導語：社會保險經(jīng)辦信息歸檔與利用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

2010年以來，四平市社會保險局依法加強檔案管理，2010年以來，四平市社會保險局依法加強檔案管理，在收集歸檔要件上堅持真實性、及時性、規(guī)范性和全面性，使檔案利用率得到大幅度提高，彰顯社會價值、依法維護了參保人員權益。

一、歸檔內(nèi)容必須突出真實性

社會保險服務對象包括城鎮(zhèn)鄉(xiāng)村的所有居民，其覆蓋范圍之廣、經(jīng)辦內(nèi)容之具體、執(zhí)行法規(guī)政策之嚴密、服務保障時間跨度之長、各種信息量之大，都給歸檔內(nèi)容保持真實性帶來很大難度。為保持檔案內(nèi)容的真實性，四平社保局采取的辦法是：1.當日事當日畢，防止歸檔要件混淆雜存。過去曾發(fā)生當日業(yè)務經(jīng)辦結束后，又組織加班加點，錯誤地將加班加點產(chǎn)生的歸檔要件打入第二天歸檔要件中。2.確立“繳費決定參?！痹瓌t，避免歸檔要件虛入。這是常見的問題，過去用人單位和個人辦理參保登記、申保繳費手續(xù)后，即使參保單位和個人沒有繳費到賬，也一律視為已經(jīng)參保。結果很多單位和個人鉆空子，只辦手續(xù)不繳費，不僅累增欠費數(shù)額，更重要的是歸檔要件都是虛入，不能真實體現(xiàn)實際的擴面征繳情況。對此，局下發(fā)文件規(guī)定，用人單位和個人辦理參保登記、申保繳費手續(xù)，必須收到財務“繳費已到賬”通知后，才能予以頒發(fā)社會保險登記證，正式承認參保。3.特殊補繳欠費，錢額可以前移，要件不可前提。這是一個無法規(guī)避的問題，例如，企業(yè)改革前辦了參保手續(xù)但未全額繳費，進入改革程序后，法規(guī)政策要求企業(yè)必須一次性補繳齊全所欠社會保險費。在這種情況下，企業(yè)補繳的欠費額可以前移到辦理手續(xù)時職工個人賬戶欠繳的年月，但業(yè)務經(jīng)辦產(chǎn)生的歸檔要件不可前提，而且必須按照辦結補繳欠費時間收集歸檔，同時讓企業(yè)出具《欠費補繳說明》，企業(yè)、社保、政府三家簽字認可。這樣，就可以體現(xiàn)歸檔要件的求實求是特質(zhì)。4.事前布局、事中掌握、事后及時收集。事前布局，就是通過研究探討，確定每個經(jīng)辦環(huán)節(jié)應該歸檔立卷的基本要件名錄；事中掌握，就是要求兼職檔案管理員注重看護要件名錄上的資料文件，不能發(fā)生人為地損壞或遺失；事后收集，是要求兼職檔案管理員結點時間到后，及時收集管理歸檔要件，重要的是要保持文件資料的互相聯(lián)系、銜接有序、內(nèi)容完整、真實有效。

二、收集歸檔要件必須突出及時性

1.經(jīng)辦流程必須依法制定。嚴格按照國家和省頒布的法律法規(guī)政策制定經(jīng)辦流程，依據(jù)法律法規(guī)政策細化操作規(guī)程，達到依法規(guī)范操作，避免制式上與程序上的不一致。2.制度必須覆蓋經(jīng)辦每個細節(jié)。用制度強調(diào)收集要件資料文件的及時性和不可違逆性，規(guī)范運行，標準化管理。讓檔案管理工作每一步都有規(guī)矩和講究。力保歸檔要件真實性、及時性、規(guī)范性和全面性。3.開展業(yè)務培訓，提高業(yè)務水平。八年多來，每周都有一次集中培訓，每季度都有一次業(yè)務考試，每月都有一次窗口優(yōu)質(zhì)服務標兵評比，這一系列活動，提高了整體經(jīng)辦水平，使操作誤差率降至規(guī)定的0.5‰限度之下，為及時收集歸檔要件減少了障礙。

三、強調(diào)要件歸檔方法的規(guī)范性

要件歸檔的規(guī)范性，決定檔案內(nèi)容證鑒作用的可靠性，應該嚴格按照國家標準和統(tǒng)一的方式方法進行規(guī)范，對實踐證明的不適用的辦法，要積極創(chuàng)新，革故鼎新，爭取最大的一致性。一是檔案利用渠道創(chuàng)新與規(guī)范。除了重新規(guī)定紙質(zhì)利用渠道的標準，還增加了計算機網(wǎng)絡送達影像檔案資料、圖片檔案資料查閱、影像檔案資料查閱等及其操作標準。二是拓寬檔案利用范圍和查閱規(guī)范性動作標準，改變只提供退休人員檔案的單一查閱，增設了文書檔案查閱、業(yè)務經(jīng)辦檔案查閱、財會管理檔案查閱、大事記影像視頻檔案查閱等及其操作標準。三是創(chuàng)新特定檔案利用方式。為適應財務檔案查詢?nèi)舜沃鹉暝龆嗟内厔?，在沒有成功先例可循情況下，進行了財務原始憑證手工錄入工作，并根據(jù)查詢規(guī)律確定重點年度優(yōu)先錄入。

四、收集歸檔內(nèi)容必須體現(xiàn)全面性

事實證明，歸檔內(nèi)容范圍越廣，檔案利用率就越高，社會利用價值就越大。所以，在科學嚴謹?shù)那疤嵯?，收集歸檔內(nèi)容范圍應突出全面性。以四平社保局為例，最早的檔案管理只涉及退休人員，從企業(yè)接收退休人員檔案，實施專項服務管理。隨著社會保險制度改革的深入和市場經(jīng)濟體制的逐步完善，社會保險體現(xiàn)社會化特性的需求愈發(fā)急迫，經(jīng)過八年的改革，檔案的收集內(nèi)容范圍由原來的一類，變成五類，歸集時間從1985年至2016年，跨度為31年。幾年來，由于有大量翔實的檔案歷史資料存在，為市委、市政府共處理歷史遺留及信訪難題130余件，提高了檔案社會利用價值，加大了服務力度，滿足了社會各界社保檔案的利用需求。

作者:劉琳 單位:四平市社會保險檔案管理中心