒng)的檢查評比考核；協(xié)調基建檔案工作與其它工作之間的關系。

(二)參加本系統(tǒng)基建項目工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，審查需長期、永久保存的基建和裝備檔案，監(jiān)督各單位做好建檔工作。

第六條各單位應設置基建檔案管理機構，根據本單位的情況，或成立基建檔案室，或納入綜合檔案室，建立和健全基建檔案管理的各項規(guī)章制度，配置專職或兼職管理人員（名單報市衛(wèi)生局計財處備案），配備用房和必要的裝備。其主要職責是：

(一)負責收集本單位的基建和裝備檔案資料，督促基建管理部門和裝備購置管理部門及時、準確地報送有關資料，審核后，進行系統(tǒng)整理、編目、科學排列，為本單位的建設和發(fā)展及管理提供服務。

(二)匯編整理資料，按時向市城建檔案管理部門移交檔案。

(三)配合有關部門認真參與本單位基建工程竣工和裝備安裝調試的驗收工作，接受市衛(wèi)生局及市檔案管理部門的檢查和業(yè)務指導，參與其組織的各項活動。

第七條根據*市城建檔案分級管理規(guī)定，市城建檔案館為一級管理單位，各單位基建檔案管理機構為二級管理單位。市衛(wèi)生局作為衛(wèi)生系統(tǒng)行政主管部門，在兩者之間起到協(xié)調管理和督辦的作用。

第八條本系統(tǒng)各建設單位基建檔案管理機構，負責基建工程和相關裝備的檔案管理，并做好資料的上報工作。

(一)基建工程檔案

1、工程項目立項或開工報建至竣工驗收的所有原始文字資料。

2、項目設計相關的紅線圖、方案設計、初步設計、施工圖設計和地質勘察等原始圖紙、照片、模型和錄像資料。

3、工程項目概、預、決（結）算資料，招投標文件，工程合同和其它合同協(xié)議等原始資料。

(二)裝備檔案

1、裝備考察論證報告、申請購置報告及有關批復文件、裝備購置計劃和資金預算文件。

2、裝備購置招投標文件，投標商背景資料，裝備型號、配置、報價和定標價資料，合同及有關商貿文件，裝備商檢、安裝調試驗收材料（包括設計、安裝、施工圖紙和照片）。

第九條工程竣工檔案由各建設單位按下列要求匯總，并做好上報和移交工作；裝備檔案應及時匯總，與土建有關的裝備檔案統(tǒng)歸于基建檔案，其它以報表形式報送市衛(wèi)生局計財處（市屬單位）和區(qū)衛(wèi)生局（區(qū)屬單位）：

(一)各單位所有建設工程項目的竣工檔案，從工程竣工驗收之日起三至六個月內移交完畢。裝備檔案從驗收之日起一個月內歸檔上報完畢。

(二)所有建設工程項目的竣工檔案，要求做到一式三套，原件交市城建檔案館，其它兩套交建設（或主管部門）和使用單位。所有裝備檔案（與土建有關的除外），要求做到一式二套，一套上報市（區(qū)）衛(wèi)生局，一套使用單位存檔。

(三)歸檔的基建檔案應齊全、完整、準確、系統(tǒng)；各種簽證手續(xù)完備，字跡清晰；原件嚴禁用復印、復寫及易褪色的墨水編寫和書寫。

(四)竣工圖原則上由施工單位負責編制，對變更大的竣工圖由責任單位負責編制。竣工圖應是與實物相符的新藍圖，并經工程技術負責人簽字、加蓋“竣工圖”章。

(五)檔案的組卷，原則上按所屬類別和專業(yè)進行，對照歸檔范圍細則的順序號對號入座進行排列，每卷厚度不超過二公分，同一內容的檔案材料應緊接排列，防止內容脫節(jié)。

(六)整理好的工程竣工檔案，移交報告及有關資料經市衛(wèi)生局審核后，由建設單位向市城建檔案管理部門移交。移交書應填寫真實，各種簽字蓋章完備，原件由各單位存檔，移交書及移交報告的復印件交市（區(qū)）衛(wèi)生局。

篇2

為貫徹落實衛(wèi)生部、國家檔案局關于《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）和衛(wèi)生部的有關通知精神，加強衛(wèi)生檔案管理工作，現(xiàn)結合我省實際，制定本實施意見。

一、提高認識，規(guī)范管理

《規(guī)定》是規(guī)范全國衛(wèi)生系統(tǒng)業(yè)務檔案管理工作的指導性文件，做好衛(wèi)生檔案管理工作是提高各級衛(wèi)生行政部門、各級各類醫(yī)療衛(wèi)生機構（含醫(yī)療、疾病預防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、科研、血站、婦幼保健和社區(qū)衛(wèi)生服務機構）管理水平與服務質量，維護公民和各衛(wèi)生機構合法權益的基礎性工作。對此我們必須提高認識，增強依法做好衛(wèi)生檔案管理工作的自覺性和主動性。各地、各單位要認真組織檔案管理人員，嚴格按照《檔案法》和《規(guī)定》的要求，加強文件及有關資料的收集、整理和歸檔，規(guī)范衛(wèi)生檔案管理，切實提高檔案管理水平，更好地為我省衛(wèi)生醫(yī)療行業(yè)信息公開提供服務。

二、工作細化，全面實施

（一）各地、各單位要認真學習、全面掌握《規(guī)定》基本內容，做到準確理解、正確執(zhí)行、工作細化、全面落實。要提高全體人員自覺歸檔、依法治檔意識。認真查找檔案工作中的薄弱環(huán)節(jié)，結合本單位檔案的實際工作，對現(xiàn)有的檔案規(guī)章制度該修訂的修訂，該完善的完善，建立健全本單位衛(wèi)生檔案管理制度、檔案工作管理辦法及各類檔案整理規(guī)則、質量標準和防災應急預案等，集中統(tǒng)一管理本單位文書、基建、會計、科技、醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)等各種門類和載體的檔案。

（二）要重視衛(wèi)生檔案隊伍建設，加強業(yè)務培訓，采取有力措施，切實提高檔案人員素質和業(yè)務能力。省衛(wèi)生廳每年適時組織業(yè)務培訓，積極參加衛(wèi)生部和省檔案局舉辦的學習班。各市、各單位要組織相關人員認真學習《規(guī)定》，請當地檔案專業(yè)人員講授國家檔案管理法律、法規(guī)和檔案業(yè)務等方面的知識，交流經驗信息，開闊工作思路，創(chuàng)新工作方法，按照《規(guī)定》要求，推進衛(wèi)生檔案工作規(guī)范化、信息化、數字化建設，力爭明年年內將本單位的檔案工作在原有基礎上再上升一個等級。

（三）完善歸檔范圍和檔案保管期限。省衛(wèi)生廳直屬各單位要按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》修訂本單位檔案歸檔范圍和文書檔案保管期限，在修訂過程中要結合單位職能和工作實際，合理界定文件材料歸檔范圍，準確劃分文書檔案保管期限，盡量細化，便于操作。并于*年12月底以前，報省衛(wèi)生廳審批備案后執(zhí)行。

篇3

關于會計檔案管理辦法

第一條 為了加強會計檔案管理，有效保護和利用會計檔案，根據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關法律和行政法規(guī)，制定本辦法。

第二條 國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。

第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

第四條 財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作，共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度，對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。

縣級以上地方人民政府財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內的會計檔案工作，并對本行政區(qū)域內會計檔案工作實行監(jiān)督和指導。

第五條 單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

單位的檔案機構或者檔案工作人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機構)負責管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機構代為管理會計檔案。

第六條 下列會計資料應當進行歸檔：

(一)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(二)會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片及其他輔賬簿;

(三)財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告;

(四)其他會計資料，包括銀行存款余額調節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

第七條 單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案。

第八條 同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：

(一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;

(二)使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;

(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系;

(四)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

(五)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;

(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

第十條 單位的會計機構或會計人員所屬機構(以下統(tǒng)稱單位會計管理機構)按照歸檔范圍和歸檔要求，負責定期將應當歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

第十一條 當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。因工作需要確需推遲移交的，應當經單位檔案管理機構同意。

單位會計管理機構臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。

第十二條 單位會計管理機構在辦理會計檔案移交時，應當編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質會計檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。

單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。

第十三條 單位應當嚴格按照相關制度利用會計檔案，在進行會計檔案查閱、復制、借出時履行登記手續(xù)，嚴禁篡改和損壞。

單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據國家有關規(guī)定必須借出的，應當嚴格按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。

會計檔案借用單位應當妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內歸還。

第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為20xx年和30年。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應當按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。

單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應當比照類似檔案的保管期限辦理。

第十六條 單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應當重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

第十七條 會計檔案鑒定工作應當由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構或人員共同進行。

第十八條 經鑒定可以銷毀的會計檔案，應當按照以下程序銷毀：

(一)單位檔案管理機構編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內容。

(二)單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)單位檔案管理機構負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容進行清點核對;在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統(tǒng)管理機構共同派員監(jiān)銷。

第十九條 保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。

單獨抽出立卷或轉存的會計檔案，應當在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第二十條 單位因撤銷、解散、破產或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置。

第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。

單位分立后原單位解散的，其會計檔案應當經各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可以查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。對其中未結清的會計事項所涉及的會計憑證，應當單獨抽出由承接業(yè)務單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應當由原各單位保管。

第二十三條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，需要移交給建設項目接受單位的，應當在辦理竣工財務決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第二十四條 單位之間交接會計檔案時，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位有關負責人負責監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經辦人和監(jiān)督人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環(huán)境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。

第二十五條 單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。

第二十六條 單位委托中介機構記賬的，應當在簽訂的書面委托合同中，明確會計檔案的管理要求及相應責任。

第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個人，由縣級以上人民政府財政部門、檔案行政管理部門依據《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。

第二十八條 預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。

第二十九條 不具備設立檔案機構或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶，其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。

第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府財政部門、檔案行政管理部門，新疆生產建設兵團財務局、檔案局，國務院各業(yè)務主管部門，中國總后勤部，可以根據本辦法制定具體實施辦法。

第三十一條 本辦法由財政部、國家檔案局負責解釋，自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。

附表：1.企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表(略)

關于會計檔案管理辦法里的第五條規(guī)定

第五條

單位應當加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

(一)客體要件

本罪的客體是會計檔案管理制度。

會計檔案，是指會計憑證、會計帳簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。會計檔案具有以下主要的特點：

(1)會計檔案并非是人為故意制造的，而是機關、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位等會計主體在會計活動過程申自然形成的，是具有合法地位的會計機構和會計人員依法履行職務活動的產物。

(2)會計檔案產生的直接目的，不是為了故意形成會計檔案供人查閱，而是作為一種核算手段，為了處理會計事項的需要而產生的。

(3)會計檔案是反映經濟業(yè)務活動的史料，但又不同于一般的文獻資料，文獻資料通常是由特定的機構組織制定的，而會計檔案是由會計人員和經濟業(yè)務的當事人為體現(xiàn)，反映經濟業(yè)務事項辦理會計手續(xù)所形成的。同時，會計檔案作為會計核算的專業(yè)材料、是對經濟業(yè)務事項的客觀記錄和描述，沒有經過人為的修飾，可以比較客觀地反映當時的經濟活動情況。

(4)會計檔案是按照一定的規(guī)律集中保存起來的、會計憑證、會計帳簿和財務會計報告等會計資料，不是隨意保留下來就自然形成會計檔案，而是必須按照一定的要求集中保存起來，才能形成會計檔案。

會計檔案具有以下主要的作用，(1)會計檔案既是國家檔案的重要組成部分，又是各單位的重要檔案，是記錄和反映國家機關、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位開展經濟業(yè)務活動的重要歷史資料和證據。通過會計檔案，可以反映出各單位開展經濟業(yè)務辦理會計手續(xù)、進行會計核算、執(zhí)行會計制度的情況

(2)會計檔案可以比較詳細地反映出一個單位會計基礎工作規(guī)范中的一些情況，如果一個單位存在會計帳目混亂、手續(xù)不清、資料散失等問題，可以清楚地從會計檔案中體現(xiàn)出來;同時，如果一個單位存在弄虛作假、違法亂紀等活動，也可以從會計檔案中反映和體現(xiàn)出來。

篇4

第二條根據《暫行規(guī)定》第四條的基本要求，檔案庫房技術管理工作，是檔案館、室的一項重要經常性的工作。省檔案館應設置技術管理機制；省級專業(yè)檔案館和地、市、自治州、大型企業(yè)檔案館亦應設置專門機構或配備專人負責；縣、區(qū)級檔案館應明確分工專人負責；各機關檔案室也應將庫房技術管理作為一項專人業(yè)務認真抓好。

第三條已經按照《檔案館建筑設計規(guī)范》，建成新庫或基本符合庫建筑設計標準的檔案館，應切實重視和抓好庫房技術管理工作；目前尚未建成新庫房的單位，亦應利用現(xiàn)有條件，開展庫房技術管理工作。

第四條檔案館應嚴格堅持專庫專用的原則；機關、企事業(yè)單位檔案室應選擇利于通風和防潮、防高溫的專門房間作為檔案庫房，不應和閱覽室、曬圖室、辦公室共用一室，也不應設在樓房的底層或頂層，以便給開展庫房技術管理工作創(chuàng)造條件。所有檔案館、室均不得兼作宿舍。

第五條各級各類檔案館、室均應結合具體情況，建立健全檔案庫房技術管理規(guī)章制度，落實相應的重點防護措施，提高庫戶的技術管理水平，基本達到清潔衛(wèi)生，溫濕度適宜，無蟲霉滋生，防治措施完善，最大限度地處長檔案的壽命。

第六條《暫行規(guī)定》第七、八條規(guī)定的檔案庫戶（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應控制在14-24℃，相對濕度應控制在45-60℃；保存母片的膠片庫溫度應控制在13-15℃，相對濕度應控制在35-45℃的指標范圍。各地除應按上述指標范圍有效的進行庫內溫濕度控制調節(jié)外，根據不同的氣候條件應有所側重。

（1）地處隴南南部年平均氣溫高于14℃的亞熱帶氣候區(qū)的庫房，應在高溫、陰雨季節(jié)做好庫區(qū)降溫、除濕工作，完善庫區(qū)通風設施，選擇適當電動機通風降溫。處于該地區(qū)的庫房應按照《暫行規(guī)定》第九條要求配備去濕機。

（2）地處年平均氣溫低于1-6℃的甘南高寒濕潤區(qū)和河西南部高寒蘭干旱區(qū)的庫戶，應將庫區(qū)內保溫作為技術管理的得要措施。特別是該氣候區(qū)目前尚未安裝采暖設備的庫房，尤應在冬季根據實際條件采取安全可行的措施予以增溫，增溫時力戒庫溫的急劇變化。

（3）地處其它氣候區(qū)的庫房，亦根據所在地區(qū)溫濕度變化的特點，采取相應的措施予以控制調節(jié)。

第七條檔案庫房應科學地安置溫濕度測記儀表。地、市、自治州以上檔案館庫房外應設置氣象百葉箱，并合理安放測記裝置；庫內的測記儀表應安放在中心通風位置。溫濕度測記儀表應按要求定期校驗，以保證其正常工作。

第八條各檔案館、室?guī)靸韧鉁貪穸葢〞r測記并建立資料累積制度。溫濕度測記一般每天兩次，每年進行一次綜合分析。掌握本地溫濕度變化規(guī)律，制定綜合處置措施。

第九條利用舊房作為檔案庫房的檔案館、室，要注意維修屋頂、墻基，建立庫房四周排水系統(tǒng)，防止水浸、水濕檔案。

第十條新建和改建、擴建庫房峻工后，原則上需經蘭年以上通風干燥，逐漸排除建筑水分方可將檔案入庫。各地可根據氣候的具體條件，待濕度基本達到保管檔案要求時方可使用。如需提前使用，必須采取去濕措施。

第十一條各檔案館、室應設置消毒室或配備消毒箱。中、小型檔案館相對集中的地、市也可設備共用或購置流動消毒設備。尚未設置或設備不完善的，應設置和完善起來。

第十二條空庫和木質柜應事先消毒、殺蟲，入庫的檔案未經除塵、來菌不得入庫。消毒殺蟲用藥，盡可能選用較安全的消毒藥劑，并嚴格按照操作規(guī)程消毒處理。

第十三條《暫行規(guī)定》中第十六、十七條的庫房除塵和防塵，主要應采取以下措施：

（1）庫房周圍空地應植樹種草，綠化環(huán)境?？蛇x種能大量吸附和滯留塵埃的樹種和草種。對影響、惡化庫房環(huán)境的灰塵和污染源，應采取措施予以清除。

（2）庫房應設置和加裝密封門或過渡門，窗戶應能全部密封，庫區(qū)通風洞要安裝空氣過濾裝置。

（3）適當處理庫房地面及墻壁，以防庫內起塵。河西走廊等多塵沙地區(qū)，尤應加強監(jiān)測手段及除塵措施，處于該地區(qū)的庫房要配備吸塵器。

（4）檔案應放在中性或偏堿性卷皮內存放于柜中，珍貴檔案可特制嚴密的紙盒、木盒或多層密封，以使灰塵的侵入減少至最小程度。

（5）建立防塵規(guī)章制度。工作人員進庫要換鞋，珍貴檔案庫房謝絕外人參觀；進庫的柜架等設備應先行除塵；建立定期的掃除及衛(wèi)生崗位責任制。

第十四條注意對檔案害蟲的監(jiān)測和防治。檔案柜架內要施放驅蟲劑，以“長效防霉驅蟲靈”和樟腦精等為好，失效及揮發(fā)殆盡的定期增添更換。

第十五條檔案庫房嚴禁堆放雜物及食物，清潔工具應放置庫外，以免帶來鼠害和其它有害因素。

第十六條檔案庫戶應安裝防火和防盜報警裝置，門窗應布設置有效的防盜措施。

第十七條庫區(qū)應安裝消防水龍及配備二氧化碳乙基溴滅水器、二氧化碳滅火器等對檔案無害的滅火設備，并按照要求定期檢查更換。地、市新建檔案館必須設置消防系統(tǒng)和安裝防火、防盜報警裝置。

第十八條庫內導電線路不允許有明線，注意安全使用電器設備，要定期檢查用電線路。庫內嚴禁使用電爐及存放易燃易爆物品，下班后應切斷庫內所有電源。任何人不得將明火帶進檔案庫房。

第十九條各檔案館、室都應配備專兼職安全人員，健全安全防范制度，包括門衛(wèi)值班，規(guī)范用火，安全用電，事故報警，火災隱患的排除，消防器材的維護保養(yǎng)，火災事故的報告、調查處理等制度，確保檔案的安全。

第二十條房庫不宜采用自然光源，宜選用白熾燈作人工照明光源，并可根據各庫房的需要，控制其照度。

第二十一條庫房窗戶應采取遮陽措施，設置陽光檔板和厚質淺色窗簾。處在年日照百分率大的河西走廊西部、北部的庫房，可在窗玻璃上涂濾紫外線的涂料或采取其它防光措施。

第二十二條各級檔案館、室要經常對庫藏檔案進行檢查，對因缺乏必要的設施、裝具或不符合保管條件而造成事故隱患的，應創(chuàng)造相應的條件，及時予以改善。對因保管條件惡劣而造成檔案蟲蛀、霉爛、破損、紙張老化、字跡褪變的，應及時采取措施進行合理搶救。

第二十三條各級檔案行政管理部門，對所屬檔案館、室的庫藏檔案每年要進行一次抽樣檢查，也可配合上級檔案行政管理部門組織實施。對檢查出的問題必須及時研究，認真處理。

篇5

一、社保業(yè)務檔案的概念及特點

2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規(guī)章的形式聯(lián)合公布了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》。它專門規(guī)范了社會保險業(yè)務檔案管理，維護了社會保險業(yè)務檔案真實、完整和安全，發(fā)揮了檔案的服務作用，依據是《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關法規(guī)制定的檔案規(guī)章。這一規(guī)定，從2009年9月1日起施行，對我們社保部門和社會保險業(yè)務檔案工作者來說，是最為直接的一個關于檔案管理的規(guī)范性文件?！渡鐣ｋU業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》第三條規(guī)定，本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務檔案，是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。社會保險業(yè)務檔案具有其獨特的特征：一是數量龐大，隨著我國社保制度的改革，全民參保的實現(xiàn)，社保業(yè)務檔案數量會出現(xiàn)爆炸式增長；二是動態(tài)變化，隨著個人工作單位、工資數額等情況出現(xiàn)變化，社保業(yè)務檔案也必須時刻跟隨具體情況而不斷變化；三是以人為本，社保業(yè)務檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證；四是規(guī)范性強，從產生的過程到形成的材料，從辦理程序到繳費標準都具有固定的標準和規(guī)范，不能隨意改變。

二、當前社保業(yè)務檔案管理存在的問題及對策

社保業(yè)務檔案工作是社保體系建設的一項基礎性工作，涉及內容多、范圍廣、政策性強。社保業(yè)務檔案是做好社保工作的最基礎的前提，它不僅是參保人員維護其合法權益的重要憑證，同時也是社保部門進行科學管理、提高工作水平的必要條件。

1.當前在社保業(yè)務檔案管理工作中存在的主要問題一是不夠重視。主要是對社保業(yè)務檔案的管理缺少相應的投入，人員配備、經費不到位等。有些部門沒有專門的檔案室，部分檔案室不符合標準，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重，部分業(yè)務人員存在概念不清、檔案意識淡漠的問題。二是檔案多頭管理，缺乏規(guī)范標準。社保業(yè)務檔案由于涉及的面比較廣泛，有養(yǎng)老保險、失業(yè)保險等不同類別，不一樣的類別的檔案分別歸屬不一樣的部門管理，造成一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構。雖然2009年7月23日，人力資源社會保障部和國家檔案局以部門規(guī)章的形式聯(lián)合公布了《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》，我省社保系統(tǒng)也于2010年2月25日起施行了《吉林省社會保險檔案管理制度》，但其他類別的社保檔案管理缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標準，造成水平參差不齊，運行機制和工作秩序缺乏科學化、標準化、規(guī)范化。三是業(yè)務素質不強，信息開發(fā)滯后。社保管理機構對檔案人員的業(yè)務培訓較少，開展經驗交流不多，檔案專業(yè)人才很少，兼職檔案工作者業(yè)務水平偏低，影響了檔案管理工作的水平和效率。不能有效地開發(fā)社保業(yè)務檔案的信息資源，社保管理部門缺乏全局意識和長遠意識，沒有充分認識到社會保險檔案的信息開發(fā)對推動社會保險改革所起的重要作用。

篇6

要做好士兵檔案的管理，首先應該從嚴格管控新兵檔案入手。新兵檔案主要由入伍材料和新訓材料組成，是士兵檔案的基礎。多年來由于個別單位對新兵檔案管理重視程度不夠，導致新兵檔案材料丟失、缺件、損壞等問題頻發(fā)，給后期士兵檔案的管理工作帶來了不利影響。

一、新兵檔案管理存在的主要問題

（一）思想重視程度不高

新兵的入伍材料主要來自于各地區(qū)的人武部門或士兵入伍前就讀學校，在檔案材料產生過程中標準不統(tǒng)一，信息不齊全，填寫不規(guī)范的現(xiàn)象普遍存在。軍隊各單位負責接收入伍材料，針對存在問題認為是地方單位的事與部隊無關，沒有及時與相關單位部門進行溝通解決，給后期的檔案管理及士兵退役安置工作埋下了隱患。

（二）入伍前材料填寫不規(guī)范

新兵入伍前檔案材料主要包括：《應征公民體格檢查表》、《應征公民政治考核表》、《應征公民入伍批準書》以及黨團材料和學生檔案等。征兵過程中由于時間緊、涉及部門多，部分規(guī)定程序沒有嚴格按照規(guī)定落實，導致入伍檔案材料中士兵個人信息與實際情況不符，或相關材料內容不一致現(xiàn)象發(fā)生。

（三）審核材料不細致

部分軍隊接收單位在接收新兵檔案材料時沒有按照要求對材料逐份進行認真細致的審核，導致新兵入伍后出現(xiàn)檔案缺件、姓名錯誤、出生年月或黨團時間涂改等問題。

（四）檔案保管不正規(guī)

在新兵訓練期間，部分單位為方便利用士兵檔案將檔案存放在各自新訓中隊，沒有上交上級檔案主管部門進行統(tǒng)一管理，這種行為容易出現(xiàn)因管理方法不當造成檔案材料丟失，或隨意查閱、私自裝入檔案材料等問題。

二、管理過程中應重點把握的幾個問題

（一）要把好思想認識關

涉及新兵檔案產生和管理的兵員征集單位、接收單位、新訓單位和士兵所在單位，要利用專題會議和業(yè)務培訓等時機，搞好宣傳教育，明確做好新兵檔案管理的重要意義。規(guī)范新兵檔案管理是落實《士兵檔案管理規(guī)定》、服務部隊建設的現(xiàn)實需要，檔案管理制度不落實，工作不到位將對士兵個人成長進步造成現(xiàn)實危害。檔案管理工作者在工作中要以嚴肅認真的態(tài)度對待新兵檔案的接收、鑒定、建立、收集、整理、保管等各項工作。

（二）把好業(yè)務指導關

各級機關要利用兵員參謀業(yè)務培訓、接兵骨干培訓、新訓骨干集訓等時機，及時搞好新兵檔案材料形成的業(yè)務指導，明確注意事項;檔案主管部門要針對各個環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)的問題，規(guī)范信息采集流程、下發(fā)填寫說明，制作采集樣表，幫助相關人員提高業(yè)務水平;檔案材料形成單位要指定專人負責新兵數據采集和材料填寫，同時對士兵本人明確相關要求和注意事項，指導士兵按規(guī)范填寫上報相關信息，防止出現(xiàn)材料收集不及時，信息采集不準確等問題。

（三）把好檔案材料接收審核關

新兵檔案材料的接收審核是士兵檔案管理的首要環(huán)節(jié)，檔案材料接收審核是否符合要求，關系到士兵的成長進步和檔案的保管、利用、轉遞等各環(huán)節(jié)工作的順利開展。士兵檔案管理人員應在新兵到達部隊后根據士兵來源的不同，區(qū)分普通應征公民入伍士兵、大學畢業(yè)生入伍士兵、在校大學生入伍士兵及直招士官入伍等不同類別，及時準確的接收士兵的入伍材料、黨團材料、學生檔案等相關材料，并嚴格按照《士兵檔案管理規(guī)定》要求，對逐人逐份檔案材料進行認真細致的審核、鑒別。確保新兵檔案材料齊全完整、內容真實準確。

（四）把好檔案材料整理關

一是填寫檔案材料一律使用黑色鋼筆或中性簽字筆，字跡要工整、清晰，內容要簡明扼要，不得使用同音字、錯別字或不規(guī)范的簡化字。二是新兵檔案填寫表格除上級統(tǒng)一制發(fā)外，自制表格一定要嚴格按照上級統(tǒng)一下發(fā)模板式樣進行印制，避免出現(xiàn)各單位表格形式多樣、五花八門的現(xiàn)象。三是檔案排序要嚴格按照《士兵檔案管理規(guī)定》中明確的材料放置順序，按入伍材料、黨（團）材料、警銜職務晉升調整材料、獎懲材料等類別和時間順序進行準確排列，并完成檔案材料目錄，將材料序號、名稱、頁數、形成時間、備注等內容逐一填寫在目錄中。四是發(fā)現(xiàn)檔案材料內容錯誤時，不可隨意進行涂改。重要內容需要更正時，屬入伍前情況的須由地方縣級主管部門做出書面證明;屬入伍后情況的，須由團級以上單位有關部門做出書面證明，經警務部門核實后予以更正，并將證明材料裝入檔案。

（五）把好檔案材料保管關

按照規(guī)定新兵到達部隊后，其檔案應交由團級以上單位警務部門進行集中保管，存放在士兵檔案室，并指定專人負責管理。新兵在新訓期間或下連后所形成的檔案材料，必須經警務部門審核后才能歸檔，士兵檔案保管員和其他人員不得擅自裝入檔案材料。在日常管理過程中要嚴格落實查借閱審批登記制度，規(guī)范新兵檔案的保管。

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關鍵詞：市政管理；市政建設；作用

1市政檔案管理的內涵

隨著城市進程的加快，市政基礎設施逐漸完善，城市規(guī)劃起著越來越重要的作用，然而不管是建造一個新的城市，還是在舊城的基礎上做出相應的改動，又或者其他與城市建設具有緊密聯(lián)系的工程建設和規(guī)劃，都需要充分發(fā)揮市政工程檔案的作用，為城市規(guī)劃和建設提供重要的參考依據?？梢姡姓n案管理在促進城市建設方面起著至關重要的作用。

2市政檔案管理的作用

2.1市政檔案是城市總體規(guī)劃的基礎

在城市建設過程中，市政專業(yè)規(guī)劃是城市總體規(guī)劃的重要組成部分。不管是打造一座新的城市，還是對舊城進行翻新改造，都需要掌握城市所有的道路交通狀況、地下管網情況（供水、供熱、排水等）及城市防洪抗災能力等。這些信息的來源與市政檔案密不可分。只有做好市政檔案管理工作，提供準確詳實的基礎資料，才能保證規(guī)劃編制和調整的合理性、科學性和準確性。

2.2市政檔案是市政工程質量保證體系的重要組成部分

根據《建設工程質量管理條例》的有關規(guī)定：“要建立健全項目檔案，違反本條例規(guī)定，建設工程竣工驗收后，建設單位未向建設行政主管部門或其他有關部門移交建設項目檔案的，責令改正，處1萬元以上，10萬元以下的罰款”。之后，我國建設部又從實際出發(fā)制定了《城市建設檔案管理規(guī)定》規(guī)定中明確提出：“工程檔案管理的負責機構是城建檔案館，工程完工后的預驗收工作應交由市政檔案管理機構負責，在預驗收合格之后應由城建檔案管理機構給出檔案認可文件”。從中可以看出，實施工程竣工驗收的重要前提是工程檔案必須合格，不僅有助于提高市政工程檔案管理水平，還有助于為市政工程的質量提供可靠的保障。

2.3市政檔案是科技資源的儲備庫

從事市政建設工作，不但需要充分的物質資源和資金，同時需要設計文件、勘測、施工和預算資料等科技資源。利用現(xiàn)有的市政檔案資料，可以啟迪思路、開闊視野，促進科研工作的發(fā)展。通過現(xiàn)有的市政檔案資料的分析比較，有助于探索市政建設的發(fā)展變化規(guī)律，為市政建設決策者提供依據，為科研指明方向。

3加強市政檔案管理工作的對策

3.1認真貫徹及落實《城市建設檔案管理規(guī)定》

在市政工程建設過程中，市政建設工作人員起著重要的能動作用，其業(yè)務技能及綜合素質對市政建設的質量和水平起著直接性的影響。因此，為進一步提高市政檔案管理水平，就要加強市政建設工作者的法律意識，使其能夠在工作中自覺遵守《城市建設檔案管理規(guī)定》中的具體要求，切實做好自己的工作，將市政檔案的整理、收集以及歸檔等諸多方面的工作認真落實到位，為入館后檔案資料的準確性和完整性提供可靠的保障，從而實現(xiàn)提高市政檔案管理水平及市政建設水平的目的。

3.2建立標準化、規(guī)范化的市政檔案

市政檔案的標準化在市政建設過程中占據著十分重要的地位。檔案標準化是規(guī)范化管理的基礎，建立統(tǒng)一標準化檔案是國家的要求，也是城市可持續(xù)發(fā)展的需要。為了最大發(fā)揮市政檔案的作用，市政檔案管理人員在對檔案收集、整理以及立卷歸檔驗收、移交等各個工作環(huán)節(jié)過程中，要嚴格按照 相關文件檔案管理規(guī)范中的具體規(guī)定和要求執(zhí)行，以確保市政檔案的管理能夠變得更加標準化，提高市政檔案的管理水平，為提高市政工程建設提供可靠的保障。

3.3保證市政檔案的延續(xù)性

隨著城市化進程的不斷加快，城市對市政工程的要求越來越高，為適應城市的發(fā)展變化，需要在原有發(fā)展的基礎上做出快速的更新與轉變，城市的點、線、面有所變化，市政檔案必須跟上，確保其延續(xù)性。因此要不斷加強檔案管理人員的業(yè)務技能和素質水平，提高市政檔案的質量及管理水平，為市政工程建設水平的提高提供可靠的信息依據。市政檔案在管理過程中需要從城市發(fā)展的實際情況出發(fā)作出相應的改變和創(chuàng)新，只有確保檔案的延續(xù)性，以便市政工程建設人員能夠在實際工作過程中有的放矢，從而實現(xiàn)提高市政建設水平的目的。

3.4市政檔案管理自動化

在科技日異月新的今天，辦公條件得到了很大的改善和提高，市政檔案管理工作更應該實現(xiàn)計算機自動化，充分利用現(xiàn)代化計算機信息，使檔案管理工作更加自動化、規(guī)范化，有利于檔案人員的效率提高。如可以將重要的文件信息、紙張上的文字信息輸入到計算機管理系統(tǒng)中，使地下管網監(jiān)測網絡得以建立，這種做法不僅能夠大大降低紙質檔案的經濟成本，還能夠快速地查找到城市中不同地點、不同時間地下管網存在的諸多問題，以便采取及時有效的措施使問題得到有效的解決，為城市人們正常的生活秩序提供可靠的保障。因此，需要實現(xiàn)市政檔案管理的自動化，減少紙質檔案的數量，降低經濟成本的投入，從而實現(xiàn)提高檔案管理人員工作效率及促進市政建設的目的。

3.5建立市政檔案檢查和調審制度

市政檔案全面記錄了市政工程建設、管理養(yǎng)護工作登實踐活動，因此真實性是市政檔案的基礎與核心。如果不能準確反映工作實踐活動，那么檔案就失去了它的作用和價值。因此，應定期對重點項目的檔案進行檢查和調審，確保檔案的真實性和準確性。

4結語

總之，城市的建設需要大量的市政檔案，用來指導城市的改造、開發(fā)，加強市政檔案的管理，可以隨時發(fā)現(xiàn)并及時解決城市日常運轉中出現(xiàn)的故障，可以準確判斷市政設施的利用價值。在此基礎上，才能實現(xiàn)科學管理市政設施、減少勘測設計及試驗費用、節(jié)約建設資金，從而提高社會效益和經濟效益，并創(chuàng)造良好的投資環(huán)境。

參考文獻：

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【關鍵詞】基層央行 會計檔案管理 對策建議

會計檔案作為央行會計信息的保存載體，是記錄和反映人民銀行各項業(yè)務活動的會計史料，其憑證依據性很強，不僅是經濟金融決策的重要依據，而且對保護央行財產、執(zhí)行央行財經紀律起到監(jiān)督作用。因其具有較強的專業(yè)性、廣泛性和嚴密性，因此，對其加強管理非常必要。然而，在長期以來的會計工作實踐中，基層央行往往只注重日常的會計核算工作，對會計檔案管理這一會計管理的最后環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成會計管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了會計管理工作的質量和水平。且隨著央行會計（營業(yè)）、國庫、貨幣金銀等部門核算業(yè)務的不斷系統(tǒng)化、集中化、電子化發(fā)展，目前央行會計檔案管理已不能適應新形勢發(fā)展的需要，實際操作中暴露出諸多問題，亟待進一步規(guī)范和解決。

一、當前基層央行會計檔案管理現(xiàn)狀

由于人民銀行會計核算業(yè)務分散，按會計資料形成部門，人民銀行會計檔案包括營業(yè)會計檔案、國庫會計檔案、發(fā)行會計檔案、經費會計檔案、基建會計檔案等。受當地經濟、單位環(huán)境、設備配置、人員素質等因素影響，目前，基層央行會計檔案管理具有多元化、動態(tài)化的模式特征。主要分為以下幾種管理模式：

（一）會計檔案集中統(tǒng)一管理

即建立中心支行綜合檔案室，由中心支行檔案管理部門對本單位所有檔案（含會計檔案）實行集中統(tǒng)一管理。央行會計集中核算系統(tǒng)產生的所有會計資料（包括中心支行核算中心、專柜和縣支行網點柜產生的資料）和中心支行國庫部門的會計憑證、賬表、清單、系統(tǒng)工作日志等會計資料經事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，由事后監(jiān)督中心負責定期裝訂、歸檔，并辦理日常會計檔案查詢和保管，期滿后于中心支行綜合檔案管理部門移交等事宜。

（二）會計檔案分級管理

即在央行系統(tǒng)內對會計檔案實行分級管理，即中心支行、縣級支行會計核算資料經中心支行事后監(jiān)督中心監(jiān)督后，形成的會計檔案仍返歸各級行檔案部門自行保管，由其負責歸檔、查詢等后續(xù)管理工作。

（三）會計檔案分散管理

即由各級行的會計、國庫、營業(yè)、發(fā)行等部門對自身業(yè)務核算形成的會計檔案自行進行管理。

目前基層央行會計檔案管理多為適當集中的分級管理模式。即營業(yè)會計檔案、中心支行國庫會計檔案集中到中心支行事后監(jiān)督中心，由其保管或定期移交中心支行綜合檔案室。發(fā)行會計檔案及縣級國庫會計檔案經事后監(jiān)督中心監(jiān)督完畢后，返還至貨幣金銀部門或縣支行，由其自行保管，而經費會計檔案和基建會計檔案則由負責核算部門保管。

二、會計檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

各業(yè)務部門只重視業(yè)務不出問題，忽略了會計業(yè)務在會計檔案形成過程中的各個環(huán)節(jié)。在實際工作中，會計人員對會計業(yè)務非常熟練，經常參加會計業(yè)務的培訓和學習，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化管理知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓和學習，造成會計檔案管理質量不高，達不到規(guī)范化管理要求。

（二）會計檔案管理制度不健全

《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》只是一個指導性的管理規(guī)定，不少基層行沒有制定實施細則，沒有制定較為完善的會計立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、整理標準、移交等問題沒有作出具體的可操作性強的規(guī)定，也沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責任制中。

（三）會計檔案歸檔不及時

部分重要業(yè)務科室的會計檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，而是放置在各職能科室?？陀^上講，會計檔案放置在職能科室方便查閱利用，而歸入檔案室保管會給調閱利用造成一些不便。但會計檔案不及時歸檔，一方面不符合會計檔案法規(guī)定要求，另一方面，由于缺乏專業(yè)保管條件和專職保管人員，容易出現(xiàn)會計檔案遺漏和丟失的現(xiàn)象。

（四）管理分散，安全隱患較大

有的行雖然建立了統(tǒng)一的檔案保管庫，但沒有實行真正意義上的集中統(tǒng)一管理，而是在檔案保管庫指定各部門擺放會計檔案的位置，會計檔案仍由各部門指定人員保管。由于各部門會計檔案保管員同時擁有單位統(tǒng)一檔案保管庫的鑰匙，進出檔案保管庫不受任何限制，管理不嚴謹，很容易使會計檔案存在遺失風險；有的行會計檔案由各部門自行保管，由于沒有單獨的檔案庫房和充足的檔案柜存放，辦公室哪里有鐵皮柜就往哪里放，隨意性很強，加之相關人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管。

（五）紙質會計檔案與存儲會計數據的磁介質檔案沒有同步歸檔

《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》規(guī)定：會計檔案可采用紙、磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質保存，磁盤保存的會計檔案應半年檢查并復制一次，磁帶保管的會計檔案應一年檢查并復制一次，光盤、縮微膠片保存的檔案每兩年檢查并復制一次。然而，在實際工作中，基層行形成的大量磁介質會計檔案基本上由業(yè)務經辦人員保管，有的機構未配備防磁柜，而將磁介質檔案隨意放置在普通檔案柜中，更不用說及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其他技術處理，存在所備份數據無法恢復業(yè)務的可能性。有的未按規(guī)定期限保管磁介質檔案，不符合“統(tǒng)一會計檔案以不同介質保存時，保管期限應該一致”的管理要求。

（六）監(jiān)督檢查不到位，不規(guī)范操作得不到糾正

在會計工作檢查中，檢查單位或部門往往只注重會計業(yè)務規(guī)范的檢查，對會計檔案的檢查僅限于檔案登記簿的登記保管和檔案的裝訂整理等，對于檔案歸類的正確性、入檔的及時性和全面性以及安全性等檢查較少，使會計檔案處于“失控”狀態(tài)。

三、加強會計檔案管理的措施與建議

（一）制訂完善會計檔案管理制度，確保檔案規(guī)范化管理

根據現(xiàn)行的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》，制定《會計檔案歸檔整理實施細則》，統(tǒng)一指導會計（營業(yè)）、國庫、貨幣金銀業(yè)務會計資料的收集、整理和歸檔，統(tǒng)一央行會計檔案的歸檔類別、編號方法、保管期限等。同時，整合現(xiàn)有各部門會計檔案管理制度，使各基層行之間、同一基層行各業(yè)務部門之間的會計（營業(yè)）、國庫、貨幣金銀會計檔案歸檔類別、編號方法及同類會計檔案保管期限達到一致，進一步規(guī)范會計檔案管理。

（二）實行會計檔案集中統(tǒng)一管理，防范安全隱患

把各部門的會計檔案集中移交到檔案保管庫，由本行綜合檔案管理部門統(tǒng)一管理，既可以減少會計檔案在部門人員中經常移交的煩瑣手續(xù)，又可以使檔案部門嚴密保管好會計檔案，做到“防火”、“防蟲”、“防鼠”、“防塵”等“十防”，這樣一來，既便于檔案的庫房管理，又確保了檔案的安全完整。

（三）加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案案卷質量

會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓納入會計人員上崗前的培訓。同時，檔案管理部門和業(yè)務部門要聯(lián)合起來，組織會計人員學習有關檔案管理制度，聘請專家為會計人員授課，使每位會計人員認識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，并熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

篇9

談到檔案工作，部分專業(yè)檔案中也存在正卷和副卷的名詞概念。例如：

1994年印發(fā)的《派出所檔案管理規(guī)定》中第五條：根據公安部《關于重點人口管理工作規(guī)定》，對列管的重點人口(包括暫住人口中的重點人口)進行管理中形成的有關材料，應當建立重點人口卷。已經查實的有法律效用的材料，立為正卷；內部審批的和未經查實的材料，立為副卷。

1991年印發(fā)的《人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》中第二十一條規(guī)定了“各類案件副卷訴訟文書材料的排列順序”，閱卷筆錄，案件承辦人的審查報告，承辦人與有關部門內部交換意見的材料或筆錄，有關本案的內部請示及批復，合議庭評議案件筆錄，審判庭研究、匯報案件記錄，審判委員會討論記錄，案情綜合報告原、正本，判決書、裁定書原本，審判監(jiān)督表或發(fā)回重審意見書和其他不宜對外公開的材料都在副卷之中。

1991年印發(fā)的《公安業(yè)務檔案管理辦法》中的政治偵察案卷、刑事偵查案卷、預審案卷、調查案卷、組織案卷等類檔案均需要建立副卷。

在地方專業(yè)主管部門和檔案行政管理部門參與制發(fā)的專業(yè)檔案管理制度中，也出現(xiàn)了正副卷的字樣。如2010年印發(fā)的《廣東省勞動人事爭議仲裁檔案管理辦法》中第七條：勞動人事爭議仲裁檔案文書材料按照利于保密、方便利用的原則，分別立正卷和副卷。

既然正副卷名詞概念在如此多的專業(yè)檔案中出現(xiàn)，是否意味著按字面理解，正卷和副卷各自包含的檔案形式、內容、保存價值差別巨大呢?

筆者認為顯然不是。例如在《勞動人事爭議仲裁辦案規(guī)則》中規(guī)定：副卷包括：評議記錄、立案審批表、調查提綱、閱卷筆錄、會議筆錄、底稿、結案審批表等。仔細分析可以看出，副卷包含的文件材料都是在仲裁過程之中形成的，是完整的仲裁檔案中不可或缺的組成部分。缺少任何一種材料只能說明仲裁過程某個環(huán)節(jié)沒有進行或者是歸檔未實現(xiàn)齊全完整。這些文件材料是仲裁過程中部分環(huán)節(jié)的真實記錄，是仲裁檔案的組成部分，根本沒必要列為副卷。公安業(yè)務檔案、人民法院訴訟檔案的副卷情況類似，也需要和正卷一起移交。又例如《罪犯、勞教人員檔案管理暫行規(guī)定》中第六條中規(guī)定：罪犯、勞教人員釋放、解教、死亡和撤銷勞動教養(yǎng)之后，其檔案應進行整理，正副卷合并，每個人的檔案組成一卷或數卷。這說明正卷、副卷內的檔案材料同樣重要，不能厚此薄彼。既然如此，又何必將其先分開后合并，增加基層檔案工作人員的無效工作呢?

據筆者了解，在實際工作中，仲裁檔案的正卷是可以讓申請人、被申請人查閱、復制的，而副卷牽涉到仲裁工作人員對當事雙方利益平衡問題，因而不能向申請人、被申請人提供利用。這一做法源于2002年12月7日實施的《最高人民法院關于訴訟人查閱民事案件材料的規(guī)定》中的條文，民事案件的當事人及訴訟人可免費到法院查閱本人案件的案卷，查閱案卷的范圍僅限于“正卷”，包括書、答辯書、庭審筆錄及各種證據材料等。

如果說在若干年前手工立卷方式下，必須通過實體分開以達到限制利用的目的，那么在計算機管理非常普及、以件為單位進行整理的今天，再提正副卷這樣的名詞概念就顯得很滯后了。有關部門完全可以通過單獨標識、單件利用的方式解決限制利用問題，沒必要再使用似是而非的名詞概念。

不過也有例外，《派出所檔案管理規(guī)定》中的副卷中包括“未經查實的重大嫌疑線索和群眾檢舉材料……耳目提供未證實的材料”等材料，而后面又規(guī)定“已查明否定的嫌疑材料”屬于不歸檔范圍。這就是自相矛盾的規(guī)定，屬于不歸檔范圍的材料為什么要納入到檔案的副卷去呢?這恐怕就是常識性錯誤了。

在此需要特別指出的是，根據《中華人民共和國檔案法》實施辦法第四條規(guī)定“國務院各部門經國家檔案局同意，省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經本級人民政府檔案行政管理部門同意，可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法”。如果專業(yè)主管機關擅自專業(yè)檔案管理制度，就多多少少有違法的嫌疑。

篇10

【關鍵詞】工程設計；檔案；管理

在設計中形成的工程檔案和資料是一筆很大的財富，這些檔案資料是設計院的命脈，具有極高的經濟價值，對設計院今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價值。設計檔案不僅服務于本企業(yè)的設計人員，同時也服務于業(yè)主和施工單位等，這類工程設計檔案往往具有其自身的特點。檔案種類繁多，包括設計前期資料、圖紙、電子圖檔等；檔案形成的周期長，工程設計檔案有的設計周期長，周期能達到數十年；檔案數量大，一個大型工程的圖紙有成百上千張，檔案的使用效率高等特點。規(guī)范設計檔案管理工作，對于提高設計院的管理層次有著非常重要的指導作用。本文將圍繞加大檔案管理力度，增強檔案意識；建立健全檔案管理規(guī)章制度；強化檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的素質；推進工程設計檔案信息化建設和加強檔案開發(fā)利用，結合筆者實際工作經驗，介紹如何在新形勢下開展工程設計檔案管理。

一、加大檔案管理力度，增強檔案意識

加大檔案管理力度，確保檔案工作與設計業(yè)務的開展同步進行，促進設計院檔案工作的科學發(fā)展。明確各部室檔案管理人員職責，加強過程監(jiān)管，將檔案工作納入設計院管理體系，對檔案工作從項目開始直至項目結束（或竣工）進行全程管理和前端控制，將歸檔職責納入設計經理和專業(yè)負責人的考核中，促使檔案工作順利開展，保證檔案的完整、齊全、準確。同時，強化宣傳力度，通過檔案知識培訓、競賽等活動，增強各級人員的檔案意識，特別是增強院領導和咨詢設計事業(yè)部總經理的檔案意識。領導重視了，制度的執(zhí)行，合理化的建議，檔案設備的購置，人員的配備等問題才會迎刃而解。領導重視了，檔案管理力度才會加強，才會真正把歸檔和員工績效掛鉤，進一步提升員工的檔案意識，從而達到全面提高設計院檔案管理的目的。

二、建立健全檔案管理規(guī)章制度

建立健全檔案管理制度是做好檔案管理工作、發(fā)揮檔案作用的基本保證。由于工程設計檔案種類繁多，數量大，有的設計周期長，周期能達到數十年，甚至還需要多次的修改補充，這使得工程設計檔案完整性很難得到有效的保證，因此，設計院應結合實際，建立健全檔案管理制度如《檔案管理辦法》《項目文件收集歸檔控制程序》《歸檔電子文件管理規(guī)定》《檔案保密規(guī)定》《檔案銷毀管理規(guī)定》，規(guī)范檔案的收集、整理、移交、立卷、入庫、保管、借閱、利用、保密和鑒定銷毀等工作，確保工程設計檔案的完整性，確保管理規(guī)范化，標準化，增強檔案部門工作的縝密性，防止隨意性。

三、強化檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的素質

隨著工程設計檔案管理向信息化、科學化、系統(tǒng)化方向邁進，作為檔案管理人員必須注意學習新技術。努力提高自己的業(yè)務素質和科學知識。工程設計檔案不同于一般的文書檔案，因此，工程設計檔案管理涉及檔案專業(yè)知識，還涉及到與工程設計相關的業(yè)務知識。在一套圖紙中，需要檔案管理人員能夠分清其前后形成的過程，內在的聯(lián)系，這樣才能更準確地管理工程設計檔案。培訓是提高管理素質的最主要途徑，在培訓中講解工程設計一般形成哪些文件材料、具體歸檔范圍等，如化工項目中會形成什么文件資料、圖紙，規(guī)定哪些是必須歸檔的資料等。工程設計檔案管理人員還可以通過加強業(yè)務研究來探索工程設計檔案的管理方法，以適應新形勢下工程設計檔案管理的工作需要。

四、推進工程設計檔案信息化建設

推進檔案信息資源管理標準化、規(guī)范化進程，是實現(xiàn)檔案價值最大化的重要手段。專業(yè)人員在工程設計時，往往產生大量的電子文件，檔案管理人員在接受紙質資料的同時也要接受和管理電子檔案，這些電子檔案是設計院重要的知識資產。只有推進檔案信息化，才能管理好這些知識資產。因此，推進工程設計檔案信息化建設勢在必行。推進檔案信息化建設要“以需求為導向，以應用促發(fā)展”，確保檔案管理系統(tǒng)及相關標準規(guī)范體系建設，建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、網絡利用為目標的信息化檔案管理體系。推進信息化要制定檔案管理系統(tǒng)建設計劃，保證檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設同步，并健全檔案信息安全管理體制。同時，要積極推進傳統(tǒng)載體檔案數字化。筆者所在公司根據“存量數字化、增量電子化”原則，結合檔案館藏實際，對利用率高、保存時間較久、載體面臨損壞的2010年前的檔案已優(yōu)先實施數字化，目前圖紙數字化已達10萬余張，檔案數字化率達到了85％，預計2016年可以使2013年前的圖紙實現(xiàn)全部數字化。2013年，筆者所在公司將檔案信息化建設與企業(yè)信息化建設工作同步規(guī)劃、同步建設，針對檔案管理的需求，購買開發(fā)了OA系統(tǒng)和圖檔管理系統(tǒng)，系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的收集、驗收、整理、借閱利用各個環(huán)節(jié)的功能需求，建立了檔案信息資源數據庫和檔案網上查詢功能，從而最大限度地促進了檔案資源共享。

五、加強檔案開發(fā)利用工作

檔案管理最終的目的是為了利用，只用通過利用才能更好地實現(xiàn)檔案的價值。加強檔案開發(fā)利用工作，一要強化檔案信息服務功能，主動開發(fā)檔案資源，不斷挖掘檔案的價值，使檔案更好地為設計院的決策、管理提供參考。二要創(chuàng)新檔案利用方式，拓展服務渠道。檔案管理人員要完善檔案檢索體系，編制檔案全套目錄索引，便于檔案查找利用。加強對設計人員的培訓和指導，做好檔案的借閱服務和一般性的參考咨詢服務。主動推送有價值的信息，從檔案原件中提煉出讓專業(yè)人員有用的信息，編寫多方位、多種類的檢索工具，這樣加工出來的檔案信息才能夠使設計院的專業(yè)技術人員、管理者、業(yè)主更加快捷地查詢到自己所需要的信息，使檔案更好地發(fā)揮其價值。三要充分發(fā)揮信息系統(tǒng)的作用，使檔案管理信息系統(tǒng)與設計管理系統(tǒng)、經營管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)等融合，并在融合的基礎上逐步升級，實現(xiàn)與互聯(lián)網連接，實現(xiàn)檔案信息的資源全球共享和社會價值，拓展服務渠道。

六、結語

工程設計檔案是設計院不可或缺的信息資源和知識資產，對設計院的發(fā)展具有重要作用。工程設計檔案管理是設計院管理的一項重要的基礎性工作，應結合自身檔案特點，做好工程設計檔案工作，管好、用好這筆財富，充分發(fā)揮工程設計檔案的價值，為設計院的發(fā)展作出應有的貢獻。

【參考文獻】

[1]趙靜.綜合設計院工程設計檔案管理綜述[J].城建檔案.2014(8).

[2]朱媛.新時期設計院檔案管理探析[J].中小企業(yè)管理與科技.2014(6)