導語：如何才能寫好一篇檔案管理實踐報告，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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高校檔案記載著高校的發(fā)展歷史、教學活動、人才培養(yǎng)計劃以及科研成果，由于自身工作的特殊性，這些檔案內(nèi)容具有十分重要的學術(shù)研究價值，無論是對高校，還是社會發(fā)展都具有重要的促進作用。檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是指檔案管理人員運用科學手段和專業(yè)技術(shù)，形成完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作質(zhì)量。檔案質(zhì)量管理工作核心內(nèi)容主要是在檔案管理工作基礎(chǔ)上，進一步為高校長遠發(fā)展提供保障。由此看來，加強高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)研究是十分有必要的，對于后續(xù)理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、高校檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀

檔案工作作為高校日常管理工作中重要內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量高低直接影響到高校日常教育事務(wù)的開展，而構(gòu)建完善的檔案質(zhì)量管理體系涉及內(nèi)容較廣，是一項系統(tǒng)性的工程，需要工人員綜合能力、服務(wù)意識、制度完善和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等多個方面提供保障。但是就當前我國高校檔案管理現(xiàn)狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.檔案管理工作認知存在局限

就檔案管理工作認知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數(shù)人對于檔案管理工作的認知停留在資料整理，是一項十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發(fā)展前途，這就導致很多檔案管理人員對工作的敷衍了事，責任意識欠缺，難以全身心投入工作中，嚴重影響到檔案管理工作質(zhì)量。

2.檔案管理工作不規(guī)范

檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是由于高校對于檔案管理工作重視程度不高，實際工作開展中未能更加規(guī)范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領(lǐng)導干部的影響尤為嚴重，很多領(lǐng)導說一句話就會影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進行[1]。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

就檔案管理工作現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)的管理工作模式已經(jīng)無法滿足實際工作需求，迫切的需要對管理理念、管理內(nèi)容和管理方法進行創(chuàng)新，應(yīng)用更多現(xiàn)代化管理技術(shù)，加強檔案信息化建設(shè)。諸如，在檔案管理工作中計算機、移動存儲設(shè)備和溫度調(diào)控設(shè)備的應(yīng)用，均是當前檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必備品。但是由于高校長期對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作有序開展。

4.檔案管理獎懲體系不完善

檔案管理工作開展中，如何能夠為管理工作質(zhì)量提供更堅實的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質(zhì)量[2]。對于表現(xiàn)良好的檔案管理人員予以獎勵，工作敷衍了事的人員則給予嚴厲懲罰，以此來調(diào)動員工工作積極性，提升檔案管理工作質(zhì)量。

二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)對策

1.強化檔案管理意識，營造良好的工作氛圍

高校檔案質(zhì)量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運用科學合理的管理方法，充分發(fā)揮檔案管理的作用，有針對性的建立一套完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實到實處，提升管理質(zhì)量?；诖?，首先，應(yīng)該號召檔案管理部門所有領(lǐng)導干部、工作人員的積極參與，實現(xiàn)全方位的配合，根據(jù)相關(guān)制度和標準對文件資料進行管理，確保檔案資料能夠及時歸檔，提升檔案管理質(zhì)量[3]。其次，對檔案管理全方位監(jiān)控。高校建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系，加強工作監(jiān)督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作問題，及時有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實到實處。最后，應(yīng)用先進管理技術(shù)手段。通過應(yīng)用現(xiàn)代化科學技術(shù)和統(tǒng)計方法，有針對性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。

2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質(zhì)量奠定基礎(chǔ)

為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關(guān)鍵的，促使高校檔案合理利用、規(guī)范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，有針對性解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，提升檔案管理工作質(zhì)量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責，根據(jù)工作計劃有針對性開展檔案管理工作，更加細致、全面。此外，還應(yīng)該強化檔案質(zhì)量管理意識，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實現(xiàn)檔案工作的集中統(tǒng)一管理，提升檔案管理效率。

3.強化檔案管理人員培訓力度，提升人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，工作十分枯燥、單調(diào)，檔案管理人員的綜合素質(zhì)和責任意識高低，對檔案管理工作質(zhì)量影響十分深遠。這就需要結(jié)合高校實際情況，有針對性的優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，定期組織培訓和考核，強化檔案管理人員綜合素質(zhì)和責任意識，全身心投入工作中，提升工作質(zhì)量。

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作為基層黨員干部，在黨的群眾路線教育實踐活動過程中，需要充分做好檔案管理工作。在履行自身檔案管理職責的同時，推動我黨開展黨政建設(shè)。基于當前實踐活動檔案管理內(nèi)容，主要包括以下幾個方面：一是黨的群眾路線教育實踐活動的動員大會、學習上級文件、民主評議黨員、組織生活會、總結(jié)大會等考勤、會議內(nèi)容記錄存檔；二是黨的群眾路線教育實踐活動動員大會、上級領(lǐng)導（督導組）檢查指導工作的講話材料、實施方案、組織機構(gòu)、民主評議表等各項內(nèi)容進行編目存檔；三是將實踐活動中涉及到的學習材料、學習書籍等進行存檔；四是接收上級文件、制定黨的群眾路線教育實踐活動學習教育環(huán)節(jié)工作方案、計劃、安排編目存檔；五是對上級領(lǐng)導講話內(nèi)容、開展黨的群眾路線教育實踐活動的各種照片、組織觀看教育篇電影編目存檔；六是在“11”項專項整治、深入開展“公與私”“對與錯”“榮與辱界限”專題討論材料編目存檔；七是推動黨的群眾路線教育實踐活動網(wǎng)上工作紀實編目存檔；八是學習蘭考縣委開展專題民主生活會情況，領(lǐng)導班子專題民主生活會記錄資料、領(lǐng)導班子談心記錄、黨員干部自我剖析材料、撰寫黨性分析材料、開展民主評議黨員工作方案編目存檔，充分豐富檔案管理員自身的管理知識水平，優(yōu)化存檔工作；九是黨的群眾路線教育實踐活動學習第一階段“回頭看”征求意見、民主評議黨員、解決“”問題群眾測評，對該項工作開展中涉及到的內(nèi)容進行存檔；十是黨的群眾路線教育實踐活動專題民主生活會情況總結(jié)報告、領(lǐng)導班子整改方案、領(lǐng)導班子成員整改計劃、黨員整改承諾書等編目存檔;十一是單位教育實踐活動“回頭看”情況專題報告、學習黨的群眾路線教育實踐活動學習筆記記錄、大記事等編目存檔;十二是單位的制度匯編，管理規(guī)定、立行立改、簡報等存檔[1]。通過上述檔案管理工作內(nèi)容，進一步明確黨的群眾路線教育實踐活動開展過程中，檔案管理的具體方法與涵蓋內(nèi)容，為進一步探索活動檔案管理方法奠定基礎(chǔ)。

2黨的群眾路線教育實踐活動檔案管理的進一步思考

2.1重視檔案編研

黨的群眾路線教育實踐活動的開展，是當前我黨加強群眾基礎(chǔ)建設(shè)的關(guān)鍵內(nèi)容。對于在實踐活動中涉及到的檔案管理內(nèi)容，需要遵循“精益求精”的原則，達到精準信息記錄的目的。并且在進行活動檔案編制的過程中，基于多角度以及多層次進行分析，實現(xiàn)檔案的編研工作的開展。在檔案編研工作開展中，實現(xiàn)縱向與橫向的剖析，深入挖掘當?shù)娜罕娐肪€實質(zhì)內(nèi)涵，分析實踐活動的實際脈絡(luò)與實踐歷程。采取多種方式開展多層次、全方面檔案編制工作，確立多載體。如:攝影、錄像以及照片等多載體檔案管理與存儲。關(guān)于此項內(nèi)容，檔案當中涉及到的各項因素，檔案管理部門需要進行單獨編制，最大限度上深入挖掘檔案資源的內(nèi)在價值。

2.2強化檔案宣傳

首批開展黨的群眾路線教育實踐活動的部門與單位，在健全與編制完善的活動檔案之后，需要重視采取積極有效的管理手段對互動檔案進行管理。同時，現(xiàn)代媒體的增多，使得通信水平得到迅猛發(fā)展。對于黨的群眾路線教育實踐檔案，可采取多種大眾傳媒載體，進行檔案的宣傳工作。只有這樣，既能夠深入了解與開展黨的群眾路線實踐活動，還能夠?qū)嵺`活動中涉及到的單位以及相應(yīng)部分檔案管理工作狀況進行借鑒，加強黨建工作，并為其提供全面的服務(wù)[2]。

2.3擴寬利用層面

對黨的群眾路線教育實踐活動檔案管理，是實現(xiàn)黨政建設(shè)的重要途徑。檔案當中涉及到的內(nèi)容，不但是對當時活動教育狀況的直觀體現(xiàn)，更是對未來黨政建設(shè)提供信息支撐的前提條件?；诨顒訖n案的利用與管理狀況，各層級檔案行政管理部門，需要對單位內(nèi)部的檔案管理工作進行檢查與指導，加強黨政建設(shè)力度，發(fā)揮對黨建工作的指導作用。對不同層面進行分析，檔案管理工作需要在基層單位當中積極開展，保證基層項目的建設(shè)，為指標體系的建立與考察提供良好的發(fā)展環(huán)境。

2.4建立監(jiān)督組織機構(gòu)

基于政治層面的角度進行分析，以對人民、歷史高度負責的態(tài)度，重視加強群眾路線的實踐教育工作，依法執(zhí)行與監(jiān)督檔案內(nèi)容，將群眾的路線教育實踐工作納入到單位監(jiān)督管理的范疇中，制定專項負責人，實現(xiàn)對活動檔案內(nèi)容的管理與監(jiān)督，制定規(guī)范化的監(jiān)督體制，健全與完善編制信息的規(guī)范化建設(shè)，負責整個教育實踐活動的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，進而明確檔案的編制與管理。監(jiān)督組織機構(gòu)作為監(jiān)督活動檔案完整性的組織，由單位從事檔案建檔與管理的人員負責，為規(guī)范化管理體系提供人力支持，為實現(xiàn)并開展黨建工作奠定堅實基礎(chǔ)[3]。

3結(jié)論

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關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)；項目檔案；收集管理；處理對策；

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現(xiàn)有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術(shù)武器的研制、開發(fā)及成果轉(zhuǎn)化工作。近十年，我所承擔了多項國家重大固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)，先后建成了“神龍”系列直線感應(yīng)加速器和Z箍縮初級試驗平臺等具有國際先進水平的大型科學裝置和多個大型爆轟試驗設(shè)施，2013年榮獲國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資管理（技術(shù)創(chuàng)新）先進單位。

我所固定資產(chǎn)投資項目特點是：工藝技術(shù)創(chuàng)新和專業(yè)面廣、建設(shè)跨度時間長，參與建設(shè)單位多，項目檔案與城建檔案有共性也有其特殊性。近幾年，我所承擔的項目進入驗收密集階段，根據(jù)目前已通過國家驗收的幾個項目檔案管理經(jīng)驗，就收集管理中存在的共性問題進行探討。

一、檔案收集管理過程中存在的共性問題及現(xiàn)象

（一）項目檔案系統(tǒng)性與分類收集的問題

按國家重大項目建設(shè)規(guī)定，項目檔案包括工程準備、施工和竣工驗收各階段文件。其中工程準備階段文件包括勘察、論證、立項、批復、計劃、設(shè)計、招投標、合同等文件，類別涉及文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等，項目檔案收集過程中，常常存在著分類管理和單個項目檔案管理之間的矛盾。由于不同門類檔案的收集方式、歸檔范圍、保管期限、檔號編制與項目檔案管理要求的不同，使項目檔案在系統(tǒng)性或目錄索引編制上顯得凌亂、條理不清晰，成為項目檔案的專項驗收中質(zhì)疑最多的問題。

（二）基建檔案重復組卷與復印件問題

接收歸檔的基建檔案中存在重復組卷文件及較多的復印件，如設(shè)計變更單、圖紙會審記錄、經(jīng)濟技術(shù)核定單在管理文件、施工文件、工程審核報告書中重復；施工組織方案在投標文件、施工文件、監(jiān)理文件中重復；特種設(shè)備質(zhì)量檢驗報告（驗收記錄、合格證等）在施工文件、基建驗收文件、單項驗收文件、專項（環(huán)境影響、安全、職業(yè)衛(wèi)生等）驗收報告等處重復。重復多以復印附后方式出現(xiàn)，頁數(shù)遠多于正件，顯著影響了項目檔案的質(zhì)量和庫存量。

（三）設(shè)備檔案的完整性問題

科研用科學裝置和試驗系統(tǒng)的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的項目論證、實施方案、技術(shù)總結(jié)等科技檔案由科研室產(chǎn)生并收集外，進口設(shè)備涉及采購、涉外環(huán)節(jié)的資料由相關(guān)單位或部門產(chǎn)生及歸檔。隨著進口設(shè)備被列入專項工程檔案驗收的重點，驗收中出現(xiàn)較多的問題是：建設(shè)單位歸檔文件中政府采購、招投標等資料不完整、涉外資料為復印件、部分設(shè)備隨機資料項目歸屬不清晰。

二、產(chǎn)生問題的原因及應(yīng)對措施

上述問題的產(chǎn)生與我院檔案管理和項目管理模式密切相關(guān)。

（一）項目檔案系統(tǒng)性管理

項目管理采用院、所兩級管理，其中，基建檔案、設(shè)備檔案由所級管理，已納入項目統(tǒng)一管理。而國家重大項目的各種批復通常由行政主管部門采用紅頭文件的方式逐級下發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)，根據(jù)我院檔案管理的傳統(tǒng)做法，“紅頭文件”在院、所兩級文書檔案和科技檔案分別歸檔管理，客觀上一個項目的檔案被“四分五裂”存在各處，項目驗收時，由各責任

（二）基建檔案和設(shè)備檔案完整性問題

基建和設(shè)備檔案的問題產(chǎn)生主要有兩方面的因素：檔案人員業(yè)務(wù)水平和項目管理責任制的落實。

一方面，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接影響到其指導和管理的項目檔案的質(zhì)量。近年來，我所加強了檔案只是培訓和業(yè)務(wù)指導，每個項目指定專職檔案管理員，在日常管理中，積極與項目管理員和負責人溝通，主動跟進項目，加強前端控制和過程管理，認真做好子項檔案的預驗收和歸檔工作，確保項目檔案管理與項目建設(shè)同步進行，使項目檔案處于可控狀態(tài)。

另一方面，大型項目施工周期長，參建單位多。如果組織單位、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、實施單位相互之間的職責及分工不明確，管理責任制落實不到位，原件在實施或管理部門留存，最后建設(shè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)水平再高也難以形成一套完整的，能反映整個項目過程的原始憑證檔案，導致項目檔案歸檔不夠完整、復印件多，影響項目檔案整體質(zhì)量。目前在項目管理中采取的措施包括強化責任制和歸檔前檢查。

三、結(jié)語

根據(jù)我所固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的一些經(jīng)驗和對以上問題的分析，要做好固投項目檔案管理，主要有以下幾點體會：

（一）明確歸檔責任，分段收集控制

項目檔案獨立管理，項目一旦立項，項目管理部門應(yīng)聯(lián)合檔案管理部門明確檔案管理方式和責任人，明確各階段的歸檔責任單位，外協(xié)責任單位應(yīng)在合同中明確歸檔要求及相應(yīng)職責。檔案收集過程中，指定項目檔案管理員，制定歸檔計劃，按項目進度分段、分項收集整理，及時檢查檔案質(zhì)量和完整性情況，并依據(jù)歸檔要求和合同進行追溯或考評，確保項目檔案的完整性和質(zhì)量。

（二）加強業(yè)務(wù)學習和指導，實踐鍛煉穩(wěn)定的檔案管理隊伍

項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接決定所指導的項目檔案的內(nèi)在質(zhì)量。除必備的檔案管理專業(yè)知識外，很多經(jīng)驗往往是在實際過程中不斷摸索總結(jié)出來的。只要在實踐中重視檔案在項目管理中的作用，讓檔案人員在工作中獲得相應(yīng)的成就感，產(chǎn)生立足本職、愛崗敬業(yè)的信念，同時保障崗位持續(xù)培訓，就能培養(yǎng)出一批業(yè)務(wù)扎實、持續(xù)穩(wěn)定的檔案管理隊伍。

（三）系統(tǒng)清晰的檔案文件級目錄

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衛(wèi)生計生局檔案管理是其發(fā)展的基礎(chǔ)，我國當前的檔案管理模式可分為三種形式，第一種是檔案室形式，第二種是檔案庫房形式，第三種是專業(yè)檔案室形式。隨著時代的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式因其自身的局限，不能適應(yīng)時代的發(fā)展要求，改革勢在必行。根據(jù)衛(wèi)生檔案的特點，具體分類如下：

1、職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)和責任制檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)設(shè)立、職業(yè)衛(wèi)生管理人員一覽表、職業(yè)病防治責任制文件等。

2、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程一覽表、職業(yè)衛(wèi)生管理制度文本、崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程文本、職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標準、文件一覽表、職業(yè)衛(wèi)生法律、法規(guī)等。

3、職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案：建立的內(nèi)容一般有）本檔案目錄、生產(chǎn)工藝流程圖、職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業(yè)病危害人員勞動合同、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料及警示標識一覽表、產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料等。

4、職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施配置表、職業(yè)病防護設(shè)施及定期檢定證書、職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檢修、維護、更換匯總表等。

5、工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內(nèi)容一般有本檔案目錄、職業(yè)病危害因素濃度（強度）日常監(jiān)測記錄、職業(yè)病危害因素檢測整改一覽表、職業(yè)病危害檢測、評價委托書、機構(gòu)資質(zhì)、職業(yè)病危害因素檢測報告與評價報告、職業(yè)病危害現(xiàn)狀評價（檢測）報告回執(zhí)表等。

1.衛(wèi)生計生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式又單位的性質(zhì)不同、管理的方式等，有很多種模式，就現(xiàn)有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：

（1）衛(wèi)生計生局內(nèi)部設(shè)立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關(guān)檔案工作的行政管理和檔案保管。

（2）衛(wèi)生計生局只設(shè)立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設(shè)專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關(guān)檔案庫房模式。

（3）負有某一行業(yè)檔案監(jiān)管職能的專業(yè)管理機關(guān)設(shè)置的組織形式，即設(shè)有檔案保管機構(gòu)，負責衛(wèi)生計生局的檔案管理工作，履行行業(yè)檔案行政管理工作職能，指導和監(jiān)督行業(yè)內(nèi)檔案工作，稱為專業(yè)檔案室模式。

2.衛(wèi)生計生局檔案管理工作存在的問題

檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應(yīng)該及時發(fā)展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：

（1）制度建設(shè)和執(zhí)行力度不足現(xiàn)階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設(shè)缺位等現(xiàn)象，甚至沒有制定相應(yīng)的崗位職責，缺乏系統(tǒng)、科學的管理。

（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數(shù)字化水平較低。

（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。

（4）專業(yè)人才培養(yǎng)和輸出相對較少，人才資源緊缺。

3.衛(wèi)生計生委檔案管理模式面臨的改革環(huán)境

隨著社會的發(fā)展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務(wù)于社會，取得經(jīng)濟效益。因此，衛(wèi)生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。

（1）社會經(jīng)濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，人員的構(gòu)成發(fā)展跟大的變化。不同時期，衛(wèi)生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數(shù)據(jù)，以便社會發(fā)展的管理。尤其是中國在轉(zhuǎn)型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經(jīng)濟的發(fā)展，社會政策的制定等等。

（2）政府信息公開推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識的提高

由于檔案的發(fā)展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉(zhuǎn)變的過程中，提出構(gòu)建民主、透明政府的要求，這就要求衛(wèi)生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監(jiān)督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛(wèi)生計生委檔案利用意識提高。

（3）檔案信息化發(fā)展，給檔案集約管理提供可能。

隨著信息時代的到來，通信技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展，計算機的普及，使衛(wèi)生計生委檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變化。檔案載體從紙質(zhì)，發(fā)展到了紙質(zhì)、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發(fā)展以及檔案管理信息化技術(shù)的成就，給衛(wèi)生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。

4.改進衛(wèi)生計生委檔案管理工作的措施

針對衛(wèi)生計生委檔案管理工作中存在的問題，現(xiàn)將整改措施如下：

（1）完善制度建設(shè)，強化執(zhí)行實效

在新的環(huán)境下，衛(wèi)生計生委檔案管理工作要實現(xiàn)質(zhì)的突破，要實現(xiàn)科學的可持續(xù)發(fā)展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛(wèi)生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執(zhí)行效率。

（2）創(chuàng)新管理模式，提高衛(wèi)生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現(xiàn)代科技水平，創(chuàng)新檔案數(shù)字化管理的手段，提高衛(wèi)生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務(wù)質(zhì)量和效率。衛(wèi)生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量和效率。

（3）拓展管理平臺，構(gòu)建衛(wèi)生計生委檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。衛(wèi)生計生委的檔案數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)是利用數(shù)字信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料數(shù)字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現(xiàn)代化、信息化轉(zhuǎn)型的一個重要舉措。

（4）加強組織建設(shè)，提高檔案管理的人才素質(zhì)。作為新時期的衛(wèi)生計生外的檔案管理者，必須與時俱進，努力提高自身的綜合素質(zhì)，適應(yīng)新時期衛(wèi)生計生委檔案管理的發(fā)展和要求。

篇5

關(guān)鍵詞檔案管理；藥檢機構(gòu)；問題及對策

作者簡介　孫紅兵，玉林市食品藥品檢驗所檔案室館員，廣西玉林537000

中圖分類號　G271　文獻標識碼　A　文章編號　1672―2728(200s)08―0149―04

藥品檢驗所是國家藥品監(jiān)督質(zhì)量保證體系的重要組成部分和技術(shù)依托部門，是《藥品管理法實施辦法>規(guī)定執(zhí)行國家對藥品監(jiān)督檢驗的法定專業(yè)機構(gòu)，其中心工作是承擔依法實施藥品審批和藥品質(zhì)量監(jiān)督檢查所需的藥品檢驗工作，主要職責是依法對藥品在生產(chǎn)、流通、使用等環(huán)節(jié)的質(zhì)量實施技術(shù)監(jiān)督檢驗。隨著藥品質(zhì)量監(jiān)督檢驗工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當前藥檢所整體管理工作的基礎(chǔ)。

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構(gòu)在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構(gòu)的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。其內(nèi)容主要包括藥檢管理和藥檢業(yè)務(wù)兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結(jié)、教學管理有關(guān)通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質(zhì)的檔案；藥檢業(yè)務(wù)部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質(zhì)量標準、產(chǎn)品批文、原始數(shù)據(jù)資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區(qū)別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發(fā)展藥檢事業(yè)、保障和服務(wù)民生，為藥監(jiān)工作提供堅強有力的技術(shù)支撐的寶貴財富。

一、當前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析

主要表現(xiàn)在以下一些方面：

1　領(lǐng)導檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機構(gòu)進行體制改革，撤銷除自治區(qū)藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區(qū)劃設(shè)置的91個各級藥檢所，重新設(shè)置由自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個相當于副處級的區(qū)域藥檢所至今，雖基本設(shè)置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個藥檢所實現(xiàn)了符合檔案管理要求的大集中統(tǒng)一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達標定級)。

2　檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設(shè)檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調(diào)、除濕機等設(shè)備。有個別原在已獲得“科學技術(shù)事業(yè)單位檔案管理自治區(qū)級”的市級藥檢所基礎(chǔ)上組建的區(qū)域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現(xiàn)場復查時就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。

3　檔案管理格局不明晰。管理機構(gòu)不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬各個業(yè)務(wù)科室管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。

4　檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認真落實。在藥檢所管理中，一般均按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構(gòu)計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發(fā)展準則――《實驗室資質(zhì)認定評審準則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導書》《記錄管理冊》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。雖然自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局對各藥檢所的《年度工作目標管理考評細則》要求各單位設(shè)立專門的檔案室并規(guī)范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

5　對藥檢機構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進步，社會的發(fā)展，檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延也隨之發(fā)生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設(shè)備及其使用時產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，各藥檢所根據(jù)自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

6　檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。檔案專業(yè)人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，與時展要求懸殊是目前我國檔案專業(yè)人員隊伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統(tǒng)中還有表現(xiàn)為專職少、兼職多，專項管理經(jīng)驗不足，管理觀念不強；在人才培養(yǎng)中，重視藥檢技術(shù)人員素質(zhì)及動手能力的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創(chuàng)新和活力。

7　檔案管理水平不高。現(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著計算機及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發(fā)和利用，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。

8　未將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢所近、遠期規(guī)劃中，一般對檢驗(測)設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實驗室資質(zhì)認定和能力認可。

9　監(jiān)管關(guān)系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗報告是判定一個藥品是否符合規(guī)定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規(guī)定，監(jiān)管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證或是藥品批準文號的嚴厲處罰，超出了一般藥品生產(chǎn)、經(jīng)營和使用機構(gòu)的承受能力，使監(jiān)管相對人存在戒心；另一方面隨著我國

市場經(jīng)濟的發(fā)展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規(guī)意義的消費者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費用居高不下，當藥品治療效果不理想時，就怪罪藥品質(zhì)量、怪罪藥品生產(chǎn)和經(jīng)營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗報告就成為了雙方裁決質(zhì)量爭議的焦點。而藥檢報告質(zhì)量尚有一定缺陷，使提高藥檢報告書寫質(zhì)量及其可溯源性，完善藥檢報告管理成為了藥檢檔案管理的重要內(nèi)容。

10　藥檢檔案開發(fā)利用少。主要是由于檔案的內(nèi)向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價值的認識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設(shè)被作為檔案室的后臺工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發(fā)表，使其應(yīng)有的文化功能沒有得到充分發(fā)揮，很少直接影響大眾的生活品質(zhì)。

綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現(xiàn)的問題既是我國現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。隨著經(jīng)濟全球化、信息化時代和我國新一輪大部委制、“大衛(wèi)生”形勢下衛(wèi)生、藥監(jiān)機構(gòu)改革的到來，藥檢所須正視現(xiàn)實，調(diào)整管理思路以改進檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應(yīng)對新形勢要求。

二、做好當前藥檢所檔案管理工作的主要對策

1　依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》和《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《廣西壯族自治區(qū)檔案人員崗位培訓管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規(guī)范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領(lǐng)導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。

2　領(lǐng)導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關(guān)鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導的重視程度有著直接的關(guān)系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領(lǐng)導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領(lǐng)導對檔案工作的領(lǐng)導，本著“對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替將來著想”的態(tài)度，提高對加強檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設(shè)特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)財政經(jīng)費經(jīng)常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設(shè)施、設(shè)備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領(lǐng)導還應(yīng)明確：對檔案“實行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高檔案對藥檢、藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務(wù)的效能，才是檔案管理工作的目的。

3　建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)是搞好藥檢檔案工作的前提。應(yīng)進一步加強藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時材料的積累和歸檔，可在全區(qū)食藥監(jiān)管系統(tǒng)各藥監(jiān)局及其所轄各行政、業(yè)務(wù)科室、稽查大隊和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個單位從橫向(藥檢――藥監(jiān))到縱向(檔案室――各業(yè)務(wù)、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入單位、科室、個人的目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保無論是在藥監(jiān)局、還是藥檢所的各行政、業(yè)務(wù)檢驗科室還是稽查工作的各個階段、各個環(huán)節(jié)，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

4　加強制度建設(shè)是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機制和各項規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個環(huán)節(jié)和每一個方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)不脫節(jié)。

第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術(shù)和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現(xiàn)狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業(yè)務(wù)工作和科研工作服務(wù)，為今后的工作服務(wù)，是珍貴的科技資源和科技儲備。

第三。將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質(zhì)量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業(yè)務(wù)工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經(jīng)濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優(yōu)、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。

第四，設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務(wù)費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時形成并在完成后按時向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準確和相互配套。

5　提高檔案人員素質(zhì)是搞好藥檢檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動性大、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質(zhì)。

第一，以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設(shè)。一是重視智力引進工作，可采取引進檔案專業(yè)人才或通過向社會公開招錄所學專業(yè)為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業(yè)生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點、有方向地培養(yǎng)造就藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對單位內(nèi)部綜合素質(zhì)好、有發(fā)展?jié)摿?、志愿獻身檔案事業(yè)的同志進行專業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。

第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統(tǒng)。樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會的理念和改革開放、市場經(jīng)濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暲?；三是要改變傳統(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?/p>

第三，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業(yè)知識水平、業(yè)務(wù)能力和管理水平。加強檔案業(yè)務(wù)培訓，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規(guī)；二要辦好崗位培訓、信息技術(shù)培訓、相關(guān)標準規(guī)范和藥檢檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)知識培訓，加強經(jīng)濟、歷史、文化、法律等檔案傳統(tǒng)方面管理知識和系統(tǒng)工程原理和方法、縮微技術(shù)和數(shù)碼復印新技術(shù)應(yīng)用等現(xiàn)代管理、現(xiàn)代科技實踐技能和新技術(shù)的學習，吸取和總結(jié)新經(jīng)驗，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以達到理論知識和實踐能力有機結(jié)合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續(xù)教育，建設(shè)新檔案管理模式，使全系統(tǒng)檔案工作人員適應(yīng)檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發(fā)展需要；四要多走出去參加培訓或開展學術(shù)講座，學習一些院?；虬l(fā)達地區(qū)先進的工作經(jīng)驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。

篇6

【關(guān)鍵詞】檔案 管理 質(zhì)量

一、檔案質(zhì)量管理的含義和特點

檔案質(zhì)量管理就是單位領(lǐng)導檔案工作人員以科學方法為手段,充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術(shù)的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質(zhì)量保障體系從而保證高質(zhì)量的檔案。其核心是強調(diào)提高檔案工作水平,以保證檔案的高質(zhì)量。它具有以下幾個特點:

全體人員參加。檔案全面質(zhì)量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領(lǐng)導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴格按照有關(guān)標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質(zhì)量,人人有責”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統(tǒng)一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執(zhí)行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發(fā)利用的整個過程都實行質(zhì)量管理?？茖W的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術(shù)和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質(zhì)量問題,不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識

提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質(zhì)量的前提。檢查檔案包括的內(nèi)容比較多,一般包括:檢查準備階段資料:檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等;檢查實施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執(zhí)、被檢查單位的書面意見或說明、相關(guān)的調(diào)研資料等;檢查結(jié)論及總結(jié)資料:檢查結(jié)論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結(jié)、檢查情況匯總表、有關(guān)請示及回復文件等;檢查整改資料:入庫單、調(diào)賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環(huán)節(jié)中的資料匯集而成的,是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內(nèi)容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發(fā),檢查工作的開展,到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規(guī)問題的整改等,整個過程都必須有嚴格的工作規(guī)則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質(zhì)量管理意識,是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負責,是保證檔案質(zhì)量的重要手段

檢查檔案質(zhì)量與業(yè)務(wù)工作質(zhì)量緊密相連,統(tǒng)一檔案整理、裝訂工作的規(guī)范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規(guī)則的意識,高質(zhì)量地完成檢查工作。實踐證明,建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度,是保證檢查檔案質(zhì)量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關(guān)性。

3.加強檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,是提高檔案質(zhì)量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時期檢查工作的內(nèi)容和檢查方式的變化以及檢查規(guī)則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應(yīng)檢查工作發(fā)展要求,檢查檔案管理工作重心也應(yīng)由事后控制與管理轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂婆c管理。只有在檢查過程中及時發(fā)現(xiàn)和解決影響檔案質(zhì)量的問題,加強檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理,不斷發(fā)現(xiàn)、研究和解決新問題,才能不斷適應(yīng)監(jiān)督檢查工作的發(fā)展要求,保證檢查檔案的質(zhì)量。

4.積極推進信息化進程,是提高檔案管理質(zhì)量的必然要求

隨著辦公自動化技術(shù)的普及,財政檢查機關(guān)檔案管理的現(xiàn)代化顯得尤為迫切。利用計算機進行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度,提高工作效率,還可以節(jié)省存放空間。如果采用人工和計算機相結(jié)合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規(guī)范,查找時一目了然,又能夠為查閱者提供迅速、準確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質(zhì)量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識

檔案質(zhì)量的提高,與工作人員的質(zhì)量意識有著密切關(guān)系。其中,領(lǐng)導的檔案質(zhì)量意識最為關(guān)鍵,領(lǐng)導通知必須提高認識,轉(zhuǎn)變觀念,認清檔案管理的重要性,認清檔案數(shù)字化是大勢所趨,要高度重視本單位檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè),因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級領(lǐng)導,要牢固樹立檔案質(zhì)量意識,用較高的工作質(zhì)量來促進檔案質(zhì)量。

2.建立內(nèi)部人員的制約機制

要不斷提高檔案人員素質(zhì),加強管理,完善規(guī)章制度,建立內(nèi)部人員的制約機制。良好的政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質(zhì)。具體來說,就是要有強烈的事業(yè)心和高度的責任感,要有良好的服務(wù)意識,要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業(yè)務(wù)性比較強的工作,檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,對檔案質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質(zhì)量的角度來加強自身的業(yè)務(wù)學習。領(lǐng)導要給從事專兼職檔案工作的人員創(chuàng)造業(yè)務(wù)學習和培訓的計劃,使他們的業(yè)務(wù)知識能更好地適應(yīng)新時期檔案工作的要求。

3.運用計算機檔案管理系統(tǒng)

計算機檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等功能,同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應(yīng)用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域,以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體,在檔案領(lǐng)域占主導地位,給檔案工作注入生機和活力。

總之,檔案工作者肩負著歷史的職責,提高檔案管理人員的意識,檔案科學管理,用豐富科技信息資源,推動檔案事業(yè)的發(fā)展。實踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質(zhì)量穩(wěn)步提高。

參考文獻:

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關(guān)鍵字：會計檔案；管理；問題；思考

中圖分類號： E232.5文獻標識碼： A

檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營不可或缺的工具，真實、完整、準確地記錄著企業(yè)開展工作活動以來的原始情況。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是檢查企業(yè)經(jīng)濟活動的重要依據(jù)。會計檔案是由人類社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，是一筆寶貴的歷史文化財富，對國家、企業(yè)、社會、個人都具有重要的利用價值。比如，當清查拖欠費用、固定資本、稅費、生產(chǎn)成本及訴訟等細節(jié)問題時，就可以發(fā)揮會計檔案作為經(jīng)營管理的憑證支持和參考作用。

1、會計檔案管理中存在的問題

1檔案室簡陋、條件差、管理方式落后，領(lǐng)導不夠重視。會計檔案室設(shè)施不齊全、落后陳舊，檔案裝備不統(tǒng)一，辦公場所空間狹小，會計檔案都沒足夠的地方保存。檔案管理信息化進程緩慢，大多數(shù)企業(yè)未裝配檔案管理專業(yè)軟件和先進的檔案技術(shù)設(shè)備，原因是這些軟件使用起來雖然方便，但價格相對高，對使用人員的計算機知識要求也很高，所以現(xiàn)在的多數(shù)會計檔案不能快捷地搜索，而要通過人工去翻閱目錄查找，會計檔案的整理也采用手工方式，從而不能滿足檔案工作的需要。領(lǐng)導對會計檔案管理工作的認識存在誤區(qū)，認為會計檔案工作是保管資料、實物的事務(wù)性工作，不是企業(yè)的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付上面的檢查和提供借閱、查檔就行了，忽視了在平時工作中對會計檔案的搜集整理和歸類工作，導致忽然想查找有利用意義的會計憑證、賬簿及報表等資料都找不著，這表明了對會計檔案管理工作缺乏細心了解，忽視會計檔案對個人、集體和企業(yè)利益的重要性，這種輕視會計檔案管理工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的檔案管理制度需求。

1.2移交會計檔案不及時、不完整、不嚴密。實務(wù)中存在有些財務(wù)人員未能在會計年度終了及時歸檔，而是按自己的時間整理歸檔會計檔案，從而導致一些會計資料的遺失或損毀。財務(wù)部對會計檔案移交工作不夠重視，領(lǐng)導把關(guān)不嚴。在會計檔案移交時，只移交電子形成的資料，而對于當年手中收集的所需歸檔資料隨處亂放，不作為移交的內(nèi)容之一，容易導致在年度歸檔時缺少應(yīng)歸檔的附件原始憑證，還有些企業(yè)在歸檔時，將合同、報告等單獨從憑證后抽出來裝訂，結(jié)果造成這些重要的合同與會計憑證無關(guān)聯(lián)性，查找起來也顯得特別困難，使會計檔案存在不完整，證據(jù)鏈缺失。會計檔案移交手續(xù)不嚴密，一些移交檔案的資料員或者檔案管理人員工作馬虎，隨便檢查，隨便清理，該簽字的不簽字，檔案人員對移交過來的會計檔案保管清冊沒認真核查，導致紙質(zhì)檔案與電子檔案無法一致對應(yīng)，從而忽視檔案移交工作的基本要求和程序。還有，財務(wù)資料員檔案意識淡薄，對會計檔案工作重視程度不夠，只注重本職工作，而在工作中形成的關(guān)鍵和重要資料卻不注意收集、整理和保管，導致檔案不完整，缺乏系統(tǒng)性和原始性。

1.3檔案管理人員和移交會計檔案的資料員對檔案管理意識不強以及業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。例如，財務(wù)資料員未正確區(qū)分會計檔案的保管期限，造成會計檔案管理混亂；有些財務(wù)人員對會計檔案的范疇理解不夠完整全面，在實務(wù)中沒把握好哪些屬于會計檔案，哪些屬于非會計檔。由于檔案人員時常更換，缺乏相對穩(wěn)定性，而且檔案人員的業(yè)務(wù)技能不夠熟練，對檔案管理工作沒有精益求精和鉆研的精神。還有很多人認為檔案工作枯燥無味，是與外人隔絕、浪費青春的工作，從而很多人都不愿意從事此項工作。移交會計檔案的資料員覺得歸檔工作可以敷衍了事，檔案管理人員也這樣覺得的話，后續(xù)就會導致會計檔案的不真實和不完整；也有另外一種情形：會計檔案借出后，檔案管理人員不及時要求借閱人歸還，時間久了，造成會計檔案丟失或主要的附件丟失；在崗的專責人員一身多職，不會很重視檔案管理，沒有時間去理會計檔案，有時只是應(yīng)付一下而已。

2、對會計檔案管理過程中存在的問題進行思考

2.1統(tǒng)一認識，加強領(lǐng)導，提高檔案管理重要性的意識，規(guī)范管理。各企業(yè)必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導，保證會計檔案妥善保管、有序存放，完整歸檔，嚴防毀損、散失和泄密。各單位的領(lǐng)導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領(lǐng)導工作的日程中，使會計檔案管理走上法制化的軌道。領(lǐng)導還應(yīng)加強對會計檔案設(shè)備的更新，完善檔案庫，推進會計檔案保管和利用的信息化體系建設(shè)。

2.2建立健全會計檔案管理的規(guī)章制度。必須將檔案管理工作納入日?；ぷ?，促進會計檔案的規(guī)范化、有序化、合理化，明確要求、責任，制定檔案工作管理目標，并建立健全一套檔案管理制度，規(guī)范會計檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使會計檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依。

2.3提高會計工作人員和會計檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)。提高會計檔案的案卷質(zhì)量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化、完整性、真實性整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。會計檔案管理工作人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備業(yè)務(wù)知識和職業(yè)道德素養(yǎng)。因此，各企業(yè)應(yīng)加強對會計工作人員和會計檔案管理工作人員的培訓，樹立職業(yè)責任心和科學管理意識，強化會計檔案管理知識和操作技能作為會計工作人員和會計檔案管理工作人員崗前培訓的重要內(nèi)容，從而提升會計檔案管理質(zhì)量水平，對企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展起到重要作用。

2.4不定期抽查檔案的保管情況。公司財務(wù)負責人或?qū)徲嬝撠熑藨?yīng)不定期對會計檔案進行抽查，包括會計檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類別放好；檔案柜上貼的檔案清單是否與實質(zhì)存放的會計檔案一致、完整，看有沒丟失憑證或賬簿，擺放是否有規(guī)律，是否按時間順序擺放，發(fā)現(xiàn)問題要當場指正并避免類似情況發(fā)生。

3、結(jié)語

總之，會計檔案的收集、征集、整理、保管、保護、鑒定與利用、制度建設(shè)都是不容忽視的。提高會計檔案重要性的認識程度，做好會計檔案的保管工作，使得企業(yè)規(guī)范化、科學化生產(chǎn)經(jīng)營，記錄著企業(yè)真實完整的經(jīng)濟活動。

參考文獻：［1］陳會改.基層國土所檔案管理存在問題與思考［J］.檔案與建設(shè)，2013（8）

［2］杜江華.檔案管理存在的問題和解決途徑［J］.時代報告：學術(shù)版，2013（1）

篇8

一，招投標檔案管理面臨的實際問題

我們通過實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前我國企業(yè)的招投標檔案管理依然存在著以下幾個方面的問題。

問題一：招投標檔案的數(shù)量龐大，給企業(yè)造成嚴重的管理負擔。目前企業(yè)主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)的五十六條所規(guī)定的“招標人或者其委托的招標機構(gòu)應(yīng)當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業(yè)的招投標檔案的保管期限。由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標單位的標書數(shù)量很多，加之缺乏細化的保管期限劃分，已經(jīng)給許多企業(yè)的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時地解決這一問題，必然會給企業(yè)帶來沉重的管理負擔，增加企業(yè)的檔案管理成本，影響企業(yè)的經(jīng)營效益。

問題二：招投標檔案的完整性不夠。一般來說，招投標檔案應(yīng)該是每個招投標項目活動的完整的、系統(tǒng)的歷史記錄，是企業(yè)圍繞著招投標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業(yè)務(wù)活動形成的各種有保存價值文件材料構(gòu)成的有機體系。但是，從目前一些企業(yè)的招投標檔案管理的實際情況看，不完整的問題還是比較嚴重的。

問題三：招投標檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據(jù)筆者的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些企業(yè)的招投標檔案管理依然延續(xù)較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現(xiàn)象嚴重。所以，在查找利用時，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。

問題四：招投標檔案的管理規(guī)范和管理制度不健全。從調(diào)查的企業(yè)情況來看，招投標檔案的管理基本上是無相關(guān)的制度可循，管理人員一般只是憑經(jīng)驗在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業(yè)的檔案管理制度建設(shè)還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投標檔案管理問題的成因分析

1　法規(guī)制度規(guī)定的模糊性和粗放性

我國招投標檔案管理的直接法律和法規(guī)依據(jù)就是《中華人民共和國招投標法》(以下簡稱《招投標法》)和《實施條例》，但這兩個法律法規(guī)文件對招投標檔案的管理所提出的要求和具體規(guī)定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個法律法規(guī)文件中都沒有出現(xiàn)“招投標檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個法律法規(guī)文件的制定者的“檔案管理意識”是比較淡薄的?！墩型稑朔ā分皇窃诘诙藯l中提到“招標人收到投標文件后，應(yīng)當簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標過程應(yīng)當記錄，并存檔備查”?！秾嵤l例》也只是在第三十三條中規(guī)定“招標人應(yīng)當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規(guī)定“[存檔及書面報告]招標人或者其委托的招標機構(gòu)應(yīng)當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規(guī)定，只是給招投標檔案的管理提供了一個非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。

企業(yè)在招標過程中形成的文件資料不一定都具有保存價值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業(yè)的檔案管理成本，降低企業(yè)檔案管理的效益。按照一個招標項目至少有三方參與的法律規(guī)定，企業(yè)要為保存所有沒有中標單位提交的“投標書”負擔高額的管理費用，十五年以上的保管期限的規(guī)定，也會使企業(yè)難以克服檔案庫房空間不足的實際問題。同時，數(shù)量龐大的“招投標檔案”也會使企業(yè)難以用相同的成本投入來切實提高企業(yè)檔案的管理質(zhì)量，招投標檔案的信息化管理水平的提高，更會變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規(guī)規(guī)定，是必須加以改變的現(xiàn)實，否則將會給有關(guān)企業(yè)造成更為嚴重的問題。

2　招標業(yè)務(wù)工作流程中關(guān)鍵性節(jié)點缺乏控制、歸檔范圍不清

就目前而言，一些企業(yè)的招標項目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因為它們沒有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標過程中的關(guān)鍵性“節(jié)點”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”，并最終造成招標項目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業(yè)缺乏對招標項目歸檔文件范圍的必要制度規(guī)定，也是造成招投標檔案完整性受損的重要原因。如果一個企業(yè)在開展招標活動中注意把握好招標活動過程的關(guān)鍵點，如登記、預審、開標、評標和中標等“節(jié)點”，注意做好相關(guān)文件資料的備案管理，確保招投標歸檔文件資料齊全、系統(tǒng)和完整的控制目標，還是可以順利實現(xiàn)的。

3　招投標檔案管理缺乏必要的理論支持和指導

在目前的檔案學應(yīng)用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標檔案管理的文章，而且多數(shù)都是業(yè)務(wù)經(jīng)驗介紹層次的研究成果，很難對目前的國家政策制定和相關(guān)法律法規(guī)及管理制度的完善產(chǎn)生實質(zhì)性的推動作用。有鑒于此，我國企業(yè)的招投標檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學檔案管理理論指導的實踐，包括法律法規(guī)、標準制度的建設(shè)，都會是相對盲目的。為此，強化檔案管理理論的建設(shè)，充實能夠指導企業(yè)招投標檔案管理方面的思想內(nèi)容，是我國檔案學研究者必須直面的一個現(xiàn)實性問題。

4　缺乏成本控制意識，信息化管理水平低

成本／收益比，是每個企業(yè)在經(jīng)營管理活動中都必須要考慮到的一個非常實際的問題。如果沿用現(xiàn)在的招投標檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會給企業(yè)造成較大的管理壓力，如若長期持續(xù)下去，也會造成有關(guān)企業(yè)管理積極性的下降，粗會最終損害國家利益、企業(yè)利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規(guī)定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會造成招投標檔案管理的整體質(zhì)量下降，而且也會給目后的招投標檔案資源的開發(fā)利用帶來不良影響。

基于上述認識，筆者認為目前必須采取切實的改進策略，積極行動起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關(guān)企業(yè)與其采取消極觀望的態(tài)度和被動的行動方案，毋寧率先變革，積極探索招投標檔案的科學、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實踐加以驗證。

三、解決招投標檔案管理問題的基本對策建議

通過研究和分析目前現(xiàn)有的成功經(jīng)驗和有關(guān)新的政策和規(guī)定，我們提出以下幾個方面的解決問題的對策和建議，供企業(yè)在管理招投標檔案的實踐中參考。

1　治標不如治本，國家有關(guān)部門應(yīng)當立即著手修訂《實施辦法》，通過總結(jié)各部門和地區(qū)比較成功的經(jīng)驗、規(guī)定和做法，

進一步明確規(guī)定各種招投標檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續(xù)出臺了一些與招投標檔案管理相關(guān)的政策、行政規(guī)章，其中的一些規(guī)定可以作為我們進行《實施辦法》修訂工作的重要依據(jù)。例如，《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目檔案管理暫行辦法》中所規(guī)定的國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目招投標文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規(guī)定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年，評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年；中標的投標文件(正本)的保管期限為永久；未中標的投標文件，終驗后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》規(guī)定的水利工程建設(shè)項目招投標文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期保存，投標書、資質(zhì)資料、履約類保函、委托授權(quán)書和投標澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標、評標會議文件及中標通知書長期保存?！豆饭こ炭⒐の募牧狭⒕須w檔管理辦法》規(guī)定“招標、投標、租賃文件：由建設(shè)單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標檔案管理辦法》規(guī)定：“大型基礎(chǔ)設(shè)施、市政工程、公共建筑和市級以上重點工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年。未中標單位的投標文件保管期限為半年(自開標之日起計算)”。《湖北省建設(shè)工程招投標交易檔案管理辦法》規(guī)定：“招投標檔案管理人員應(yīng)遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應(yīng)保存五年，重大工程項目招投標檔案應(yīng)保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間”。還有揚州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標檔案管理辦法中做了相應(yīng)的規(guī)定。

根據(jù)上述有關(guān)規(guī)定的精神，企業(yè)的招投標檔案的保管期限可以做如下劃分規(guī)定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年，中標的投標文件(正本)的保管期限為永久，未中標的投標文件，可保存6個月到2年。

2　梳理招投標工作的業(yè)務(wù)流程，明確招投標檔案的形成節(jié)點，實現(xiàn)對招投標檔案的全程控制。各有關(guān)企業(yè)可以根據(jù)自己的招標工作的業(yè)務(wù)活動特點，認真梳理招標工作的業(yè)務(wù)工作流程，明確招投標檔案形成的重要節(jié)點，標明各節(jié)點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。

篇9

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;科研檔案管理;意義;方法

醫(yī)院科研工作作為衡量醫(yī)院整體水平的一項重要指標，其對于促進醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展，尤其是解決臨床疑難病癥，提高整體醫(yī)療水平具有重要價值[1]。故加強醫(yī)院科研工作，尤其對于大型三級甲等醫(yī)院，在促進“科教興院”方面意義非常。科研檔案是科研活動實施過程的文字記錄與實驗依據(jù)，作為醫(yī)院研發(fā)和開展新技術(shù)的重要形式，在一定意義上促進醫(yī)院自有知識產(chǎn)權(quán)成功地轉(zhuǎn)化。實際工作中如何更好地加強科研檔案管理統(tǒng)計工作，對于提高醫(yī)院科研效率，推動醫(yī)院整體發(fā)展意義重大[2]。本研究結(jié)合我院近年在醫(yī)院科研檔案管理統(tǒng)計分析中的經(jīng)驗，提出相應(yīng)管理對策，現(xiàn)報告如下。

一、科研檔案統(tǒng)計管理在促進醫(yī)院科研新項目申報中的價值

醫(yī)院科研新項目申報作為醫(yī)院科研管理中的一個重要環(huán)節(jié)，越來越受到醫(yī)院領(lǐng)導及衛(wèi)生主管部門的重視。尤其在科學技術(shù)是第一生產(chǎn)力的今天，隨著科學事業(yè)的發(fā)展，本院近年來申報的國家級、省級和市級科研項目逐漸增多，且所獲得的科研立項等級、數(shù)量和支助金額檔次升高，以上指標作為醫(yī)院科研事業(yè)發(fā)展的標志，在提高醫(yī)院科研項目申報質(zhì)量及水平，提升醫(yī)院影響力等方面具有十分重要的作用，而有效地做好科研檔案的統(tǒng)計管理在提升科研課題申報質(zhì)量，促使課題按時按質(zhì)按量完成上具有重要作用。首先，科研檔案統(tǒng)計管理能在醫(yī)院科研項目的選題可行性方面提供參考價值[3]。其科研選題是科研立項的敲門磚，明確可行性及社會價值的科研選題，是科研項目是否獲得立項的關(guān)鍵。有效的科研檔案統(tǒng)計管理措施，有利于研究人員對本院既往或前期研究課題的了解，獲得醫(yī)院相關(guān)研究成果，了解本院研究條件及研究優(yōu)勢，為科研選題提供參考。

二、科研檔案統(tǒng)計管理在科研項目實施過程中的價值

獲得立項的科研課題多數(shù)研究周期在2到4年之間，某些重大項目或國家級項目研究周期更長。做好科研項目研究過程中所有數(shù)據(jù)、資料的歸總，對于促使項目研究的順利進行、成果獲得、項目的順利結(jié)題具有重要作用。首先，針對項目實施過程中所形成的檔案資料，如中期檢查報告、階段性成果（階段與專利等）以及項目變更情況及資料，本科項目參與人員的變更情況、項目研究內(nèi)容的調(diào)整以及經(jīng)費預算、使用情況等。確保項目實施過程中原始記錄的真實性和可靠性。以上材料作為項目必須材料，其對項目的完整性，確保項目的順利進行和驗收意義重大。其次，科研檔案統(tǒng)計管理，在促進項目成果轉(zhuǎn)化過程有積極促進意義。因醫(yī)院科研成果形成均需要通過大量的數(shù)據(jù)收集，其中最主要的是病例資料的收集與總結(jié)，其中原始數(shù)據(jù)和資料作為第一手資料，在科研論文撰寫中的作用無可取代。

三、醫(yī)院科研檔案統(tǒng)計管理措施

（一） 提高科研人員加強科研資料歸檔處理意識。針對科研資料與檔案的統(tǒng)計管理意識是，科研人員針對科研檔案科學認識及對檔案管理結(jié)構(gòu)充分信任的過程。對于醫(yī)院科研項目，醫(yī)院科研人員需在日常工作中，加強與科研檔案管理部門的溝通，另外，檔案管理工作人員則應(yīng)積極為科研人員提供全面的可供參考的資料，并增進相互之間的信任感，促使科研人員認識到對科研檔案進行科學規(guī)范化統(tǒng)計管理的價值與意義。

（二）建立健全醫(yī)院科研檔案統(tǒng)計管理制度。通過健全的科研檔案管理制度，可嚴格約束檔案管理過程，進而確?？蒲袡n案管理規(guī)范化和程序化，從而更好地發(fā)揮科研檔案管理的價值。針對醫(yī)院科研資料的管理，在制定醫(yī)院科研檔案管理制度時需結(jié)合本院實際情況、科研能力及所立項項目檔次，明確檔案管理制度中工作人員職責，建立科研檔案資料借閱保密制度，同時為有需要的人員提供便捷借閱檔案資料的途徑。

（三）明確科研檔案歸檔范圍。鑒于多數(shù)科研機構(gòu)科研檔案歸檔困難或不明確問題，為促進檔案歸檔過程的有序性及重點突出，需明確醫(yī)院檔案管理范圍，及時進行所需歸檔檔案分類。

四、總結(jié)

醫(yī)院科研聲譽和能力是醫(yī)院發(fā)展、提高醫(yī)院知名度的重要組成方面，其作為臨床實踐、醫(yī)學研究依據(jù)，并可為教學提供幫助。其中有效的科研檔案統(tǒng)計管理，對于評價科研成果、衡量醫(yī)院科技管理水平，提高醫(yī)療水平具有重要價值。

（項目名稱：醫(yī)院科研檔案管理統(tǒng)計分析與管理對策研究 項目編號：2014RKX065 管理部門：濰坊市科學技術(shù)局，研究起止年限：2014年12月至2015年12月）

【參考文獻】

[1]谷士鵬.試析醫(yī)院科研檔案管理工作.黑龍江檔案，2014，13（2）：143.

[2]高偉偉，時鋼.建立科學的醫(yī)院科研檔案管理機制初探.大家健康，2014，8（5）：313-314.

篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理；部門立卷；實物展示；檔案宣傳；開放利用

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 06-0171-01

一、研究目的和意義

國家教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）中規(guī)定“高校檔案機構(gòu)應(yīng)當采用先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應(yīng)當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管（第三章檔案管理中第二十一條）”、“高校檔案機構(gòu)的管理職責是……編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源……組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作……利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能……(第二章機構(gòu)設(shè)置與人員配備第八條)”。

要達到上述規(guī)定要求，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)與模式已經(jīng)呈現(xiàn)出很大局限性，不能充分適應(yīng)當今時代檔案管理人員對信息的展示、處理、查詢、維護等信息管理習慣和公眾接受信息的習慣。縱觀目前各大高校檔案館或檔案室，在部門立卷、實物展示、檔案宣傳、開放利用等方面，多媒體管理技術(shù)或者難覓蹤跡，或者僅起到少部分展示功能，這完全與信息時代不相匹配。隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案信息越來越多地涵蓋了更多內(nèi)容，由原來單一的文字之外，還包含了圖像、聲音、視頻等多媒體信息。但是，縱觀各大高校檔案館或檔案室，對多媒體技術(shù)的應(yīng)用仍然主要停留在對多媒體檔案的初步采集上，尚缺乏更深層次的應(yīng)用。因此，在檔案管理中如何充分利用多媒體技術(shù)，使檔案管理利用進入到更高層次的發(fā)展階段是高等院校的迫切任務(wù)。

二、研究計劃和主要內(nèi)容

（一）研究計劃：整個實施過程計劃經(jīng)歷三個相互銜接而又交叉進行的階段：通過調(diào)研分析、理論探索，確定研究目標和內(nèi)容，規(guī)劃和設(shè)計信息化時代基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理模式階段；在高校檔案管理實踐中檢驗并不斷改進管理模式階段；項目總結(jié)及形成基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理模式階段。具體實施計劃如下：1.項目的規(guī)劃和設(shè)計階段。主要進行項目的總體規(guī)劃與設(shè)計；調(diào)研分析我國各高校檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題，梳理、總結(jié)已有的工作經(jīng)驗；初步規(guī)劃和設(shè)計基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理工作模式等。2.高校檔案管理工作模式實踐、評價和完善階段。主要完成高校檔案管理工作模式的實踐；高校檔案管理工作模式形成性評價與改進；高校檔案管理工作模式的總結(jié)性評價與修訂。3.確立高校檔案管理工作模式和項目總結(jié)階段。主要進行總結(jié)項目研究取得的經(jīng)驗和成果，形成項目研究報告；形成有推廣價值的高校檔案管理工作模式。

（二）研究的主要內(nèi)容：主要歸納為以下四個方面。

1.部門立卷。在當前的部門立卷工作中，各大高校普遍使用培訓班或者說明書的方式。但是，無論采用哪一種培訓方式，效果都不佳。因此，利用多媒體技術(shù)制作視頻向?qū)к浖_展培訓，能有效地解決以上問題，提高工作效率。多媒體技術(shù)制作視頻向?qū)к浖芸焖僦笇n案員進行文件的立卷，能達到一定的效果。步驟如下：(1)制作：利用攝像機將各種類別的立卷過程分別拍成多媒體視頻。再利用多媒體后期制作軟件premiere或edius、after effects進行后期處理制作成美觀大方，簡潔方便的視頻軟件，若視頻內(nèi)容較多，可借助于office軟件中的powpoint進行各視頻內(nèi)容鏈接，生成.exe文件，實現(xiàn)點播。同時，在制作視頻時，可將符合立卷要求的與不符合要求的操作進行對比示范，加深檔案員的印象，能在一定范圍內(nèi)提高歸檔的質(zhì)量。(2)使用：利用校園網(wǎng)，將多媒體視頻檔案向?qū)旖拥叫@網(wǎng)上，無需安裝其它播放軟件，也可使校內(nèi)人員觀看。這樣使用起來十分的簡單方便。另外，利用多媒體QQ群，在線交流交答疑，可提高檔案員歸檔的效率和質(zhì)量。2.實物展示。目前，由于實物檔案的載體各有不同，形狀不一，很多檔案館(室)都沒有充裕的空間和足夠的裝具來陳列，不得不將實物檔案放之高閣，導致實物檔案的利用率不高。針對這種情況，可利用多媒體技術(shù)用音頻、視頻等多媒體的表現(xiàn)形式，展示各種實物檔案及其背景信息。同時，通過網(wǎng)絡(luò)，利用者可以簡易地了解到整個實物檔案庫存的信息，為利用者提供便利。3.檔案宣傳。高校檔案是學校歷史發(fā)展的見證[1]。是學校管理與教學的真實歷史記錄，是豐富的資源庫。一般來說，現(xiàn)在各高校檔案管理都進入了信息化；也使用了檔案管理軟件?；虼塑浖蔷W(wǎng)絡(luò)版的，不僅僅檔案員可查看，其它校內(nèi)教師或工作人員也可查看。但是查看的內(nèi)容有限，只可查看常規(guī)的內(nèi)容，不能看全貌。因此，充分利用多媒體技術(shù)，可將一些靜態(tài)的典型事例加工制作成動態(tài)的多媒體視頻。方便查詢者了解相關(guān)檔案信息。除此之外，也可購置多媒體的電子展廳，按不同主題將歷史印記用虛擬的參觀功能再現(xiàn)現(xiàn)實。進而擴大了檔案宣傳，增強了檔案的渲染力。4.開放利用。多媒體強大的網(wǎng)絡(luò)交互功能，提高了館藏信息的輸出力，為進一步規(guī)范高校檔案管理的服務(wù)體創(chuàng)造了條件。(1)充分利用多媒體技術(shù)，實現(xiàn)信息檢索技術(shù)個性化。針對不同類目的標識和索引，可以充分利用多媒體技術(shù)進行實現(xiàn)操作的便捷化。(2)利用QQ在線聊天視頻，實現(xiàn)檔案員之間強有效的交互功能。檔案員之間通過語音或視頻，能快速地解決檔案管理之間出現(xiàn)的問題。

三、研究的學術(shù)價值、應(yīng)用價值及社會影響

（一）以石家莊學院檔案管理為例，探討在高校檔案管理中如何廣泛運用多媒體技術(shù)，改善檔案工作管理手段和信息環(huán)境，拓寬高校檔案管理服務(wù)功能等問題，因此研究工作在構(gòu)建新型檔案管理模式方面有一定的理論價值。（二）本課題的研究實踐和成果推廣，不僅僅對石家莊學院的檔案建設(shè)與管理有促進作用，而且對高校檔案管理領(lǐng)域提高多媒體技術(shù)應(yīng)用深度和層次方面具有較強的實踐推廣價值，并促進高校管理信息化進程。

四、研究遇到的問題及尚需深入研究之處

（一）人員的配備。因檔案員的工作較繁瑣，人員太少導致檔案管理效率不高，影響正常的運轉(zhuǎn)。（二）人員的綜合素質(zhì)。檔案管理要經(jīng)常實施、維護、內(nèi)容更新，若檔案員的綜合素質(zhì)跟不上，檔案管理的運作也會陷入尷尬的局面。（三）經(jīng)費問題。利用多媒體技術(shù)制作各類音頻、視頻、向?qū)к浖刃枰度胼^多的資金，若經(jīng)費不到位，也會影響檔案管理的使用效果，降低檔案管理的使用檔次。

參考文獻：

[1]呂杏.信息化時代基于多媒體技術(shù)的高校檔案管理改革與創(chuàng)新.文史博覽(理論),2010(3):55-56