導(dǎo)語：如何才能寫好一篇公司檔案管理細則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)工作，入職以來我深深地感受到了公司各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視。在公司的全年第二次工作會議中，把檔案管理工作納入了公司下半年工作任務(wù)中，也使我這名新入職的檔案管理員感到了自己下半年的工作任務(wù)的嚴(yán)峻性。我將努力在最短的時間內(nèi)完成領(lǐng)導(dǎo)提出的工作目標(biāo)。使公司檔案管理工作向規(guī)范化、專業(yè)化方向再邁上一步，做到檔案管理工作與公司的發(fā)展同步。

現(xiàn)將檔案管理做如下工作計劃，請領(lǐng)導(dǎo)指正。

一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學(xué)習(xí)了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構(gòu)、部門設(shè)置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內(nèi)容，同時結(jié)合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內(nèi)目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務(wù)。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內(nèi)目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領(lǐng)導(dǎo)及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎(chǔ)，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責(zé)；3檔案類目設(shè)置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀(jì)律與處分；修訂完成后報部門領(lǐng)導(dǎo)進行審批，之后將根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見修改后的修訂版報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。(此項工作預(yù)計在9月下旬完成)。

    四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內(nèi)目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

在 10月、11月進行檔案管辦法的試行工作，希望能夠通過兩個月的短暫試行，發(fā)現(xiàn)一些檔案管理方面存在的問題，進而為下一輪的修訂工作做準(zhǔn)備。

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Abstract： Combined with the practice of constructing environment-protection engineering of Chongqing Shizhu Power Plant， this paper puts forward the idea of planning environment-protection engineering， and summarizes the plan and implementation based on the experience of power engineering construction project management， providing reference for other thermal power project construction.

關(guān)鍵詞： 火電項目；環(huán)保精品示范工程；管理策劃

Key words： thermal power project；environment-protection demonstration project；management and plan

中圖分類號：TM612 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）11-0079-02

1 創(chuàng)精品策劃的必要性

電力工程在投產(chǎn)后能否持續(xù)穩(wěn)定地運行與工程建設(shè)質(zhì)量直接相關(guān)，工程建設(shè)質(zhì)量又與其建設(shè)過程中的策劃、實施狀態(tài)有關(guān)。為強化基建全過程質(zhì)量管理，規(guī)范工程建設(shè)管理行為，提高參建單位創(chuàng)精品意識，重慶石柱發(fā)電廠新建工程項目（以下簡稱石柱項目）將管理關(guān)口提前，于項目開工前對工程建設(shè)各項內(nèi)容進行策劃，提出管理思路、確定管理目標(biāo)、制定管理措施。

2 創(chuàng)精品策劃的模式

創(chuàng)精品目標(biāo)通常以質(zhì)量指標(biāo)、進度指標(biāo)、安健環(huán)指標(biāo)、經(jīng)濟指標(biāo)、環(huán)保指標(biāo)、檔案管理指標(biāo)、考核指標(biāo)、綜合管理指標(biāo)等進行描述，石柱項目按照上述目標(biāo)進行分解，制定不同的創(chuàng)精品管理措施。通過整合工程建設(shè)資源和管理力量對各分解目標(biāo)、措施進行統(tǒng)籌融合，以達到局部創(chuàng)精品向整體創(chuàng)精品過渡的目的。

創(chuàng)精品策劃模式通常包括以下幾個方面：分析工程特點，確定創(chuàng)精品目標(biāo)；建立組織機構(gòu)，成立創(chuàng)精品領(lǐng)導(dǎo)小組；成立創(chuàng)精品考核小組；建立和完善工程創(chuàng)精品管理機制；實施過程監(jiān)控和持續(xù)改進；堅持全過程創(chuàng)精品。

3 創(chuàng)精品實施的主要內(nèi)容

3.1 創(chuàng)精品實施總則 工程概況：項目所處地，機組型式與容量，項目基本情況介紹，廠區(qū)總平面圖等。

工程建設(shè)目標(biāo)：對工程的基本定位，即建設(shè)一個什么樣的工程，明確爭創(chuàng)國內(nèi)或者行業(yè)獎項；細化工程建設(shè)的質(zhì)量目標(biāo)、安全目標(biāo)、環(huán)保目標(biāo)、形象目標(biāo)。

工程建設(shè)總思路：確定工程管理總體思路，細化設(shè)計管理思路、質(zhì)量管理思路、工期管理思路、工程造價管理思路、安健環(huán)管理思路等。

創(chuàng)精品機構(gòu)組織機構(gòu)及職責(zé)：成立以項目公司基建領(lǐng)導(dǎo)為組長，以項目公司總工、監(jiān)理總監(jiān)、設(shè)計院設(shè)總及各參建單位項目經(jīng)理為副組長，以項目公司各部門主任為成員的創(chuàng)精品領(lǐng)導(dǎo)小組，全面統(tǒng)籌、負責(zé)創(chuàng)精品工作。成立以安全管理、建安質(zhì)量、調(diào)整試驗、技術(shù)指標(biāo)、檔案管理、綜合管理為內(nèi)容的六項考核小組，通過量化、細化各項管理內(nèi)容指標(biāo)，對工程建設(shè)全過程進行管理考核。成立以外聘專家為主要成員的創(chuàng)精品顧問小組，發(fā)揮專家人才庫的優(yōu)勢。

3.2 安健環(huán)管理 安全管理總體目標(biāo)：根據(jù)國家、行業(yè)、集團的安健環(huán)方針，結(jié)合工程實際制定安健環(huán)管理總體目標(biāo)，分解為安全管理目標(biāo)與文明施工管理目標(biāo)。

建立健全安全保證體系和安全文明施工監(jiān)督管理體系。明確總經(jīng)理、總工、總監(jiān)、各項目經(jīng)理的安全生產(chǎn)責(zé)任。成立由項目公司總經(jīng)理為主任、各參建單位項目經(jīng)理為副主任、其余相關(guān)人員為成員的施工安全委員會。監(jiān)督完善項目工程安全教育工作流程、安全會議工作流程、安全監(jiān)察工作流程，并保證其正常運轉(zhuǎn)。

制定危險源辨識及控制體系，做好重大危險源評估和登記，制定應(yīng)急預(yù)案，成立重大危險源監(jiān)督管理小組和技術(shù)指導(dǎo)小組。制定規(guī)則制度及實施細則，嚴(yán)格管理安全培訓(xùn)、現(xiàn)場消防、緊急聯(lián)絡(luò)、安全防護、高處作業(yè)、放射源作業(yè)、有毒害作業(yè)、三廢處理、粉塵作業(yè)、密閉容器作業(yè)等要點，制定安全文明施工獎懲、考核體系。

3.3 設(shè)計管理 完善設(shè)計管理體系，由總工負責(zé)總體設(shè)計管理，明確各參建單位設(shè)計管理職責(zé)：監(jiān)理單位組織圖紙會審，提出設(shè)計優(yōu)化意見；施工單位參加會審，完成二次設(shè)計；設(shè)計單位做好設(shè)計配合、出圖及設(shè)計交底；工程部做好提資、設(shè)計配合、圖紙催交、參加會審等工作。

3.4 工期管理 建立進度控制體系，明確各部門職責(zé)，協(xié)調(diào)解決影響工程進度的重大問題；制定工期管理保障措施及管理流程圖，規(guī)范管理工期進計劃的審批；嚴(yán)格過程控制，制定圖紙、設(shè)備、資金、人力、機具的保證措施，完善提高風(fēng)險管控能力的應(yīng)對措施。

3.5 質(zhì)量管理 質(zhì)量管理以集團公司精品示范工程及集團公司基建工程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及工藝要求為樣板，打造集團公司同類型機組的標(biāo)桿。制定各類工藝質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并要求施工單位制定實施細則，充分開展二次設(shè)計，以達到工藝質(zhì)量創(chuàng)精品的要求。明確工程總體質(zhì)量目標(biāo)，明確爭創(chuàng)國內(nèi)、行業(yè)獎項。對比國內(nèi)同類型機組先進生產(chǎn)指標(biāo)，制定重點指標(biāo)控制措施。

3.6 物資管理 根據(jù)工程建設(shè)實際，項目公司各部門、各參建單位、監(jiān)造單位明確責(zé)任，制定設(shè)備招標(biāo)管理、乙控甲供物資招投標(biāo)管理、甲供乙委物資招投標(biāo)管理、設(shè)備監(jiān)造催交管理、設(shè)備物資現(xiàn)場管理相關(guān)控制措施。

3.7 檔案管理 依據(jù)《檔案法》和國家、地方、行業(yè)有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本工程實際，制定檔案管理制度。明確檔案管理責(zé)任，落實檔案管理職責(zé)，重視檔案的過程管理，制定檔案流轉(zhuǎn)流程。制定檔案的形成、歸檔，竣工文件的驗收和移交的保障措施。

3.8 綜合管理 對工程管理所涉及的合同管理、技經(jīng)管理、財務(wù)管理、監(jiān)察審計管理、人力資源管理、黨群管理也進行相應(yīng)的策劃，全方位保障工程建設(shè)。

4 創(chuàng)精品策劃與實施編制路線

通過對石柱項目創(chuàng)精品策劃與實施工作進行總結(jié)，歸納整理出創(chuàng)精品策劃與實施編制路線，為火電項目創(chuàng)精品提供有價值的參考。

創(chuàng)精品策劃與實施編制路線：分析工程特點，確定創(chuàng)優(yōu)目標(biāo)建立組織機構(gòu)，成立創(chuàng)精品領(lǐng)導(dǎo)小組立足工程實際，突出工程亮點，編制創(chuàng)精品策劃初稿與參建單位共同審查，宣貫創(chuàng)精品理念，完善策劃報上級單位審核批復(fù)（N立足工程實際，突出工程亮點，編制創(chuàng)精品策劃初稿）Y印刷出版，下發(fā)執(zhí)行由施工單位根據(jù)創(chuàng)精品策劃，制定工藝質(zhì)量保證措施，開展二次設(shè)計，堅持樣板引路，編制創(chuàng)精品實施細則堅持全過程創(chuàng)精品，實施過程監(jiān)控和持續(xù)改進，檢驗細則是否適應(yīng)工程實際（N由施工單位根據(jù)創(chuàng)精品策劃，制定工藝質(zhì)量保證措施，開展二次設(shè)計，堅持樣板引路，編制創(chuàng)精品實施細則）Y通過全過程持續(xù)改進，達到全過程控制的效果，達到創(chuàng)精品策劃對工程建設(shè)的指導(dǎo)、推進作用。

5 結(jié)束語

創(chuàng)精品是電力行業(yè)發(fā)展的需要，也是縮小與國際水平差距的重要舉措，石柱項目通過創(chuàng)精品的策劃與實施，策劃于前期、貫穿于過程、著眼于細節(jié)，不斷優(yōu)化提升，打造出12項“人無我有，人有我新，人新我特”的工程亮點，在行業(yè)內(nèi)處于領(lǐng)先水平。

參考文獻：

[1]黃文鋒.創(chuàng)建火電廠精品工程檔案探析[J].中國檔案，2010，（11）.

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鑒于以上現(xiàn)象和問題，股份制上市公司應(yīng)該采取以下措施著手解決現(xiàn)有檔案管理問題。

1.建立健全檔案管理制度

檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導(dǎo)原則，建立層層把關(guān)的檔案管理體系，規(guī)劃好檔案管理的總體要求，制定好各類檔案的管理辦法和實施細則，并指定專業(yè)人員進行管理。另外，還要規(guī)范檔案借閱手續(xù)，防止檔案的損壞和流失。健全的檔案管理制度規(guī)范包括：(1)立卷歸檔制度，包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求等；(2)檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設(shè)備管理措施等；(3)檔案保密制度，包括檔案的保密措施及對檔案人員的保密要求等；(4)檔案利用制度，包括利用范圍、方式、要求、批準(zhǔn)手續(xù)等；(5)檔案人員崗位責(zé)任制，包括檔案人員的具體職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核和獎懲措施等。建立完善的管理體制，由大股東檔案機構(gòu)代之收集大部分企業(yè)的行政管理檔案，進行整理、保管、統(tǒng)計和提供利用工作，因此在構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)體制中要注意抓好檔案文件材料的收集整理和歸檔工作。檔案事務(wù)所、檔案保管中心等檔案中介服務(wù)機構(gòu)需要擴充發(fā)展和加以規(guī)范監(jiān)督。監(jiān)管部門和中介機構(gòu)要確定企業(yè)檔案信息來源的合法渠道，在產(chǎn)權(quán)體制改革中提供檔案利用服務(wù)。還要注意收集、管理好改革過程中形成的檔案。與此同時，要提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作的質(zhì)量及水平?？傊鶕?jù)形勢的發(fā)展，逐步建立和完善企業(yè)檔案法規(guī)制度，必須轉(zhuǎn)換機制、轉(zhuǎn)變職能，打破原有的管理模式，推進股份制企業(yè)檔案工作實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化、法制化。因此要積極發(fā)揮檔案信息交流主渠道的優(yōu)勢，將科技資料、信息情報及庫存檔案實行統(tǒng)一管理，設(shè)立多功能、海量信息存儲和信息類型多樣的擁有綜合管理職能的檔案信息中心。

2.加快檔案信息化建設(shè)

部分股份制企業(yè)在無約束機制時檔案的移交接收非常困難，檔案種類不齊全、收集不完善、程序不標(biāo)準(zhǔn)。因此要加快檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，加大檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的推行力度，要更新管理方法，使其逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化，改變單一的手工檢索和服務(wù)方式，逐步實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)，適應(yīng)市場經(jīng)濟的需要，建立跨企業(yè)、跨地區(qū)的檔案信息開發(fā)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)目錄中心，形成信息開發(fā)體系，發(fā)揮體系的整體功能。檔案管理工作的技術(shù)手段和條件是提高檔案管理工作效率、確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件，是檔案管理工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。首先要對檔案目錄進行數(shù)據(jù)錄入、打印裝訂，實現(xiàn)紙質(zhì)目錄與電子目錄配套保存使用。由于歷史原因，檔案目錄的傳統(tǒng)裝訂方法采用的是手工填寫、賬本式裝訂，經(jīng)過長時間的翻閱，容易造成檔案目錄字跡模糊、紙張破損。另外，因手工填寫字跡潦草、難以辨認，給檔案的開發(fā)和利用造成很大不便，給檔案資料的查找?guī)砗艽罄щy。針對此種狀況，應(yīng)在檔案信息系統(tǒng)建設(shè)中加以改進，組織人員對所有檔案目錄進行數(shù)據(jù)錄入、校對、打印和裝訂工作。重新裝訂后的檔案目錄實現(xiàn)了紙質(zhì)目錄與電子目錄相配套，查閱方便、準(zhǔn)確、快捷，提高了檔案利用效率，給檔案的開發(fā)和利用創(chuàng)造了便利條件，為檔案數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。

3.設(shè)置專門的檔案管理部門

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關(guān)鍵詞：體檢檔案　管理　對策

健康是社會和個人的資源。各級政府和人民群眾越來越認識到身體健康的重要性，同時隨著社會保障體系的不斷完善，我們體檢工作任務(wù)越來越繁重，我中心自2006年成立體檢中心以來，擔(dān)負著上級部門要求的參合農(nóng)保健康體檢、城鎮(zhèn)醫(yī)保健康體檢、學(xué)生體檢、食品和公共場所從業(yè)人員的健康體檢、工礦企業(yè)體檢和婦女健康促進工程、兩癌篩查等任務(wù)，2010年的體檢人數(shù)已達到3萬余人，面對形成的如此眾多龐大的體檢檔案，如何進行管理已成我們檔案工作者需要面對和思考的問題?，F(xiàn)對此談幾點粗淺的看法。

1.存在的現(xiàn)狀

目前，醫(yī)院其它門類的檔案管理制度較為健全，但是對近幾年形成的體檢檔案的管理制度還有欠缺，加之檔案人員意識不夠強，經(jīng)驗不足，檔案軟件信息化的利用不夠，科技手段未能在體檢檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用，與醫(yī)院的快速發(fā)展差距較大[1]。具體表現(xiàn)在以下方面：

1.1重要性認識不足，相關(guān)制度不夠健全，工作人員意識淡薄

由于體檢檔案制度的欠缺，做體檢的人員往往重視體檢工作，而忽視體檢后形成的健康檔案的管理工作。有的為圖方便，甚至將檔案材料隨意堆放，造成材料的丟失或損壞；有的因意識不強，在體檢檔案形成過程中存在、漏交、補交等現(xiàn)象，諸此種種，不僅影響檔案質(zhì)量，還給以后的查閱利用帶來了隱患。

1.2業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，專業(yè)知識薄弱

中心的檔案人員都是半路出家，多數(shù)還是兼職，且進修和培訓(xùn)的機會不多，所以業(yè)務(wù)水平和知識理論都不夠高，對健康檔案的歸檔范圍把握不是很準(zhǔn)確，導(dǎo)致歸檔質(zhì)量不高。

1.3 信息化程度不高，硬件條件差

目前我中心的檔案專業(yè)軟件與體檢工作專業(yè)軟件各自成塊，單機操作，不能共享信息，檔案歸檔的信息化還是處于基本的簡單錄用、從手寫歸檔案卷到計算機打印的起步階段，無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高。

2.建議與對策

2.1領(lǐng)導(dǎo)重視，提高各類人員對檔案管理工作重要性的認識

2.1.1檔案是人類的寶貴財富，也是醫(yī)院的重要的資源之一。中心負責(zé)人應(yīng)提高認識，重視檔案工作，將檔案工作納入中心的年度計劃和各科室的工作職責(zé)，并根據(jù)上級部門的檔案考核細則，層層細化，逐條分解，制定適合本單位的檔案管理制度和考核細則，并進行定期考核評價。

2.1.2普及檔案知識。通過中心OA內(nèi)網(wǎng)上的教育園地，以集中學(xué)習(xí)和個人自學(xué)相結(jié)合，組織相關(guān)人員認真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、浙江省實施《中華人民共和國檔案法》辦法、《寧波市檔案工作條例》、《醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》等檔案相關(guān)法律法規(guī)，營造學(xué)習(xí)的氛圍、宣傳檔案的重要性。

2.2 改善硬件條件

重新規(guī)劃體檢中心的業(yè)務(wù)用房，設(shè)立體檢檔案專門的存放地點，按照體檢種類進行分類存放，規(guī)范管理。

2.3加快檔案管理方面的人才培養(yǎng)，以提高管理人員的素質(zhì)和水平

2.3.1加大中心檔案人才的培養(yǎng)和引進。通過全員競聘，將真正熱愛檔案工作的優(yōu)秀人才充實到檔案管理工作崗位上，以實現(xiàn)人盡其才，才盡其用，提高檔案隊伍的整體實力。

2.3.2加強檔案人員的培訓(xùn)。定期邀請上級檔案部門的專業(yè)技術(shù)人員來中心講座，鼓勵檔案人員積極參加繼續(xù)教育和檔案部門組織的各類專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷增強個人的技能和專業(yè)水平，提高其綜合素質(zhì)。

2.3.3提高檔案人員的工作自覺性，將平時收集和年終歸檔結(jié)合起來，體檢中心的檔案人員加強平時的收集工作，中心的綜合檔案專職人員從辦公室坐等接收轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃由祥T催收，指導(dǎo)體檢檔案的錄入、收集工作，各部門檔案人員協(xié)同配合，從源頭上把握檔案收集的完整性。

2.4加強信息化工程建設(shè)，以實行信息資源共享

通過建設(shè)體檢信息系統(tǒng)，將先進的信息處理技術(shù)應(yīng)用于體檢的業(yè)務(wù)管理中，進一步提高體檢質(zhì)量，并使之成為醫(yī)院信息化建設(shè)的一個重要組成部分[2]，為早日實現(xiàn)體檢中心的醫(yī)療平臺和檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)互通打下基礎(chǔ)。

2.5依據(jù)上級部門的檔案考核細則，參照文書檔案的歸檔要求，制定完善體檢中心檔案工作制度，明確體檢檔案的分類大綱、編目方法和具體歸檔范圍。

分類大綱：體檢檔案為T，保管期限為永久。

分兩級目錄，一級目錄為T；再以類別為單位，二級目錄為參合農(nóng)保健康體檢T1、城鎮(zhèn)醫(yī)保健康體檢T2、學(xué)生體檢T3、食品和公共場所從業(yè)人員的健康體檢T4、工礦企業(yè)體檢T5、婦女健康促進工程T6、兩癌篩查T7，以此類推。

每種類別以村或公司為單位進行整理、裝盒、編號，參照文書檔案的歸檔方法將紙質(zhì)資料進行規(guī)范整理；非紙質(zhì)按年度進行光盤刻錄備份，按光盤檔案規(guī)范整理。

體檢檔案是醫(yī)院檔案的重要組成部分，更是人民群眾預(yù)防疾病，保持身體健康的重要參考資料。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將此項工作納入議事日程，加以重視，建立健全體檢檔案的各類制度，檔案工作人員應(yīng)加強學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)，改革創(chuàng)新，更新檔案觀念，為實現(xiàn)體檢檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化而貢獻自己的力量。

參考文獻：

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    。

    3.財務(wù)報告類:月度、半年、年度財務(wù)報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明,各類審計評估報告,財務(wù)情況說明書)、其他財務(wù)報告。

    4.其他類:年終結(jié)轉(zhuǎn)資料,會計科目和建賬資料,評估資料,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,納稅申報及相關(guān)稅務(wù)批復(fù)資料,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料,工作移交清冊,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。

    二、檔案管理職責(zé)

    財務(wù)部負責(zé)紙質(zhì)會計檔案歸檔前的統(tǒng)一管理。具體職責(zé)為:負責(zé)制定和完善會計檔案管理辦法,負責(zé)記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配,負責(zé)會計檔案的裝訂、保管與安全,負責(zé)向公司檔案部門統(tǒng)一歸檔,負責(zé)接口審計檔案及其它部門的調(diào)閱需求。

    三、會計檔案整理及裝訂

    1、會計憑證整理和裝訂

    會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)。

    (1)檔案管理人員將從票據(jù)稽核人員處接收到的原始票據(jù)、發(fā)送清單與電子影像進行三者核對一致后,將與之對應(yīng)的會計憑證打印,形成一套完整的紙質(zhì)會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據(jù)、財輔表單)后,按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。

    (2)整理過程中需對憑證進行手工調(diào)整,憑證及其附件均應(yīng)按A4紙縱向疊放,避開憑證裝訂線,避免需要翻閱的內(nèi)容被裝訂導(dǎo)致憑證無法查閱的現(xiàn)象,盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內(nèi)。

    (3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統(tǒng)中打印出,清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。

    (4)檔案管理人員根據(jù)清單將憑證順序整理并分冊,注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續(xù),每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據(jù)厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂,但不得與其他會計憑證混裝。

    2、會計賬簿整理和裝訂

    (1)財務(wù)部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印,并將打印完畢的賬簿分類擺放。

    (2)將已按順序排列的賬簿根據(jù)頁碼按每本200頁進行裝訂,日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面,注明賬簿性質(zhì),分冊序號,賬簿所屬主體等信息。

    3、會計報表整理和裝訂

    (1) 會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務(wù)負責(zé)人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、報表附注的順序整理好

    (2)裝訂后在會計報表上附封面,并注明報表所屬期間、主體等信息。

    4、其他檔案整理和裝訂

    (1)銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,審計評估報告,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理

    會計檔案需整理至統(tǒng)一規(guī)格。接收前已裝訂成冊的其他檔案,會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔,其他會計檔案需整理為和會計賬簿統(tǒng)一規(guī)格。

    銀行存款余額調(diào)節(jié)表,對賬資料及差異處理報告,預(yù)算資料;會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊按年立卷。

    (2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面,并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。

    (3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統(tǒng)中觸發(fā)歸檔事項,同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。

    四、會計檔案保管

    1、會計檔案保管時間規(guī)定

    會計憑證由財務(wù)部統(tǒng)一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作,期滿后向公司檔案管理部門進行移交。

    2、會計檔案保管要求

    (1)建立專門的紙質(zhì)會計檔案庫,作為紙質(zhì)會計檔案的存放地點。

    (2)會計檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、透光,并有適當(dāng)?shù)牟殚喛臻g。

    (3)會計檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災(zāi)隱患的物品 ,進入檔案庫房嚴(yán)禁攜帶火種及易燃、易爆、易潮、易腐蝕物品。檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁使 用明火,嚴(yán)禁吸煙,除照明用電外,嚴(yán)禁使用與檔案保護無關(guān)的用電設(shè)備。 (4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好,檔案室的鑰匙僅檔案員配備,其他人員不得私自配備鑰匙

    。

    (5)所有紙質(zhì)會計檔案以盒為基本保管單位,裝盒上架,檔案冊封面應(yīng)加蓋財務(wù)專用章。檔案需在固定劃分的區(qū)域上架擺放,并按照年份、類型和憑證號排列整齊。

    五、會計檔案借閱

    1、會計檔案借閱適用于在財務(wù)部保管的會計檔案。

    2、會計憑證借閱主要用于公司內(nèi)部審計、外部審計及相關(guān)檢查。借閱人在系統(tǒng)中提交借閱申請,同時向檔案管理人員提交部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的紙質(zhì)申請表,檔案管理人員將紙質(zhì)申請表與電子申請核對一致,調(diào)出對應(yīng)的會計檔案供借閱人查閱。

    3、如需特殊原因需外借檔案,外借時間原則上不能超過15天,如超過規(guī)定時間需要再次辦理借閱手續(xù)。

    4、檔案管理人員對于取出調(diào)閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統(tǒng)中觸發(fā)檔案的歸還事項。非檔案管理人員不得進入檔案室。

    5、 公司內(nèi)部員工借閱會計報表需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

    6、嚴(yán)禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應(yīng)對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。

    六、會計檔案移交

    當(dāng)年形成的會計檔案,在年度終了后,由會計檔案管理人員保管一年,期滿向公司檔案部門移交,同時編制移交清冊一式兩份,交接雙方清點無誤后,雙方領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人在移交清冊上簽字蓋章,各存一份。

篇6

一、正確處理檔案利用與保密的關(guān)系

檔案的利用與檔案的保密工作二者之間存在一定的矛盾，卻又相互統(tǒng)一，企業(yè)管理人員需要明確的認識一下兩點：第一點就是檔案的利用，將檔案轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，使之能為企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟利益，不然檔案只能被視作企業(yè)歷史進程的遺留，沒有任何意義。第二點就是檔案具有一定的機密性，檔案會記錄企業(yè)的客戶資料、產(chǎn)品內(nèi)涵等多方面內(nèi)容，一旦檔案中的內(nèi)容丟失被不良商家竊取，那么會對本企業(yè)造成不可估計的損失，檔案可以說是企業(yè)生存的命脈，一旦丟失造成嚴(yán)重后果，很可能導(dǎo)致企業(yè)會退出市場競爭的舞臺。所以相關(guān)的工作人員，要明確檔案存在的價值，又要通過合理的方法實現(xiàn)檔案的價值，同時要做好相應(yīng)的防護工作，保證檔案具有高度的保密性。

以某企業(yè)為例，工作人員對于檔案的管理工作太過于單一，只是對檔案進行整理和存放，受到傳統(tǒng)的檔案管理方式的影響，沒有將檔案的價值絲毫的發(fā)揮出來。在經(jīng)濟體制不斷完善，市場競爭越來越為激烈的今天公司檔案工作者逐漸轉(zhuǎn)變觀念，在“感恩做人，敬業(yè)做事”的宗旨指導(dǎo)下，轉(zhuǎn)變工作思路，積極謀劃檔案利用效能為企業(yè)創(chuàng)造價值，在嚴(yán)格遵守保密制度的同時，轉(zhuǎn)變工作職能，一邊為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)好，一邊在企業(yè)專利注冊、貨款回收、法律援助等方面提供有價值的檔案資料，檔案利用率每年都在80%以上，間接創(chuàng)造經(jīng)濟效益近千萬元。

二、明確范圍，完善機制，使檔案利用在規(guī)范安全的軌道上追求經(jīng)濟效益最大化

1.界定保密范圍。嚴(yán)格界定涉密檔案與非涉密檔案，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內(nèi)提供利用，哪些還不能提供利用，使涉密檔案提供利用工作按照解密的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化進行，不能一味追求檔案的可利用價值而放開范圍。設(shè)立嚴(yán)格保密等級，并根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級，只有確定了檔案的密級，才能讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，為行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、銷售、后勤等不同單位提供不同層次的檔案資源，變“死檔”為“活檔”，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟和社會效益。

2.完善工作機構(gòu)。為了更好地統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，管理、協(xié)調(diào)、監(jiān)督公司各單位、各部門的保密工作，成立保密領(lǐng)導(dǎo)小組，并由公司黨委領(lǐng)導(dǎo)主管，擔(dān)任保密領(lǐng)導(dǎo)小組組長，相關(guān)部門負責(zé)人為保密領(lǐng)導(dǎo)小組成員。保密工作日常事務(wù)由公司辦公室承擔(dān)。同時明確公司職能部門為保密要害部門，檔案中心就是保密的主陣地，進一步規(guī)范了保密管理工作，也規(guī)范了保密的體制機制，收到了較好的成效。為公司健康持續(xù)發(fā)展提供了有力保障。

3.規(guī)范內(nèi)部管理。為了更好地維護企業(yè)檔案的完整性與安全性，按照系統(tǒng)性、完整性、嚴(yán)密性和精練、可操作性的原則，補充完善了一系列檔案管理制度，，將公司的行政、財務(wù)、科技、基建、職工檔案等檔案統(tǒng)一管理，并建立了一系列檔案管理制度，如：檔案登記統(tǒng)計管理制度、檔案管理保密制度、檔案鑒定與銷毀制度、文書檔案管理制度、科技檔案管理制度、會計檔案管理制度、平時歸卷制度、檔案查借閱利用制度、職工檔案管理制度等。

三、加強隊伍建設(shè)和對涉密載體、涉密人員的管理

1.檔案管理人員的素質(zhì)。多年檔案工作經(jīng)歷使我體會到，擔(dān)負利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)，否則就談不上利用創(chuàng)造價值。提高檔案管理人員素質(zhì)應(yīng)從以下幾方面入手：一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和為企業(yè)創(chuàng)造效益的意識，愛崗敬業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保密的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素養(yǎng)，要不斷有計劃、有重點地充實自己新的知識內(nèi)容，利用工作的規(guī)律，尋求利用檔案創(chuàng)造效益的“金點子”和新思路。

篇7

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 問題 對策

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作，作為對企業(yè)的歷史記載，可以說檔案管理工作是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發(fā)達不竭的動力。隨著我國改革開放深入和國力增強，以技術(shù)輸出為主的國外工程項目日漸增加。作為工程項目的重要組成部分，檔案管理工作的重要性越來越突出 。針對海外工程檔案管理工作現(xiàn)狀，深入剖析當(dāng)前檔案管理存在的問題，提出解決良策，以便更好的服務(wù)于企業(yè)的中心工作，助力企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”再上新臺階。

檔案管理工作中存在的問題

一是思想觀念上存在傳統(tǒng)意識。長期以來，相當(dāng)一部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認識 都存在一些誤區(qū)，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付利用就行了。輕視檔案工作的思想都表明了一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

當(dāng)今社會，檔案事業(yè)發(fā)展的諸多問題，沒有現(xiàn)成的答案，也沒有任何經(jīng)驗可以借鑒。只有解放思想、更新觀念、大膽嘗試，才能在探索中前進，在創(chuàng)新中發(fā)展。

二是檔案管理無法完全與現(xiàn)代電子信息技術(shù)對接。目前，檔案管理基本上建立了信息系統(tǒng)，但是文件處理和檔案管理在傳送過程中仍然存在著問題，與企業(yè)二次創(chuàng)業(yè)的大背景不相符合。檔案管理工作滯后、被動的現(xiàn)實下，孤立的檔案信息化無法發(fā)揮自身擁有的資源的作用，效率難以提升。

三是檔案工作管理模式存在問題。隨著信息化的發(fā)展，檔案工作中一些傳統(tǒng)的做法已不再適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，必須進行創(chuàng)新改進。其中包括檔案工作中一些具體的操作手段的革新，立卷制度上的更新，工作手段上的改進。

雖然目前大多檔案部門已將計算機應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的錄入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面應(yīng)用較少，導(dǎo)致開發(fā)和利用檔案資源的程度還不夠深入。

四是檔案工作缺乏互聯(lián)網(wǎng)思維。當(dāng)今社會，是一個信息爆炸的時代，互聯(lián)網(wǎng)思維已經(jīng)成為信息社會的基本特征。如何將互聯(lián)網(wǎng)思維引入傳統(tǒng)的檔案管理領(lǐng)域，讓沉睡的檔案活起來，實現(xiàn)檔案管理者從保管者向開發(fā)者的過渡，讓檔案資源在分級的不同保密范圍得到共享，并逐步開發(fā)檔案管理大數(shù)據(jù)，為企業(yè)發(fā)展提供戰(zhàn)略支撐，將是今后要面對的新課題。

檔案管理工作中的對策

一是更新理念。樹立全局思想，順應(yīng)公司發(fā)展潮流的大方向，必須充分利用檔案資源，在支持企業(yè)“二次創(chuàng)業(yè)”的大背景下，以做好自己本工作為前提，解放思想，增加信息交流，更新觀念，徹底改變舊觀念，牢固樹立新觀念。一定要克服盲目追求“大而全”“小而全”，以“藏”為主，重藏輕用，被動服務(wù)，封閉自導(dǎo)。這些傳統(tǒng)的管理方式，勢必造成檔案資源的極大浪費。

觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想指導(dǎo)，是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立“三化”管理意識，即檔案管理必須知識化、信息化、社會化。我們要把這“三化”作為創(chuàng)新檔案管理工作的目標(biāo)。本著“以人為本，服務(wù)至上”的理念，以創(chuàng)新理念和創(chuàng)新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發(fā)展的新途徑。

二是人才培養(yǎng)創(chuàng)新。也就是人才資源的創(chuàng)新，要樹立人才資源是第一資源的思想。針對檔案專業(yè)人員成長和工作特點，要努力營造尊重個性、鼓勵創(chuàng)新、信息理解的良好環(huán)境，不斷提高檔案管理人才培訓(xùn)的質(zhì)量，提升現(xiàn)職檔案人員的文化程度和專業(yè)水平，切實增強檔案管理人員運用專業(yè)解決實際的能力。檔案管理工作是一項系統(tǒng)工作，工作人員要注重自身專業(yè)水平的提高，要多方面的學(xué)習(xí)科學(xué)理論和知識來作為業(yè)務(wù)基礎(chǔ)。為此，企業(yè)應(yīng)加大力度為員工提供相應(yīng)的知識獲取渠道，比如定期派員參加國家級及集團級檔案知識培訓(xùn)、到先進單位觀摩學(xué)習(xí)等。使檔案工作更科學(xué)、更實用，為不斷進步發(fā)展的企業(yè)提供有利的資源。

三是服務(wù)創(chuàng)新。在信息化時代，檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，就是要樹立信息服務(wù)理念。隨著各行業(yè)、系統(tǒng)開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)的不斷應(yīng)用和完善，集成了量大質(zhì)優(yōu)的電子文件信息資源。隨著信息系統(tǒng)種類、載體、介質(zhì)等越來越多，對信息服務(wù)的要求也就更多、更廣。因此，檔案管理人員必須樹立信息服務(wù)理念，才能充分發(fā)揮存量信息的應(yīng)有作用。

要積極參與項目管理和信息中心自動化系統(tǒng)的設(shè)計與建設(shè)，提出檔案管理方面的要求和建設(shè)；認真解決檔案現(xiàn)代化管理與項目自動化管理的銜接，研究解決文檔一體化問題，采取多種形式，主動把檔案工作與企業(yè)中心工作結(jié)合起來。

建立企業(yè)檔案網(wǎng)頁，利用網(wǎng)站積極宣傳國家、行業(yè)和企業(yè)的相關(guān)政策和信息，為用戶提供更多更好的服務(wù)。

四是健全規(guī)章制度。有效的制度是做好一切工作的必要條件，更是做好檔案管理工作的必要保證。如：（1） 規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合企業(yè)特點和檔案管理實際，以適應(yīng)企業(yè)檔案管理的需要。對檔案工作實行統(tǒng)籌規(guī)劃、宏觀管理。要擬定檔案管理工作的方針、政策法規(guī)和規(guī)章制度；嚴(yán)格要求在職人員；定期做好工作人員培訓(xùn)工作。（2） 規(guī)章制度簡明實用、具有可操作性以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。如：《電子文件管理辦法》中，要制定電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

篇8

【關(guān)鍵詞】規(guī)范 構(gòu)建管理體制 明確制度 提高檔案質(zhì)量 嚴(yán)格程序

近幾年，馳宏公司工程建設(shè)處于高峰期，工程投資大、項目多，戰(zhàn)線長，同時，在建設(shè)過程中形成的資料數(shù)量多、保存價值高。這些工程檔案既是公司冶煉廠工程建設(shè)的真實記錄，也是工程質(zhì)量評定及保證的重要依據(jù)，是公司檔案的重要組成部分。為此，強化參建各施工、建設(shè)、監(jiān)理、質(zhì)檢等方的檔案意識，全面加強工程檔案的收集、整理、歸檔及管理工作，是確保工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的關(guān)鍵。結(jié)合《企業(yè)工程建設(shè)檔案工程規(guī)范》，我們在工程建設(shè)中采取有效措施，保證工程建設(shè)竣工資料的系統(tǒng)、完整、規(guī)范，為檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

一、齊抓共管，構(gòu)建工程檔案管理體制

加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理，是公司工程檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，分級管理的原則，制定了相關(guān)制度、辦法，從工程建設(shè)開始就有檔案人員的介入，由各部門配合將所形成的前期資料，如：初步設(shè)計、項目建議書、土地勘察定界報告、地形地質(zhì)測量報告、環(huán)境影響評價報告、地質(zhì)災(zāi)害報告、可行性研究報告等相關(guān)資料及時分類歸檔。在工程進行中由技術(shù)處、工程處、物資處提供給檔案部門施工圖紙及施工中形成的招投標(biāo)文件、施工方案及各類設(shè)備、材料的訂購、訂貨合同，并建立了由建設(shè)方――項目部――施工方――監(jiān)理方――質(zhì)檢方五級管理體系，形成了完整的檔案管理體系，無論是在工程各階段還是參建各單位，都能從組織上保證文件資料的不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并將檔案管理納入了文明施工管理考核范圍。

二、建立和明確相關(guān)制度，確保檔案的規(guī)范

完善制度建設(shè)，職責(zé)分明，層層把關(guān)。是做好工程建設(shè)檔案工作的基礎(chǔ)，根據(jù)工程建設(shè)的實際情況，工程處和指揮部辦公室制定了《云南冶金集團總公司曲靖有色基地建設(shè)工程基建檔案管理制度》、《云南冶金集團總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程施工質(zhì)量評定驗收實施辦法》、《云南冶金集團總公司曲靖有色基地（冶煉廠）建設(shè)工程單位工程劃分意見》的通知等文件。對施工方資料的收集、整理及移交進行了詳細的規(guī)定和要求。在工程建設(shè)過程中堅持以規(guī)范化的作業(yè)方式，把應(yīng)該收集歸檔的文件資料進行分類整理，經(jīng)建設(shè)方工程處、監(jiān)理方、質(zhì)檢方審核把關(guān)后，按照檔案部門的要求裝訂成正規(guī)案卷，在工程竣工后，進行移交，促使檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化，為日后的檔案管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

三、強化檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，切實提高檔案質(zhì)量。

工程建設(shè)檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點。對日后工程的維護、改造和申報優(yōu)質(zhì)工程都具有非常重要的作用，為了使工程檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在工程建設(shè)初期檔案人員就親自到各項目部施工點上指導(dǎo)負責(zé)資料的收集、分類工作，同時按照檔案整理要求，對文件的起草、書寫要求和所形成材料的規(guī)范化，都作了詳細的講解，使大家對歸檔要求提前了解，在工作中更加注重對資料的積累。做到了檔案工作和工程建設(shè)同步進行，為日后的建檔工作奠定了基礎(chǔ)。使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有了一個切實的保障。

檔案人員還不定期的深入項目部、監(jiān)理部查看工程資料的形成、整理、保存情況，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，對檔案技術(shù)問題手把手的給予指導(dǎo)，從而保證了原始資料的規(guī)范和完整。

四、明確重點，嚴(yán)格程序

公司在工程建設(shè)過程中，形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及的部門和人員有上百家，設(shè)計、修改變更較多，稍有疏忽，就可能遺漏。根據(jù)參建各方工作性質(zhì)和內(nèi)容的不同，我們分別明確和把握不同的檔案工作重點，一是對項目法人我們自己，重點督促、檢查項目批文、立項報告、地勘、水文、氣候資料，設(shè)計施工詳圖、招投標(biāo)文件、施工合同、施工報告、訂購、訂貨合同，建設(shè)管理等資料；二是對施工單位，重點督促，檢查承包合同、資質(zhì)證書、工程原始記錄、工程質(zhì)量評定資料、質(zhì)量保證資料、施工管理報告、竣工圖紙、綜合資料、安全資料、交工驗收證書等資料；三是對監(jiān)理單位，重點督促、檢查監(jiān)理工作報告、抽檢記錄及工程質(zhì)量評定報告、監(jiān)理規(guī)劃、細則，監(jiān)理日志，來往文件，監(jiān)理通知等資料；四是嚴(yán)把工程竣工資料關(guān)?？⒐べY料是工程檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系到檔案資料的齊全、完整，而且關(guān)系到工程能否順利通過驗收。我們不僅檢查工程的外業(yè)情況，同時還檢查竣工資料的整理情況，工程竣工需要驗收時，首先要把資料情況報告給公司工程部，在工程部、監(jiān)理單位、質(zhì)檢部門對資料進行認真檢查得到認可后，方對工程組織竣工驗收，工程驗收完畢簽署驗收證書，等竣工資料在規(guī)定時限內(nèi)完整、齊全交到檔案部門后，在移交清單上雙方簽字認可，在審簽單上簽署意見，財務(wù)部門看到審簽單后才給予支付款項。監(jiān)理部門在工程驗收后也及時把監(jiān)理資料進行歸檔移交到檔案部門。由于這些規(guī)定的較好執(zhí)行，使承建單位對檔案資料的整理和移交都有了足夠的重視，使各項工程竣工資料做到了項目齊全、內(nèi)容完整、字跡清晰、裝訂規(guī)范。

由此可見，竣工驗收有檔案人員的參與是至關(guān)重要的，它是工程檔案的一道重要關(guān)口，按照檔案要求以及建設(shè)項目檔案管理規(guī)定和驗收規(guī)程，對建設(shè)單位的案卷進行集中審驗，達到正式組卷的要求，裝訂立卷，存在問題的及時給予指正，以便及時整理、補辦，加以完善。同時也隨時歡迎他們到公司檔案室來咨詢、來學(xué)習(xí)做得好的單位的經(jīng)驗。這樣使已經(jīng)完工的工程檔案全部達到了歸檔要求，為我們后期的立卷、編碼、上架工作也打下了堅實的基礎(chǔ)。

篇9

【關(guān)鍵詞】 工程檔案 廣播發(fā)射臺 管理措施

前 言

檔案是指國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，也是生產(chǎn)建設(shè)活動的豐富資料的來源，對人們從事社會活動具有重要的參考價值。工程檔案是屬于科技檔案中的類目之一，是指工程項目建設(shè)過程中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，有自身的特點和復(fù)雜性，與一般的檔案在整理方法有所不同，隨著廣播電視技術(shù)進步和發(fā)展的要求，廣播臺站的改造任務(wù)的加大，為了配合工程建設(shè)順利進行，及時有效的對工程資料進行收集、立卷、歸檔、保管、利用，更好地為廣播事業(yè)服務(wù)。本文就如何提高廣播電視工程檔案管理水平進行探討。

一、廣播電視工程技術(shù)檔案的重要性

1、廣播電視工程技術(shù)檔案是指工程項目在立項、選點、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、竣工六個階段工程建設(shè)活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等各種載體的資料，是工程建設(shè)各階段活動的整體記錄，直接反映工程質(zhì)量和工程實際，見證基層臺站基礎(chǔ)建設(shè)的更新和發(fā)展。它是工程建設(shè)活動中不可缺少的重要工具，是處理業(yè)務(wù)和履行職能的手段，要了解工程建設(shè)活動的情況、規(guī)劃決策、處理事務(wù)就必須查考和利用檔案，尤其是進行改建、擴建和技術(shù)改造工作，工程技術(shù)檔案顯得尤為重要。在臺站事業(yè)發(fā)展中常常會遇到：改造和維護各種管線和地下電纜時，原始的埋設(shè)走向、深度不明確等等問題，僅憑頭腦記憶、憑“大概”、“可能”或者“好像”是不行的，必須釘是釘，鉚是鉚，一就是一，二就是二，絕不能憑想當(dāng)然辦事，要有科學(xué)依據(jù)，而工程檔案就是依據(jù)，如果工程檔案管理工作沒做好，當(dāng)遇到重大技術(shù)工程問題無據(jù)可查的時候，就會給我們的管理工作造成極大地被動和損失。因此工程檔案對提升電臺管理水平，增強檔案管理的整體化、規(guī)范化、科學(xué)化起著舉足輕重的作用。

2、工程技術(shù)檔案的質(zhì)量直接反映工程建設(shè)的全過程和實際情況，具有廣泛的科技資源和特有的知識信息，是工程進展實施情況的書面見證，是合同履行情況的真實反映，也是排除工程質(zhì)量和安全主產(chǎn)隱患的良方，工程檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權(quán)威性，一旦出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛、合同違約、工程質(zhì)量問題等，工程檔案都是最可靠、最真實、最完整的憑證。

3、工程技術(shù)檔案是工程項目的重要組成部分，工程技術(shù)檔案在工程施工之前就已經(jīng)產(chǎn)生并逐步積累，詳細記錄并真實反映工程施工活動的全過程，包括施工前期的立項文件、概要設(shè)計、項目預(yù)算、招投標(biāo)文件材料等，這些檔案資料不但是項目立項的重要依據(jù)，亦是工程項目勘探設(shè)計的重要參考，工程檔案與具體的施工進度如影隨形，是工程施工得以順利開展的重要保證。

4、做好隱蔽工程是保證工程質(zhì)量整體優(yōu)良的基礎(chǔ)，所以隱蔽工程資料的收集是工程檔案的一個重要環(huán)節(jié)，工程建設(shè)過程中有許多工序的內(nèi)容如水電埋設(shè)等是被其他工序掩蓋的如鋪設(shè)水電埋設(shè)，工程竣工驗收時，是看不到，也難以檢測得到，只能通過各種現(xiàn)場記錄、照片、圖紙和檢測報告等檔案資料來評價，因此各基層站臺的工程檔案發(fā)揮無可代替的作用。

二、廣播電視工程檔案管理的現(xiàn)狀

1、由于傳統(tǒng)的檔案觀念，基層臺站一般重視文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案和技術(shù)設(shè)備檔案的管理，忽視基礎(chǔ)設(shè)施檔案的收集與管理。由于工程建設(shè)點多面廣、流程復(fù)雜、涉及部門多，使收集工作管理復(fù)雜多樣性，再加上工程管理保安全抓效益促進度的傳統(tǒng)觀念，從臺領(lǐng)導(dǎo)到干部只重視工程實體、重視資金管理，對工程檔案的作用認識不足，認為工程檔案資料整理工作不是單位的主要工作，只要“守好攤”，不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了，造成檔案收集的不完整、不規(guī)范，嚴(yán)重影響竣工驗收和工程后期的檔案的利用。

2、管理意識淡薄，認識不足。在建筑工程施工過程中，將所有的人力物力都投入到工程施工中，抓緊時間創(chuàng)造效益，在注重工程進度的同時容易忽視材料的驗收和工程施工資料的搜集。當(dāng)工程完成后，等到檔案資料面臨驗收時才組織人員進行突擊整理，由于施工中資料搜集進度沒有跟上施工進度，造成資料多頭保管，誰用誰保管，甚至人去樓空，就必然會使各種資料的完整性、規(guī)范性受到影響，造成材料缺失，影響到工程資料編制歸檔，最終影響到工程竣工資料的驗收。

3、由于大多數(shù)基層臺不設(shè)專職檔案管理員，臺辦公室行政人員“一人兼多職”，對基礎(chǔ)建設(shè)專業(yè)技術(shù)知識及工作流程不熟悉，缺乏工作實踐經(jīng)驗，僅僅局限于收集、整理、分類、保存、利用等，更很少介入工程建設(shè)活動中去實時了解工程建設(shè)動態(tài)，沒有參與工程建設(shè)項目的單項工程驗收、評審活動，造成了技術(shù)和資料管理的脫節(jié)，影響工程n案的收集及管理。

三、加強廣播發(fā)射臺工程檔案的措施及方法

1、加強領(lǐng)導(dǎo)，密切協(xié)作，提高工程資料管理意識

各臺站應(yīng)積極加強工程檔案工作的思想動員和宣傳工作，通過宣傳提高臺站領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工對工程檔案價值重要性的認識，統(tǒng)一思想，密切協(xié)作，變被動為主動，同時努力爭取建設(shè)單位、施工單位及監(jiān)理單位對檔案的重視和配合，通過宣傳使領(lǐng)導(dǎo)及基建管理部門真正認識到工程資料管理的極端必要性。

2、健全組織機構(gòu)，落實責(zé)任

發(fā)射臺工程建設(shè)項目的特殊性且技術(shù)含量高，涉及土建、水電、鋼結(jié)構(gòu)、天饋線等工程部門，形成的文件材料涉及面廣、種類多，為確?；n案齊全完整，健全檔案管理制度、落實責(zé)任是完善工程技術(shù)竣工檔案管理工作的有效手段。工程前期成立工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，指定一名臺領(lǐng)導(dǎo)為工程檔案管理負責(zé)人，協(xié)調(diào)各部門的工作，臺辦室具體負責(zé)檔案管理工作，負責(zé)提出整理要求、列出收集任務(wù)、排出計劃和進度表，技辦室負責(zé)向各項目組收集資料并審查不同階段的工程材料的完整性，各項目小組指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職資料收集員，并按照檔案形成的不同階段，落實責(zé)任人其職責(zé)，形成工程資料管理網(wǎng)絡(luò)，保證資料管理與項目建設(shè)同步進行；與施工單位、監(jiān)理單位簽訂工程資料責(zé)任書，將《廣播電視工程檔案資料收集和管理細則》告知他們，并在簽訂施工合同或監(jiān)理合同時，明確需移交的檔案資料數(shù)量、交件時間和質(zhì)量要求。

3、加強崗位培訓(xùn)、提高專業(yè)能力

工程檔案工作是一項專業(yè)性很強，從工程立項申請到竣工產(chǎn)生的上千份文件，如何科學(xué)規(guī)范收集、立卷，對于缺乏基建工程專業(yè)知識的檔案人員是個挑戰(zhàn)，要通過組織檔案管理人員參加專業(yè)檔案培訓(xùn)、到先進臺站和技術(shù)密集單位如電業(yè)局取經(jīng)學(xué)習(xí)，全面了解資料編制和管理方面的工作，拓寬知R層面，以提升其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，主動聯(lián)系局辦室對《廣播電視工程檔案資料收集和管理細則》的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與解釋，探討施工特點、工程進展程度和各階段形成的文件特點，根據(jù)內(nèi)容來確定收集對象，如：向勘探、測繪、鉆井部門收集整理地質(zhì)、地貌方面的工程資料；向地基處理部門收集整理有關(guān)地基處理的詳勘、補勘資料；向城市規(guī)劃部門收集整理土地征用、規(guī)劃審批圖紙和文字材料；向施工單位收集整理施工、竣工和有關(guān)文字材料；向監(jiān)理部門、質(zhì)檢部門、審計部門收集整理在工程施工中起一定作用的有關(guān)資料等。

4、過程參與、同步管理是確保廣播電視工程檔案資料完整的必由之路。在工程建設(shè)全過程中，檔案人員要根據(jù)要求，分階段、有計劃、有目的地進行檢查落實，監(jiān)督和指導(dǎo)設(shè)計文件的形成、收集和歸檔，使竣工文件的進度及質(zhì)量始終處于受控狀態(tài)。工程前期文件多為原件，且為孤本，是工程建設(shè)的重要論據(jù)，具有一定的法律效益，所以在項目申請立項時，要明確由臺辦室人員負責(zé)文書的積累和整理工作，對工程檔案管理的前期管理必須按照《無線局公文處理工作百分過標(biāo)》、《無線局檔案管理工作百分達標(biāo)》，做好接收、登記、傳閱、借閱等環(huán)節(jié)的具體工作，確保檔案資料的齊全完整，確保工程資料的收集和整理工作與項目同步開展。

5、講究質(zhì)量，實行科學(xué)化管理。工程檔案的收集歸檔過程即是完成數(shù)據(jù)向工程技術(shù)檔案的轉(zhuǎn)化，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰的檔案查找線索，但只憑一份文件的題目或內(nèi)容是很難判斷該文件的分類走向的，無線局出臺《廣播電視工程檔案資料收集和管理實施細則》，對檔案的收集、管理到文件材料的歸檔范圍及保管期限做了詳細規(guī)定，各臺站必須以科學(xué)的態(tài)度、科學(xué)的方法、科學(xué)的技術(shù)手段做好工程檔案管理工作，做到卷面整潔、裝訂齊整、目錄詳盡、方便查閱，索引目錄一應(yīng)俱全，為工程檔案信息的開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。

總之，做好廣播電視工程檔案管理工作，對于電臺的可持續(xù)性發(fā)展極為重要，我們必須對我們從事工作的重要意義有足夠清醒的認識，并努力地做好，真正實現(xiàn)工程檔案的價值，使之更好地為發(fā)射臺事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

【參考文獻】

[1] 劉曉紅.數(shù)字時代下電臺科技檔案管理工作探析[J].廣播電視信息.2012（04）.

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關(guān)鍵詞：智能客戶；檔案管理；管理模式；分析應(yīng)用

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

一、智能客戶檔案建立過程

1 統(tǒng)一紙質(zhì)檔案歸檔模式

按照一戶一檔的方式建立電子檔案；業(yè)務(wù)資料在產(chǎn)生后48個小時內(nèi)完成電子化處理，在一個星期內(nèi)移交檔案室存檔。打破傳統(tǒng)模式下，業(yè)務(wù)全流程完畢后才對各環(huán)節(jié)紙質(zhì)資料進行整理歸檔的做法。后續(xù)環(huán)節(jié)通過在線查閱實現(xiàn)資料共享，既提升信息共享的效率與廣度，也顯著壓縮原始檔案在外流轉(zhuǎn)時間，有效控制檔案產(chǎn)生環(huán)節(jié)潛在的質(zhì)量風(fēng)險。

2 實現(xiàn)檔案處理“三個自動”

一是檔案任務(wù)自動生成。通過接口程序，使檔案處理任務(wù)與營銷業(yè)務(wù)流程聯(lián)動。在營銷系統(tǒng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)完成后，檔案管理系統(tǒng)會自動產(chǎn)生相應(yīng)的檔案錄入任務(wù)，給業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員建立相應(yīng)的檔案處理任務(wù)流，以及每個任務(wù)需要添加的紙質(zhì)檔案列表。

二是檔案任務(wù)自動提醒。崗位人員一旦登陸檔案管理系統(tǒng)，就會收到當(dāng)前需要處理的工作任務(wù)信息提醒，確保業(yè)務(wù)工作完成后及時處理、歸檔檔案資料。提示信息分六大類：

（1）待添加信息（業(yè)務(wù)工作已完成，需要將紙質(zhì)檔案電子化）；

（2）待發(fā)送信息（電子資料已形成，需要發(fā)給班組檔案收集人員審核）；

（3）待移交信息（班組審核已完畢，需要移交檔案室收存）；

（4）待移交卷宗（檔案室已整理形成卷宗，需要上架保存）；

（5）合同預(yù)警信息（簽訂的紙質(zhì)合同即將到期）；

（6）業(yè)擴時限預(yù)警信息（在辦業(yè)務(wù)即將超過環(huán)節(jié)允許時限）。

三是檔案處理自動催辦。檔案流程跟隨營銷系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程同步流轉(zhuǎn)。在營銷業(yè)務(wù)系統(tǒng)相應(yīng)環(huán)節(jié)完畢后48小時內(nèi)，須將該節(jié)點中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案可視化并發(fā)送至檔案收集員。否則，系統(tǒng)將自動進行催辦，直至業(yè)務(wù)人員完成此項工作為止。

3 實現(xiàn)業(yè)務(wù)過程延伸管控

一是跟蹤檔案質(zhì)量。通過限定必備檔案的完整性來管控檔案節(jié)點的流轉(zhuǎn)，進而實現(xiàn)對業(yè)擴流程的管控。同時，建立質(zhì)量審核“三道關(guān)”，進一步保證檔案質(zhì)量的可控在控。

二是跟蹤流程時限。通過實時跟蹤在辦業(yè)務(wù)進程，判斷當(dāng)前業(yè)務(wù)是否處于時限考核環(huán)節(jié)，將流程狀態(tài)劃分為正常、預(yù)警和超期三種狀態(tài)，對進入預(yù)警或超期催辦的流程，自動提醒、催促崗位人員注意。

二、智能客戶檔案建立制度保障

1 建立完善客戶檔案管理的責(zé)任體系

明確部門、車間、班組和人員在客戶檔案管理工作中的職責(zé)界面和工作方式，是建設(shè)智能客戶檔案管理模式、推進檔案管理精益化的基礎(chǔ)和前提。

結(jié)合市級供電公司實際，管理部門有營銷部和辦公室；專業(yè)車間主要指市（縣）客戶服務(wù)中心；工作班組包括營業(yè)班、大客戶經(jīng)理班、用電檢查班、裝表接電班等；檔案管理人員是客戶服務(wù)中心專（兼）職技術(shù)人員。其職責(zé)分別為：

（1）管理部門

營銷部是業(yè)務(wù)主管部門，歸口管理客戶檔案工作；負責(zé)根據(jù)省公司相關(guān)管理要求，制定客戶檔案管理細則；指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督和考核地（縣）客戶服務(wù)中心客戶檔案管理工作。

辦公室作為檔案管理歸口部門，負責(zé)指導(dǎo)客戶檔案管理工作。

（2）專業(yè)車間

客戶服務(wù)中心是業(yè)務(wù)實施單位，負責(zé)根據(jù)管理規(guī)定的要求，建立、收集、整理、歸檔所轄客戶報裝、變更用電、用電檢查及其他檔案資料；建立、維護、管理客戶檔案室，并對所轄客戶檔案進行統(tǒng)一管理。

（3）工作班組

業(yè)務(wù)實施班組是檔案產(chǎn)生、收集的責(zé)任主體，負責(zé)在業(yè)擴報裝、用電檢查與安全服務(wù)、日常營業(yè)管理等日常營銷業(yè)務(wù)中，建立、收集客戶檔案。

（4）檔案管理人員

檔案管理人員是檔案室與歸檔資料的日常管理主體，負責(zé)對客戶檔案進行歸檔和日常管理，負責(zé)檔案室的日常管理。

2組織制訂客戶檔案管理規(guī)定

結(jié)合實際，組織制訂客戶檔案管理辦法，具體指導(dǎo)客戶檔案的收集、整理、歸檔等相關(guān)工作。

3 梳理細化客戶檔案內(nèi)容清單

對照客戶檔案范圍，對不同類別的客戶檔案梳理形成典型資料清單，指導(dǎo)具體業(yè)務(wù)工作開展。

4 完善檔案室硬件設(shè)施

按照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室，配置密集架。統(tǒng)一使用牛皮紙檔案盒存放紙質(zhì)檔案，盒面粘貼檔案管理系統(tǒng)打印的條碼標(biāo)簽。

三、智能客戶檔案管理運用實施

1作為普通供電民事主體和公共服務(wù)提供商，無論是供用雙方簽章確認的契約協(xié)議，還是企業(yè)內(nèi)部層層審批的文檔記錄，都是維護自身權(quán)利的重要武器。由于檔案資料從產(chǎn)生開始就已納入嚴(yán)格管控的范疇，遺失、破損、替換的幾率顯著除低，完整性、原始性、真實性得到有效保證，潛在的服務(wù)風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險和法律風(fēng)險都得到了有效的防控，由此減少的損失非常可觀。

2新增業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間不再傳遞紙質(zhì)資料，真正實現(xiàn)“無紙化、高效率”。歷史檔案的查詢更加開放、便捷，為后續(xù)業(yè)務(wù)辦理、矛盾糾紛處理等供電服務(wù)工作提供了有效的信息支撐，避免了因信息短缺或查詢困難造成的被動。信息化的管理方式也為更好地應(yīng)用原始資料、挖掘檔案價值提供了條件，促進基礎(chǔ)業(yè)務(wù)逐步擺脫“低層次反復(fù)”狀態(tài)，推動實現(xiàn)新的突破。

3通過細化客戶檔案管理的各項措施，尤其是智能客戶檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用和客戶檔案管理辦法的制訂，堵住了在檔案管理方面的薄弱環(huán)節(jié)，促進了營銷管理體系的豐富和完善。同時，更進一步加深了檔案與業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系，增強了在辦業(yè)務(wù)的透明性，降低了業(yè)務(wù)管控與質(zhì)量監(jiān)督的技術(shù)門檻，使業(yè)擴績效考核實現(xiàn)精益化，有力推進了業(yè)務(wù)工作的系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化開展。

參考文獻