導語：如何才能寫好一篇合同歸檔管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施

隨著市場主體法制觀念的不斷增強，市場交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬件，累計已達26萬余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗，也存在一些需要探討的細節(jié)問題。下面以中國聯(lián)通河南省分公司為例，從三個方面對合同檔案管理的做法進行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時間：合同檔案有其自身的形成和運動規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項，比如辦公用品的采購合同，有的合同履行時間較長，需要幾年甚至更長的時間，比如重大建設項目類合同等，這些特點決定了合同檔案的收集時間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進度，分階段收集履行周期較長的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時歸檔，提供復制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應包括合同審批、招投標、簽訂、履行、變更、終止、爭議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評價報告、招投標文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書、公證書、合同書等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時應以正本為準，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應當將正本和副本同時歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補充協(xié)議、爭議解決、法律訴訟、備忘錄、項目驗收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應從源頭、過程進行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對于通過合同管理系統(tǒng)進行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒有檔案人員的歸檔確認信息，合同無法進入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實有效的管控手段。

1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對于通過傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負責合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負責移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類?，F(xiàn)行檔案分類方案沒有將合同檔案作為一個單獨的一級類目進行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬別，有的將合同檔案作為一個單獨門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認為，合同檔案管理應遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問題或機構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨作為一個獨立門類進行管理，以維護現(xiàn)有分類方案的嚴整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時，為便于合同檔案的日常管理和開發(fā)利用工作，可借鑒文書檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號排列，進行獨立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計和利用，同時保證了工程、科研、設備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標準不同，比如文書檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標的涉及設備、土地等使用年限應作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設備的更新?lián)Q代情況適當延長合同檔案的保管期限。比如，再次采購同類型設備或其升級換代產(chǎn)品，可給予合同總價15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應當有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見，盡管鑒定合同價值并無具體標準可循，但只要善于綜合各方面信息，運用全面的、辯證的、動態(tài)的觀點看問題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時，無論按機構(gòu)還是按問題分類，無論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡單機械地按文件形成時間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過程，相當于正式公文的定稿，應將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機聯(lián)系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時，由于一定法律事實的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書檔案中合同歸檔時一般以年度為單位，對于跨年度簽訂合同變更或補充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號，插入文件時將造成編號的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫

2.5.1 文件編號。不同單位的合同簽訂都有自己獨立的合同審批流程和合同號的編制規(guī)則，填寫文件編號時，應以本單位的合同號為準，而不是合同他方編制的合同號。

2.5.2 責任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責任者為兩個或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責任者應填寫合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個合法簽訂人簽署的日期為準，因為只有合同各方全部簽字蓋章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設

3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設了合同管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)審簽合同有利于嚴格控制流程，公開、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實現(xiàn)，應通過不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨門類進行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設置獨立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因為文書、科技等類型檔案的著錄項目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對方等。但在編制檔號時，仍然按照所歸入的門類正常編號，并在備考表注明參見號。

3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段，通過數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，實現(xiàn)資源共享的工作機制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設了網(wǎng)絡版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換、存儲到檔案管理系統(tǒng)，直接實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對于因經(jīng)濟、技術(shù)等原因無法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進行技術(shù)加工和處理，通過批量數(shù)據(jù)掛接方式，實現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

結(jié)語：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計越來越嚴格，對境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎管理水平。

參考文獻：

[1]袁俊玲.關(guān)于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張耘.合同檔案的特點及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

[3]儲玲.試論合同檔案必須實現(xiàn)全面質(zhì)量管理[J].機電兵船檔案，2009（5）：33～34.

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【摘要】本文通過簡單分析軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題，討論提出有效的一體化管理對策，希望能為軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作實踐提供參考。

關(guān)鍵詞 軌道交通行業(yè)；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時代的沖擊下，軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作面臨一些問題，需要檔案管理人員追求創(chuàng)新，通過實施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問題

（一）綜合檔案管理的實踐比理論要少。從總體上看，自我國開始進行檔案一體化管理的理論研究與實踐以來，實踐工作就遠遠少于理論研究工作[1]。在實際的運作過程中，軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒有意識到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業(yè)檔案管理在信息時代的必然選擇。

（二）在建設信息資源網(wǎng)站方面存在不足。軌道交通行業(yè)實行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業(yè)目前對于綜合檔案一體化管理的認識存在不足，加上綜合檔案的網(wǎng)絡聯(lián)合平臺建設本身面臨著巨大的困難，導致我國軌道交通行業(yè)的綜合檔案一體化管理實踐中的信息資源網(wǎng)站建設跟國外信息網(wǎng)站中信息資源的集中程度相去甚遠，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等有機結(jié)合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理工作的實踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數(shù)用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導致一些用戶在利用軌道交通行業(yè)的綜合檔案時態(tài)度不佳，得不到人性化的服務。

二、軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理對策

（一）鼓勵開展軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實踐探索。針對軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理實踐少于理論研究的問題，應鼓勵軌道交通行業(yè)的各個檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實踐活動。一是要大力宣傳軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時樹立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應從軌道交通行業(yè)企業(yè)的領(lǐng)導層著手，爭取自上而下轉(zhuǎn)變對綜合檔案一體化管理的思想認識，重新樹立綜合檔案組織管理理念，把領(lǐng)導的消極態(tài)度轉(zhuǎn)變成積極態(tài)度，形成充分利用網(wǎng)絡、計算機、信息等技術(shù)，從本質(zhì)上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業(yè)實踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協(xié)調(diào)的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對軌道交通行業(yè)成立綜合檔案一體化管理的協(xié)調(diào)機制，從而科學管理其工程檔案、行政檔案等，并及時分析綜合檔案一體化管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的矛盾和問題，采取科學的手段解決問題，承擔起綜合檔案一體化管理的職責。

（二）建立健全軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡平臺。從當下我國軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實踐情況來看，建立健全一體化管理的網(wǎng)絡平臺迫在眉睫。在網(wǎng)絡信息環(huán)境下，傳遞信息、交流信息的時間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經(jīng)在全社會范圍內(nèi)實現(xiàn)了共享[2]。所以，構(gòu)建通用的、兼容的網(wǎng)絡平臺，構(gòu)建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網(wǎng)站，在網(wǎng)絡上有效整合軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統(tǒng)一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會、為用戶提供服務，從而充分發(fā)揮出軌道交通行業(yè)綜合檔案的經(jīng)濟效益、社會效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡平臺，軌道交通行業(yè)才能更好地實施綜合檔案一體化管理。

（三）通過創(chuàng)新綜合檔案一體化管理體制來加強研究用戶需求。一體化管理創(chuàng)新主要體現(xiàn)在一體化建設與軌道交通企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的戰(zhàn)略目標的雙重引導下，通過利用集成管理機制和協(xié)同、統(tǒng)一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應資金、設備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進行集中和統(tǒng)一，最終實現(xiàn)對檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優(yōu)化組合、合理搭配，并對檔案資源進行統(tǒng)一的開發(fā)和利用，以順應信息化時代對軌道交通行業(yè)市場競爭提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業(yè)就應實踐一體化管理體制，通過對用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開展調(diào)查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務方式，爭取為用戶提供開放的、現(xiàn)代化的服務，采用網(wǎng)絡技術(shù)、計算機技術(shù)、設備等增強軌道交通行業(yè)檔案管理部門的信息集散能力、反應能力、處理能力，從而提高各個檔案管理部門的服務質(zhì)量，為綜合檔案用戶提供人性化服務。同時，軌道交通行業(yè)檔案管理部門及人員通過研究用戶對工程檔案、行政檔案等信息的服務需求，能準確地定位各自的服務對象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業(yè)檔案一體化管理現(xiàn)實意義的體現(xiàn)。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：高校管理;合同管理;進口設備合同

一、引言

隨著高校對教學科研設備的投入不斷加大，教學科研水平的不斷提高，高校所購的教學科研進口儀器設備不斷增多，只有加強對進口設備的合同管理才能使采購合同更加規(guī)范、有效，才能保證高校所引入的進口設備的質(zhì)量、服務，通過對進口設備合同的有效管理，不僅能夠?qū)①徶蔑L險降至最低，還能有效的實現(xiàn)高校內(nèi)部設備的管理，保證高校進口設備引入資金的合理使用，發(fā)揮設備的最大效益。

二、加強進口設備合同管理的必要性

一般情況下，高校進口設備合同管理分為合同前期準備工作、合同簽訂工作、合同執(zhí)行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進口設備合同管理能夠保證在引入進口設備前期明確相關(guān)的規(guī)章制度，使進口設備采購過程滿足相應的條款，從而使供需雙方需求協(xié)調(diào)一致，使簽訂內(nèi)容更加合理有效，并讓雙方能夠根據(jù)合同內(nèi)容履行相應的職責，防止違約情況發(fā)生[1]。進口設備合同管理是動態(tài)的，是貫穿于高校進口設備采購過程和使用過程中一項不可缺少的工作，加強設備合同管理能夠使高校和供應設備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權(quán)益，更有利于高校合同管理工作的順利實施。

三、加強進口設備合同管理的策略

為了使進口設備合同管理工作發(fā)揮更大的作用，下面提出六項加強進口設備合同管理的策略。

1.構(gòu)建完善的進口設備合同管理制度。要保證進口設備合同管理工作能夠有效開展，首先要構(gòu)建完善的進口設備合同管理制度，這就要求高校做好以下幾方面的工作：一是重視進口設備合同管理工作；二是制定有針對性的合同管理辦法；三是完善進口設備合同檔案管理。同時高校管理部門應該結(jié)合儀器設備采購工作特點，建立相應的進口設備采購和進口設備合同管理部門，讓專門人員進行高校合同管理工作[2]。其中進口設備管理制度不僅要包括詳細的管理流程、管理工作主要內(nèi)容、管理規(guī)范，還要包括對工作人員的管理要求，保證工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)進口設備合同管理的規(guī)范化。

2.增加進口設備合同管理工作人員業(yè)務培訓。在具備詳細、系統(tǒng)的管理制度后，就要有效提高高校進口設備合同管理工作人員的業(yè)務水平和工作能力，高校要為進口設備合同管理人員提供更加專業(yè)、系統(tǒng)的培訓，使工作人員能夠在了解進口設備管理工作重要性的同時，掌握到更多的合同管理理論知識，并通過高校提供的實踐培訓機會，將掌握到的理論知識運用到實際工作中，從而提升自身的業(yè)務水平，使工作人員能夠?qū)⒐ぷ髯龅酶谩⒏轿弧?/p>

3.完善進口設備合同管理流程。在高校進口設備合同管理工作中，合同管理流程起著決定性的作用，保證合同管理流程能夠按照前期準備工作、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同歸檔順序進行，其中每一項工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不斷完善每一項合同管理內(nèi)容，保證在前期準備工作時能夠大致確定合同中涉及的內(nèi)容，在合同簽訂過程中，要仔細核對合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)漏項、條約不嚴謹?shù)葐栴}，同時在執(zhí)行過程中，高校應該有效的使用進口設備合同，保證自身權(quán)益，最后在做合同歸檔時，相關(guān)工作人員應該及時并按照高校合同管理規(guī)范進行歸檔工作。

4.實現(xiàn)進口設備合同管理信息化?，F(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各個行業(yè)中得到了良好的使用，特別是在高校管理進口設備合同時，實現(xiàn)信息化能夠?qū)崿F(xiàn)進口設備合同的更優(yōu)管理。推進高校進口設備合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加對合同管理人員的信息化培訓，使合同管理者能夠掌握基礎的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是構(gòu)建完善的進口設備合同管理信息化制度，使工作人員能夠有章可循，同時在規(guī)章制度的指導下更好的完成信息化管理中每一項細化工作；三是支持與鼓勵合同管理人員進行合同信息統(tǒng)計、整理、分析與提取工作，及時發(fā)現(xiàn)信息化管理過程中存在的不足并盡快解決，使高校進口設備合同管理模式更加完善。

5.加強進口設備合同歸檔管理。合同歸檔管理工作是高校合同管理工作中的一項重要內(nèi)容，合同歸檔工作的順利進行不僅能夠提高高校合同管理工作效率，更能夠保證高校進口設備的維護權(quán)益[3]。加強進口設備合同檔案管理工作，就要在提高工作人員工作能力的基礎上，實現(xiàn)合同管理的信息化，同時，要結(jié)合高校進口設備引進情況制定適合的管理方式，使合同歸檔管理工作效率更高。6.及時處理特殊事件，預防進口設備合同違約。在進口設備引入期間及合同管理期間難免會發(fā)生一些特殊事件，當發(fā)生特殊事件時，高校設備管理工作者應該及時處理事故，防止發(fā)生進口設備合同違約問題，避免給高校帶來經(jīng)濟損失。高校進口設備合同管理人員應該做好以下幾方面工作：一是及時分析當前本校進口設備合同執(zhí)行情況，對合同中存在的一些履行期限條款不明、售后服務包含不明的情況與供應商協(xié)調(diào)解決；二是制定相應對策，在簽訂合同前，實現(xiàn)合同內(nèi)容的細化，做好預防進口設備合同違約工作。

四、進口設備合同管理的注意事項

由于高校進口設備在引進過程中關(guān)系著學校的權(quán)益，因此，進口設備合同管理工作十分重要，在管理過程中要注意以下管理事項：一是前期準備工作中的詳細程度和人員業(yè)務能力，重視人員在進行前期管理工作中能夠按照相應的合同管理制度開展工作，保證工作人員工作的規(guī)范化；二是在合同簽訂過程中的注意事項，合同簽訂中的條約影響著高校在日后履行合同的權(quán)益，因此，在簽訂合同過程中，高校應該注意合同條約的完整性和詳細性，保證供應商能夠為高校提供更優(yōu)質(zhì)的售后服務；三是進口設備合同執(zhí)行工作中的注意事項，主要包括設備的驗收、付款、免稅業(yè)務以及監(jiān)督審核工作，這些工作保證了高校的權(quán)益，因此高校應該注意在合同執(zhí)行中的注意事項；四是進口設備合同歸檔工作，合同歸檔是合同管理中的最后一項工作，同時也是合同管理中的最基礎、最重要的一項工作，只有將合同進行正確的歸檔，才能保證合同的有效性，當發(fā)生問題時才能夠最有效的履行合同。

五、結(jié)語

總之，進口設備引進和管理是高校管理中一項重要的工作，只有加強進口設備合同管理才能有效的實現(xiàn)對高校進口設備的質(zhì)量控制，保證設備的使用質(zhì)量和進口設備在出現(xiàn)一些問題時的售后服務工作，關(guān)系到高校采購進口設備的權(quán)益。做好相應的進口設備合同管理工作，不僅需要設備采購部門的細心與配合，更需要高校領(lǐng)導和相關(guān)負責人的重視與支持，保證高校進口設備合同管理工作能夠發(fā)揮重要的作用，保障高校權(quán)益。

作者:賴力斌 單位:貴州大學實驗室與設備管理處

參考文獻：

[1]董達,陳靖,韓永君,李文蕊.科學、規(guī)范管理提高外貿(mào)設備進口效率[J].實驗室研究與探索.2015(03).

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Savvy：如果該單位設有專人管理，有專門針對合同的規(guī)章制度，而且，合同相對比較集中，那么，可以單獨作為一個類別進行管理。

一井水：合同檔案是按文種劃分的，而企業(yè)檔案分類是以工作職能來劃分的，如黨群、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設備儀器、會計、人事等十大類，每類都可能涉及合同檔案，因此，屬于哪類合同歸到哪類進行管理。

Zhoumingming：合同比較多的單位，把合同單獨設成合同檔案門類比較方便管理。而且，科怡軟件公司已經(jīng)把合同檔案單純設置了模塊。其目錄按“檔號、合同名稱、合同編號、責任者、甲方、乙方、簽訂日期、金額、備注”等子目錄項來設置，查找方便。

后發(fā)制人：如合同數(shù)量不是很多、比較零散時，可不單獨設置模塊，將其歸入對應門類便可；如合同數(shù)量較多也相對集中，最好另設一個模塊單獨管理。

zzia050406220：比較合理的管理方法就是合同整理時分散到各個類別的檔案中去，像“一井水”所說，屬于哪一類就歸到哪一類去，在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如編號、名稱、合同對方、合同屬性、金額、履行情況、整理互見號等詳細著錄。既保證原有檔案間聯(lián)系，維護其完整性和系統(tǒng)性，又實現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。

savvy：還有另外一種方法，那就是實體集中存放，然后，通過檔案管理系統(tǒng)，將相應的條目或者數(shù)字檔案放到對應的類別里去。

郭東升：一般說，不將合同入在會計類、人事類。牽涉這兩類的合同一般應入其相關(guān)行政管理類、經(jīng)營管理類。國家檔案局已經(jīng)出臺了企業(yè)檔案實體分類整理規(guī)則，應該依照規(guī)則結(jié)合本企業(yè)實際貫徹執(zhí)行。作為企業(yè)，國家為之出臺的分類暫行規(guī)則，是本單位制訂分類方案的基本依據(jù)。企業(yè)應該以此為基本框架，結(jié)合單位實際編制本單位的分類方案。

Smxlhy：同意一井水的觀點，合同檔案應歸入相應類別，并區(qū)分不同價值來保持文件間有機聯(lián)系。

一井水：合同是一類文書的名稱，而不能把它作為一類檔案，企業(yè)檔案基本是按照工作職能來分類，每一項工作職能都會形成相關(guān)合同檔案，并不需要人為拆散合同，而是按照合同形成部門與內(nèi)容歸入相關(guān)類別即可。如合同檔案再單設一類，那施工合同歸入基建檔案行，歸入合同檔案還行，就不具有唯一性了。

Savvy：我們單位的合同工作由專門部門進行主管，并按季度形成管理報表。合同管理有對應的主管職能部門、規(guī)章制度和工作人員，本身已形成獨立的工作體系。確實合同存在多種分類屬性，很多從屬于項目。我們的合同由于分部門保管，也很自然形成了各總部特點的合同檔案。從檔案整理的角度來分析，其實，已經(jīng)區(qū)分了部門(工作職能)和年度，但作為相對獨立的一項工作，把合同檔案單獨管理更為恰當。

郭東升：在企業(yè)檔案整理中，同一類目的合同數(shù)量多，應該單獨立卷。而不可用形式分類法將其單獨設類。屬于不同類目的合同，應該歸在不同類目里。

馬帥章：合同應與其涉及事項放在一起，保證了某一項工作檔案資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據(jù)關(guān)鍵詞有效檢索出來。將合同檔案與其所歸屬事項相關(guān)資料存放在一起，管理利用都很方便！

Zhoumingming：合同檔案能否單獨設類，主要看是否方便查找利用，不要機械地用傳統(tǒng)管理模式來約束它。對于產(chǎn)生合同數(shù)量特別多的單位，如何將合同檔案與其所歸屬的事項相關(guān)資料存放在一起呢？

馬帥章：合同數(shù)量特別多的意思如何理解呢？即便是特別多的話，依然可以與所歸屬事項資料放在一起，這樣，也便于理解合同內(nèi)容涉及事項與合同的來龍去脈。單獨將合同拿出來分為一類，可在以下兩種情況應用：一是全部檔案的主體以合同為主，二是所有檔案中合同利用率特高，而其他檔案利用率平平。

小魚兒：針對合同檔案的管理問題，各單位應根據(jù)具體情況具體對待。機關(guān)事業(yè)單位往往合同比較少，大都依據(jù)《規(guī)則》按文書檔案整理方法進行了歸檔，既保證了文件材料的完整性，查找利用起來也比較方便。企業(yè)單位，往往企業(yè)合同比較多，可把合同單獨設為一類，便于更好地為企業(yè)服務。比如，我們?yōu)橐幻駹I企業(yè)指導，在幫助其制訂分類方案時發(fā)現(xiàn)，企業(yè)的各種證照、驗資報告利用率比較高，如果分散歸檔不易利用。我們針對企業(yè)的具體情況，就把各種證照、驗資報告單列了出來。雖然，不太符合檔案管理的相關(guān)規(guī)則、規(guī)定，但得到了企業(yè)的認可。

Savvy：證照、章程、驗資報告使用非常頻繁。這三者一定要單獨和別的文件區(qū)分開，我單位采用的是“復印+掃描”雙套制。這類材料都屬于產(chǎn)權(quán)檔案。

zhouya1117：1.在合同檔案相對較少的時候，合同檔案自然不必單獨設類，屬于不同類目的合同，應歸檔在不同類目中；可采取雙套制的方式，復印一套合同集中后做成資料，方便查閱利用。2.在合同檔案相對很多的時候，尤其是針對某些特殊系統(tǒng)、特殊單位，就應單獨設置類目對合同檔案進行管理。

郭東升：我贊成合同檔案的管理應該根據(jù)實際情況而定的觀點。但我以為，無論合同多少，屬于不同類目的合同，應該歸檔在不同的類目中，即使在合同檔案相對很多的時候。試想，一級類目如果是合同類，行政管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、設備類、基建類等都要歸為此類了，就會平行類目交叉、上下類目互不從屬，類目混亂不言而喻。

龍正義：如數(shù)量比較多，可專門劃為一類；如數(shù)量較少，則可歸入文書檔案之中；如是跟某個項目有關(guān)，則放入該項目檔案之中，這還是傳統(tǒng)的管理手段。如實現(xiàn)了高度的信息化管理，那所有文件不分種類全部可以大流水排序，所謂的分類只是文件的一個標簽而已。如找某個檔案，通過標題、編號、年度、責任者等要素來檢索，甚至可全文檢索，還可自動相似性排序，跟該文件內(nèi)容相關(guān)的文件都可以自動排列出來。這時，檔案實體如何分類如何排序已經(jīng)不重要了。

Savvy：近期，我們就遇到很現(xiàn)實的合同管理問題。要求匯總?cè)亢贤夸?，正本的保存也在商定保管方案。初步擬訂三種方案，一是高度集中；二是維持部門分別保管；三是分類管理，有統(tǒng)有分。

小刀：匯總合同目錄一由檔案管理部門弄，二或由合同管理部門弄，我們這邊多是合同管理部門弄的，相當詳細。保管方案還是集中管理便于管理，利用上應該也不存在影響因素，是我就選擇高度集中。

亓曉華：據(jù)了解，有些單位對部分應歸檔的合同、協(xié)議、房屋產(chǎn)權(quán)文件等經(jīng)濟類檔案文件資料歸檔不及時，甚至根本不歸檔，長期滯留在經(jīng)辦人或單位負責人手中，甚至還有的認為這些資料已無用而銷毀。致使該歸檔的資料流失或殘缺不全，產(chǎn)生諸多危害。要做好合同檔案的管理，我認為，須做到以下五點：1.加強合同檔案歸檔的宣傳工作，規(guī)范合同的文本格式，增強職工的檔案意識和法律意識；2.把好合同檔案歸檔的關(guān)口，確保合同協(xié)議的及時、高效歸檔；3.對歸檔的合同檔案要進行科學、細致的分類，以便查找利用；4.檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變“被動”為“主動”；5.逐步實現(xiàn)合同檔案管理信息化，進一步加強合同檔案歸檔管理。

月色微涼：本人根據(jù)公司情況，做了一個《合同檔案整理指引》。

一、范圍：本指引中的合同是指公司及所屬各單位與其他民事主體簽訂的各類合同。

二、合同整理要求：1.本指引中的合同檔案必須是合同簽訂雙方按合同要求簽字、蓋章已生效的合同；2.各類合同的文本（正、副）及其相關(guān)附件資料隨合同一起歸檔；3.合同檔案是公司檔案全宗的重要組成部分，必須由各項目公司的綜合檔案室統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得擅自扣押、丟失、修改、銷毀合同檔案。

三、合同整理方法：1.收集。（1）對方先蓋章的合同：合同簽訂后，由各經(jīng)辦人拿到行政人事部或綜合管理部蓋章后，由蓋章人即時留存一套合同原件、合同相關(guān)附件及合同審批件一同歸檔；（2）我方先蓋章合同：各經(jīng)辦部門專（兼）職資料員負責對由我方先蓋章的合同跟進直至合同簽訂完畢，在收到雙方蓋章生效的合同原件后，即可歸檔到行政人事部或綜合管理部檔案保管人處；（3）合同履行中如發(fā)生合同糾紛，承辦人員應將處理合同糾紛的文件在簽字或生效后，及時向本單位的檔案部門移交歸檔，檔案部門應將這些文件收集齊全后歸入企管類檔案。2.整理。（1）合同檔案實行按件歸檔的方式；（2）合同檔案按年度—保管期限來整理，同一年度、同一保管期限內(nèi)按時間順序排流水件號，并按件號進行排列、存放。3.確定保管期限。合同檔案的保管期限分為“永久”、“30年”、“10年”、“5年”四個期限，在檔號結(jié)構(gòu)中，用數(shù)字分別表示為“1”、“2”、“3”、“4”，即永久為“1”，30年為“2”，10年為“3”，5年為“4”。4.編頁。5.蓋檔號章。（1）合同檔案號的形成：全宗號—分類號—年度—保管期限—件號；（2）蓋檔號章的位置：文件右上角，盡量不要壓蓋原合同內(nèi)容；（3）填寫檔號章里的內(nèi)容：類別號為“H”；年度一般以合同里蓋章處的簽訂日期為準；保管期限填寫：“10年”“5年”等；件號以合同在同年度同保管期限下的流水號作為件號。6.信息錄入。將合同基本信息錄入電腦。7.掃描。將整理完畢的合同檔案進行掃描。8.裝盒。（1）統(tǒng)一年度統(tǒng)一保管期限檔案裝一盒，數(shù)量多的可以分盒裝，但是件號保持連續(xù)；（2）每一盒內(nèi)部合同檔案裝盒順序：卷內(nèi)備考表置于盒底，中間是歸檔合同檔案，上面是卷內(nèi)目錄。9.上架排列。合同檔案裝盒后同一年度同一保管期限的合同順序從上至下從左至右排列。

四、合同檔案的利用：1.在合同期內(nèi)，各合同簽訂單位應盡量使用保管在本單位、本部門的合同。2.外借合同原件不得涂改、損壞，并及時歸還。

篇5

關(guān)鍵詞：Petri網(wǎng)；工作流；電子合同；電子商務

中圖分類號：TP311.5

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡已經(jīng)成為我們?nèi)粘Ｉ畹囊徊糠?，在不?jīng)意間已經(jīng)改變了很多人的工作、生活。為此，國家經(jīng)過廣泛的征求意見和修改，在2005年4月1日已頒布實施了《中華人民共和國電子簽名法》，其中第十四條明確指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”。電子商務蓬勃發(fā)展，電子簽章已然成為是我國印章史上的一場革命。電子簽章系統(tǒng)將數(shù)字認證技術(shù)應用于印章管理中，強化對電子簽章的制作和應用各個環(huán)節(jié)的管理，確保電子簽章持有者身份真實、可靠、安全。現(xiàn)有的電子合同平臺如[1]中所提到的，并未使用Petri網(wǎng)對工作流建模來保證電子合同平臺系統(tǒng)代碼本身的安全性以及可靠性，本文提出使用Petri網(wǎng)對工作流建模，從而保證系統(tǒng)流程的安全、可靠。

1 關(guān)鍵技術(shù)

1.1 工作流技術(shù)

1.1.1 工作流的基本概念

根據(jù)工作流管理聯(lián)盟（WfMC）的定義，工作流的定義是：一類能夠完全或部分自動執(zhí)行的業(yè)務過程，在此過程中，文檔（Paper）、信息（Information）或其它任務按照事先預定的規(guī)則進行流轉(zhuǎn)。業(yè)務、工作、辦事等人員和應用系統(tǒng)之間相互的協(xié)調(diào)工作，從而來實現(xiàn)業(yè)務流程中所要達到的最終目的。換句話說，工作流就是一些能夠自動運行的業(yè)務活動，它們是相互關(guān)聯(lián)的、相互銜接的。

1.1.2 基于網(wǎng)的工作流建模方法

這類方法適用于流程的可視化建模。網(wǎng)中的結(jié)點用來表示流程中的活動，網(wǎng)中的邊用來表示控制流。使用這類方法的主要問題在于對模型的描述是否有形式化的語義。大多數(shù)工作流產(chǎn)品的可視化建模方法都缺乏形式化語義。具有形式化語義的基于網(wǎng)的方法可以轉(zhuǎn)換成其它建模方法，如基于規(guī)則的、時序邏輯的和腳本語言的方法等。在基于網(wǎng)的工作流建模方法中，使用最多的是Petri網(wǎng)和狀態(tài)圖（state charts）， Petri網(wǎng)被廣泛用于建立工作流模型，Ellis和Nutt在Petit網(wǎng)的基礎上提出了工作流CN模型，它實際上是高級Petri網(wǎng)的一個擴展，在其描述中用庫所表示活動，用變遷表示活動間狀態(tài)的轉(zhuǎn)移。Vander Aalst則在Petri網(wǎng)的基礎上定義了WF-Net即工作流網(wǎng)。在工作流網(wǎng)中，變遷被用來表示活動而庫所則表示活動的可實施條件。Vander Aalst七還把工作流管理聯(lián)盟在規(guī)范中提出的幾種基本的工作流原語映射成相應的Petri模型，由此建立了工作流網(wǎng)的基本組件與觸發(fā)機制。

因此Petri網(wǎng)作為一種從過程的角度出發(fā)描述和分析復雜系統(tǒng)的模型工具，被廣泛地應用工作流的系統(tǒng)建模中，用Petri網(wǎng)工作流建模方法研究，始終是一個非常活躍的領(lǐng)域。

1.2 Petri網(wǎng)綜述

Petri網(wǎng)理論[2][3]首先是在1961年在Carl Adam Petri的博士論文中提出，他在他的博士論文《用自動機通信》中首先提出將用一種網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)來模擬了通信系統(tǒng)。

1.2.1 Petri網(wǎng)的引入原因

在分析工作流系統(tǒng)時，我們需要應用數(shù)學的分析方法[4]。而Petri網(wǎng)理論正好為我們解決了這些問題。在Petri網(wǎng)理論體系中主要有基于狀態(tài)方程和代數(shù)的分析技術(shù)和基于可達樹（圖）的分析技術(shù)的兩種建模方法。

1.2.2 Petri網(wǎng)的數(shù)學描述

Petri網(wǎng)是一種數(shù)學和圖形的描述與分析工具，適合于描述并發(fā)、異步、分布、并行、不確定性和隨機性的信息處理系統(tǒng)，進行系統(tǒng)模型的構(gòu)造、分析及評價。下面簡單介紹本文將使用的與Petri 網(wǎng)有關(guān)的基本概念、定義、術(shù)語和性質(zhì)[5]：

定義1（Petri網(wǎng)）

（1）基本Petri網(wǎng)是一個三元組N=（P，T，F(xiàn)），其中，P和T分別為有限非空的庫所和變遷集合，P∩T= ；F P×T∪T×P是一個有向弧的集合。

（2）令Σ= （P，T，F(xiàn)）是一個網(wǎng)，對所有x∈P∪T： x ={y∈P∪T|〈y，x〉∈F}是x的前集；x = {y∈P∪T|〈x，y〉∈F}是x的后集。結(jié)點集x的前集（或后集）定義為：

。

網(wǎng)中任一庫所結(jié)點在任何時刻都可能含有0個或多個托肯，稱為庫所的標記。托肯在網(wǎng)中的分布反映了網(wǎng)的狀態(tài)，稱為網(wǎng)的標識，記為M。標識M實際上反映了網(wǎng)中庫所結(jié)點向一個整數(shù)集合的映射。在M下庫所p的標記記為M（p），表示p中含托肯的數(shù)量。事實上，M是一個多重集。給定了初始標識M0的網(wǎng)Σ稱為Petri網(wǎng)，記為PN =（Σ，M0）。

1.2.3 Petri網(wǎng)的性質(zhì)

（1）可達性?？蛇_性是任何系統(tǒng)動態(tài)特性的基本性質(zhì)。按照Petri網(wǎng)的轉(zhuǎn)移方法，有效轉(zhuǎn)移的啟動將改變標記的分配情況（產(chǎn)生新的狀態(tài)）。如果存在一個從M0狀態(tài)到Mn狀態(tài)的運行序列，那么我們就認為狀態(tài)M0是可以到達狀態(tài)Mn的，啟動運行順序表示為：=M0t1M1t2M2…tnMn或簡化表示為=t1t2…tn?？捎肕0 [>Mn表示三者之間的關(guān)系，即從M0標識表示經(jīng)過啟動序列到達標識Mn。在網(wǎng)（N，M0）中所有從標識M0可達的標識集合，可表示為S（N，M0）或簡化為S（M0），從M0觸發(fā)的所有可能啟動運行順序的集合可表示為F（N，M0）或簡化為F（M0）。這樣，Petri網(wǎng)的可達性問題就轉(zhuǎn)化為對于網(wǎng)（N，M0）和給定狀態(tài)Mn，尋找是否存在Mn∈S（M0）。

（2）有界性。對Petri網(wǎng)（N，M0）若存在一個整數(shù)，我們把M0的到任一個可達狀態(tài)的數(shù)設為k，若k申購始終不超過K，即對于每個狀態(tài)標識M∈S（M0）和每個狀態(tài)，M（i）≤K均成立，則稱Petri網(wǎng)（N，M0）為是以K為界或簡稱Petri網(wǎng)（N，M0）有界。若Petri網(wǎng)（N，M0）為1有界，即每個系統(tǒng)的狀態(tài)只有一種時，則稱此Petri網(wǎng)是安全的或則說是穩(wěn)定的。這種網(wǎng)的每一個位置要么只存在一個標記狀態(tài)，要么沒有一個標記狀態(tài)。

（3）活性。一個Petri網(wǎng)（N，M0）被稱為活的，當且僅當從M0可達的任一標識狀態(tài)出發(fā)，都可以通過按照某一種變遷執(zhí)行的順序序列而最終啟動其它任何一個變遷。這就說明，無論網(wǎng)的開始狀態(tài)如何，一個活的Petri網(wǎng)都可以保證無死鎖發(fā)生。

（4）可逆性。一個Petri網(wǎng)（N，M0）被稱為可逆的，僅當對S（M0）中的每個狀態(tài)標識Mi，M0都是可以從Mi達到的。也就是說，一個可逆網(wǎng)是這樣一個網(wǎng)，它可以使得狀態(tài)返回到初始標識或初始狀態(tài)。在很多應用中，比如在合同流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，當我們要求哪一步合同需要重新審核時，我們只要求合同流轉(zhuǎn)系統(tǒng)回到某個特定狀態(tài)就可以了，而不必要返回到初始狀態(tài)。那么我們稱這個特定狀態(tài)當前所返回的狀態(tài)就為主要狀態(tài)M′。即對于S（M0）的每個狀態(tài)標識Mi，主要狀態(tài)M′都是可達的。

1.3 基于Petri網(wǎng)的工作流建模技術(shù)

應用Petri網(wǎng)對工作流進行建模，利用線性結(jié)構(gòu)來研究工作流的流轉(zhuǎn)方式和運行效率。主要方法是先將語義上的工作流進行轉(zhuǎn)換成簡單的活動圖G=（V，E），再通過活動圖進行轉(zhuǎn)換成相應的Petri網(wǎng)模型。采用算法如圖1所示[6]，對活動圖進行轉(zhuǎn)化，首先對該活動圖G=（V，E）進行深度優(yōu)先遍，將每個節(jié)點，分成順序，與分支，與合并，或分支，或合并五類，然后按照不同的策略進行轉(zhuǎn)化。對于結(jié)v∈V，分別定義 v和v 為v的前置結(jié)點集和后置結(jié)點集，圖1算法將合同在線簽訂流程活動圖G轉(zhuǎn)化為對應的Petri網(wǎng)，算法的時間復雜度為O（V）。

Input：活動圖G=（V，E），其中V為節(jié)點的集合，E為有向弧的集合，其中|V|=n。

Output：Petri網(wǎng)N=（P，T，F(xiàn)）

Initialize：P= ，T= ，F(xiàn)=

begin

廣度優(yōu)先方式遍歷G，并且從1開始編號。

將圖G復制到G’，把圖G’中的結(jié)點vi轉(zhuǎn)化為ti，那么就形成了工作流網(wǎng)的變遷集合T。

for（i=0 to n） //循環(huán)添加

{

if（ti∈T∧（.ti= ）） //添加開始庫所

{

P=P∪{pk}；

F=F∪{pk，ti}；

for each （tj∈ti.）

{

P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj），（pj，tj）}

}

}

if（ti∈T∧（ti.= ）） //添加結(jié)束庫所

{

for each （tj∈.ti）

{

if （Pj tj）

{

P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ti，pj）}

}

F=F∪{（pj，ti）}

}

if （tj T）{T=T∪{tj}}

F=F∪{（ti，pk）}

}

if （ti∈T∧|.ti|=1∧|ti.|=1） //處理順序結(jié)構(gòu)

{

if （tj∈.ti∧pk ）

{

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（tj，pk） }

}

F=F∪{（ pk ，ti） }

if（?。╲j∈vi. ∧pk=∈.tj））

{

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ pk ，tj） }

}

F=F∪{（tj，pk） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==1）） //處理與分支結(jié)點，“1”代表與分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

for each （vj∈vi）{ P=P∪{pj}，F(xiàn)=F∪{（ ti ，pj） }}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|>1∧（vi==2）） //處理或分支結(jié)點，“2”代表或分支//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（ pk ，ti） }

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==3）） //處理與合并結(jié)點，“3”代表與合并//

{

for each （vj∈vi）{ if（pj∈tj.）{ F=F∪{（pk，ti）}}

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}

}

if （.vi|=1∧（|vi.|=1∧（vi==4）） //處理或合并結(jié)點，“4”代表或合并//

{

if （vj∈.vi∧pk∈tj.） { F=F∪{（pk ，ti）}

P=P∪{pk}，F(xiàn)=F∪{（ti，pk）}

}

}

}

end

圖1 活動圖到Petri網(wǎng)的轉(zhuǎn)化算法

2 電子合同系統(tǒng)應用流程

平臺采用J2EE架構(gòu)進行開發(fā)，實現(xiàn)登錄平臺用戶的合同洽談、合同簽訂、合同查詢等功能，應用流程如圖2。

圖2 電子合同系統(tǒng)流程圖

基于電子簽章技術(shù)的電子合同平臺實現(xiàn)了網(wǎng)上可信電子合同的洽談、簽訂等功能，為有協(xié)議簽訂需求的用戶提供安全合作的辦公平臺，確保用戶合法權(quán)益，對用戶登錄系統(tǒng)后的操作進行處處留證的監(jiān)控，為有可能發(fā)生的合同糾紛等意外事故提供權(quán)威的責任認定功能。

3 基于Petri網(wǎng)電子合同系統(tǒng)建模

從整體上講，電子合同系統(tǒng)可以分為電子合同在線簽訂和在線合同洽談兩個部分。這兩個流程是整個電子合同系統(tǒng)的核心。對其進行研究具有一定的現(xiàn)實意義，下面對電子合同在線簽訂流程進行Petri網(wǎng)建模以及模型分析。

3.1 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)模型

電子合同在線簽訂的第一步驟，一般是由秘書或辦公室主任進行擬稿。這一步是這一流程最主要的部分。

電子合同在線簽訂流程主要包括：合同擬稿，合同核對，合同相關(guān)領(lǐng)導會簽、不合格合同回退，合同催辦，合格合同歸檔。

（1）合同擬稿：即審批文檔的起草過程。在其中要確定合同名稱，擬稿的部門，擬稿人員，主送部門或人員，合同的種類，合同的密級，合同打印限制，以及合同的內(nèi)容，合同所帶的附件等。

（2）合同核對：將擬寫好的合同進行核對以后送給領(lǐng)導審核。核對內(nèi)容包括文字的準確性，合同的合理性，以及其他一些合同的必要屬性。

（3）合同領(lǐng)導會簽：合同會簽是指在同一個步驟上允許一個合同可以由一個或者一個以上的公司領(lǐng)導同時進行簽章，并進行在線簽章驗證。

（4）不合格合同回退：在合同核對和會簽的過程中，若合同有錯誤，就要立即進行合同的回退，以重新擬稿。

（5）合同催辦：在合同在某一步驟停留時間超過某一時間時應該生成催辦信息，通過郵件系統(tǒng)進行提醒。

（6）合格合同歸檔：合同審批通過以后及時進行合同歸檔，以便于可以進行合同的在線洽談和在線簽訂。相應的合同在線簽訂流程如圖3所示：

圖3 電子合同在線簽訂流程的活動圖

將以上活動圖通過圖1的算法進行建模，得到圖4的Petri網(wǎng)順序模型：

圖4 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)順序模型

圖4的各個變遷以及狀態(tài)含義如下：

P0：合同未擬稿狀態(tài)。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進行合同核稿。

P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。

T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。

P3：合同會簽完成狀態(tài)。

T3：進行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉(zhuǎn)效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

3.2電子合同在線簽訂流程的并發(fā)Petri網(wǎng)模型

并發(fā)模型主要是指合同在線簽訂過程中，一個合同同時有兩個或兩個以上的單位代表在同一步驟上進行會簽，如此一來，在同一步驟上的會簽人員可以同時打開該公文，相對于只能等待前一個單位代表操作完成才能開始審閱、簽訂的過程來說，大大增加了工作的效率。會簽的同時不受到任何約束。對于開發(fā)人員來說，在流程的控制上也可以更方便，更簡單。一個最常見的并發(fā)模型如圖5所示，其中虛線框里的是會簽時的一種典型的并發(fā)模型。

圖5 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)并發(fā)模型

圖5的各變遷以及狀態(tài)含意如下。

P0：合同未擬稿狀態(tài)。

T0：主辦人員或者單位合同擬稿。

P1：合同擬稿完成，等待審批。

T1：主送單位進行合同核稿。

P2：合同核稿無誤，準備進入下一步。

T2：各個單位進行合同會簽并進行驗證。

P3：合同會簽完成狀態(tài)。

T3：進行合格合同歸檔。

T4：合同催辦，提醒優(yōu)先處理該合同，以提高流轉(zhuǎn)效率。

P4：合格合同歸檔；

T5：不合格合同回退到第一步重新開始擬稿。

虛線框里的含義：

T21：合同進入會簽流程。

P21：合同處于會簽狀態(tài)。

T22：會簽人員1簽訂。

T23：會簽人員2簽訂。

P31：會簽完成，進入合同自動檢驗狀態(tài)。

T24：檢驗合同是否合格。

3.3電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)模型分析

Petri網(wǎng)的分析方法主要有可達樹分析、可達圖分析和矩陣方程來分析，這里我們主要采用可達樹和可達圖來分析在線簽訂流程模型。根據(jù)可達樹生成算法，我們可以得到圖6 電子合同在線簽訂流程的Petri網(wǎng)順序模型相應的可達樹模型。

圖6 電子合同在線簽訂流程的可達樹模型

我們可以從圖6可以得到電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)的特性：

（1）該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是有界的，因為可達樹中沒有出現(xiàn) 。（2）該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是安全的，因為只有“0”，“1”出現(xiàn)在可達樹標識中。（3）因圖6中所有該發(fā)生的變遷都出現(xiàn)在該可達樹中，說明了該電子合同在線簽訂流程Petri網(wǎng)是“活的”，也就是說沒有多余變遷。

4 結(jié)束語

隨著電子合同法律地位的確定、數(shù)字簽名法律效力的認可，在電子商務活動中已經(jīng)出現(xiàn)了大量的電子合同。本平臺設計集成了PKI/CA技術(shù)、電子簽章技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)等，采用J2EE架構(gòu)建立起一套具有適用性、安全性的電子合同平臺，有效的彌補書面合同的缺陷，減少人力、物力和財力方面的支出，提高工作效率、降低成本，其經(jīng)濟和社會效益顯著。在編寫代碼之前，對系統(tǒng)流程進行Petri網(wǎng)并發(fā)模型建模，保證了系統(tǒng)可以支持兩個或者以上的合同涉及方進行同時的合同會簽。但同時，因為普通Petri網(wǎng)的一些缺陷，比如會產(chǎn)生空間爆炸等，運用普通Petri網(wǎng)對系統(tǒng)流程建模并不是最好的建模方法，運用高級Petri網(wǎng)進行建模將會成為下一步研究方向與目標。

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作者簡介：謝漢天（1990.07-），男，浙江省金華市，在讀碩士研究生，研究方向：信息安全。

篇6

關(guān)鍵詞：建設工程合同，問題，措施

中圖分類號：F715文獻標識碼： A

一、建設工程合同管理的重要性及其意義

建設工程合同管理是市場經(jīng)濟和工程建設管理中一項十分重要的內(nèi)容。在工程項目的建筑過程中，其主體的行為必定會形成各個方面的社會關(guān)系，諸如政府建筑管理機關(guān)、項目法人單位(業(yè)主)、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、材料設備供應商等。其中除了政府管理機關(guān)是依據(jù)法律、法規(guī)對工程建設主體行使行政監(jiān)督管理外，其他各方面社會關(guān)系卻是通過“合同”這一契約關(guān)系來完成的。

工程建設活動的質(zhì)量、投資和進度都是在合同管理的調(diào)整、保護和制約下進行的。建設工程合同管理的特點是涉及面廣、綜合性強。其重要性和意義表現(xiàn)在：

（一）社會主義市場經(jīng)濟的要求。市場經(jīng)濟的一個重要特征是依法辦事和鼓勵自由競爭,合同管理就是法制(合同法、建筑法等等)管理。

（二）現(xiàn)代企業(yè)自身發(fā)展要求。現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)權(quán)明晰，權(quán)責明確，政企分開，科學管理法律形式，是工程施工、監(jiān)理和驗收的重要法律依據(jù)，是建筑施工企業(yè)走向市場的橋梁和紐帶,合同的內(nèi)容也直接關(guān)系雙方的根本利益。

（三）強化合同管理,提高履約率。

（四）合同管理對開拓國際市場、盡快與國際接軌，也有十分重要意義。我國已加入世界貿(mào)易組織。

二、目前建設工程合同管理中的主要問題

(一) 合同雙方法律意識淡薄，合同執(zhí)行力度不夠

1、個別合同有失公平。合同文件存在合同雙方權(quán)利、義務不對等現(xiàn)象。從目前實施的建設施工合同文本看，施工合同中絕大多數(shù)條款是對發(fā)包方制定的，其中大多強調(diào)了承包方的義務，對業(yè)主的制約條款偏少，特別是對業(yè)主違約、賠償?shù)确矫娴募s定不具體，也缺少行之有效的處罰辦法。這不利于施工合同的公平、公正履行，成為施工合同執(zhí)行過程中發(fā)生爭議較多的一個原因。

2、合同文本不規(guī)范。國家工商局和建設部為規(guī)范建筑市場的合同管理，制定了《建筑工程施工合同示范文本》,以全面體現(xiàn)雙方的責任、權(quán)利和風險。有些發(fā)包方在簽訂合同時為了回避義務，不采用標準的合同文本，而采用一些自制的、不規(guī)范的文本進行簽約。通過自制的、籠統(tǒng)的、含糊的條款，避重就輕，轉(zhuǎn)嫁工程風險。

3、“陰陽合同”充斥市場，嚴重擾亂了建筑市場秩序。有些發(fā)包方以各種理由、客觀原因，除按招標文件簽訂“陽合同”，供建設行政主管部分審查備案外，私下與承包商再簽訂一份被雙方認可的實際執(zhí)行的 “陰合同”,在內(nèi)容上與原合同相違背，形成了一份違法的合同。這種工程承發(fā)包雙方責任、利益不對等的“陰陽合同”,違反國家有關(guān)法律、法規(guī)，嚴重損害承包商利益，為合同履行埋下了隱患,將直接影響工程建設目標的實現(xiàn),進而給發(fā)包方帶來不可避免的損失。

4、建設施工合同違約現(xiàn)象嚴重。有些工程合同的簽約雙方都不認真履行合同，隨意修改合同，或違背合同規(guī)定。合同違約現(xiàn)象時有發(fā)生，如: 發(fā)包方暗中以墊資為條件，違法發(fā)包；不按照合同約定支付工程進度款；建設工程竣工驗收合格后，發(fā)包人不及時辦理竣工結(jié)算手續(xù)，甚至部分業(yè)主已使用工程多年，仍以種種理由拒付工程款。承包商不按期依法組織施工，不按規(guī)范施工，形成延期工程、劣質(zhì)工程,嚴重影響工程建設市場。

5、合同索賠工作難以實現(xiàn)。索賠是合同和法律賦予受損失者的權(quán)利，對于承包商來講是一種保護自己、維護正當權(quán)益、避免損失、增加利潤的手段。而建筑市場的過度競爭,不平等合同條件等問題,給索賠工作造成了許多困難，再加上承包商自我保護意識差、索賠意識淡薄,導致合同索賠難以進行。

（二）不重視合同管理體系和制度建設

一些承發(fā)包方不重視合同管理體系的建設。合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機制不健全，誰都可以簽合同，合同管理程序不明確，或有制度不執(zhí)行，該履行的手續(xù)不履行，缺少必要的審查和評估步驟。缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。

（三）專業(yè)人才缺乏

建設合同管理涉及內(nèi)容多，專業(yè)面廣，合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價管理知識。很多建設項目管理機構(gòu)中，沒有專業(yè)技術(shù)人員管理合同，或合同管理人員缺少培訓，將合同管理簡單地視為一種事務性工作。因此，一旦發(fā)生合同糾紛，缺少必要的法律支援。

（四）不重視合同歸檔，信息化程度不高，管理手段落后

一些承發(fā)包方合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，合同的歸檔程序、要求沒有明確規(guī)定，合同履行過程中沒有嚴格監(jiān)督控制，合同履行后沒有全面評估和總結(jié)，合同管理粗放。很多單位合同管理信息的采集、存儲和維護手段落后，合同管理應用軟件的開發(fā)和使用相對滯后，沒有按照現(xiàn)代項目管理理念對合同管理流程進行重構(gòu)和優(yōu)化，沒能實現(xiàn)項目內(nèi)部信息資源的有效開發(fā)和利用，建設項目合同管理的信息化程度偏低。

（五）合同索賠難以實現(xiàn)。我國的建筑市場由于過度競爭，不平等合同條件等問題，給索賠工作造成了許多干擾因素，再加上承發(fā)包雙方自我保護意識差、索賠意識淡薄,導致合同索賠難以進行。

三、建筑工程施工合同管理措施

(一) 加強對承包商的資質(zhì)管理。通過嚴把建筑承包商資質(zhì)管理關(guān),從總量上控制建筑施工隊伍的規(guī)模,解決目前建筑市場上過度競爭問題,從根本上杜絕壓級壓價。同時，各級建設行政主管部門要加強對承包商參與市場行為的監(jiān)督管理，對承包商的違法行為要嚴肅處理，維護正常的建設市場環(huán)境，確保建筑市場的規(guī)范、健康發(fā)展。

(二) 加強工程招投標管理。國家已經(jīng)出臺了招投標法，并全力推行工程量清單報價體制。在招標形式和方法上要兼顧承發(fā)包方的雙方利益，過份追求招標過程的嚴格、完善，達到最佳效果。

(三) 加強合同管理體系和制度建設。項目建設各方要重視合同管理機構(gòu)設置、合同歸口管理工作。做好合同簽訂、合同審查、合同授權(quán)、合同公證、合同履行的監(jiān)督管理。建立健全合同管理制度，嚴格按照規(guī)定程序進行操作，以提高合同管理水平。

(四) 提高合同管理人員業(yè)務素質(zhì)。加強建設項目合同管理隊伍建設，加強合同管理人才的培養(yǎng)，實行合同管理人員持證上崗。目前，我國己正式推行注冊造價工程師制度，造價工程師的一項重要職責就是搞好建設項目的投資控制和合同管理。

(五) 加強合同法律意識，減少合同糾紛。承包商由于缺乏法律和合同意識，在簽訂合同時,對其中合同條款往往未做詳細推敲和認真約定，即草率簽訂，特別是對違約責任，違約條件未做具體約定,都直接導致了工程合同糾紛的產(chǎn)生。因此，在簽訂合同過程中，承包商要對合同合法性、嚴密性進行認真審查，減少簽訂合同時產(chǎn)生糾紛的因素，把合同糾紛控制在最低范圍內(nèi)，以保證合同的全面履行。

(六) 加強施工合同索賠管理工作，是培育和發(fā)展建設市場的一項重要內(nèi)容。我國工程承發(fā)包雙方在合同履行中對工程索賠認識不足,缺乏推行工程索賠所需的意識和動力。

篇7

【關(guān)鍵詞】建設工程；合同；合同管理

前言

合同管理是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)管理的一項核心內(nèi)容，企業(yè)管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。在合同管理中，將合同的權(quán)利義務按職能分工分解到各部門，由各部門去履行屬于自己職能范圍的權(quán)利義務。這樣才使合同管理真正到位，履行責任才能真正落實。合同管理也是一個系統(tǒng)工程，需要各子系統(tǒng)、分系統(tǒng)共同配合。通過加強合同管理，一方面能使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場接軌，滿足市場的需要，提高企業(yè)適應市場和參與市場競爭的能力；另一方面是企業(yè)在履約過程中維護自身的合法權(quán)益，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。

一、加強工程合同管理的意義

隨著我國市場經(jīng)濟機制的發(fā)育和完善, 要求政府管理部門打破傳統(tǒng)觀念束縛, 轉(zhuǎn)變政府職能, 更多地應用法律、法規(guī)和經(jīng)濟手段調(diào)節(jié)和管理市場, 而不是用行政命令干預市場; 承包商作為建筑市場的主體, 進行建筑生產(chǎn)與管理活動, 必須按照市場規(guī)律要求, 健全和完善內(nèi)部各項管理制度, 其中合同管理制度是其管理制度的關(guān)鍵內(nèi)容之一。加強建設工程合同的管理, 是社會主義市場經(jīng)濟規(guī)律的必然要求。

二、工程合同在建設項目管理中的作用

1、合同是建設項目管理的核心。任何一個建設項目的實施, 都是通過簽訂一系列的承發(fā)包合同來實現(xiàn)的, 業(yè)主和承包商可以在建設工程合同環(huán)境下調(diào)控建設項目的運行狀態(tài), 通過對合同管理目標責任的分解, 規(guī)范建設項目管理機構(gòu)的內(nèi)部職能, 緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。

2、建設工程合同是承發(fā)包雙方履行義務、享有權(quán)利的法律基礎。為保證建設項目的順利實施, 通過明確承發(fā)包雙方的職責、權(quán)利和義務, 合理分攤承發(fā)包雙方的責任風險,建設工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權(quán)利義務關(guān)系。建設工程合同中明確約定的各項權(quán)利和義務是承發(fā)包雙方的最高行為準則是雙方履行義務、享有權(quán)利的法律基礎。

3、建設工程合同是處理建設項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)。建設項目由于建設周期長、合同金額大、參建單位眾多和項目之間接口復雜等特點, 在合同履行過程中,業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應商之間不可避兔地產(chǎn)生各種爭執(zhí)和糾紛。而調(diào)處這些爭執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應是承發(fā)包雙方在合同中事先作出的各種約定和承諾, 所以, 建設工程合同是處理建設項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律依據(jù)。

三、合同管理中存在的主要問題分析

1、合同雙方法律意識淡薄。少數(shù)合同有失公正, 合同文件存在合同雙方權(quán)利、義務不對等現(xiàn)象; 這是由于建筑市場處于買方市場, 承包商為了獲得工程, 只好接受, 個別承包商在實施這樣的工程合同時, 為了使自己的利益不受損失, 就會采取偷工減料或非法分包甚至分非轉(zhuǎn)包等手段, 給工程建設帶來隱患?！瓣庩柡贤背涑馐袌? 嚴重擾亂了建筑市場秩序。有些業(yè)主以各種理由、客觀原因, 除按招標文件簽訂“陽合同”, 供建設行政主管部分審查備案外, 私下與承包商再簽訂一份在實際施工活動中被雙方認可的“陰合同” , 在內(nèi)容上與原合同相違背, 形成了一份違法的合同。這種工程承發(fā)包雙方責任、利益不對等的 陰陽合同 , 違反國家有關(guān)法律、法規(guī), 嚴重損害承包商利益, 為合同履行埋下了隱患, 將直接影響工程建設目標的實現(xiàn)。建設施工合同履約程度低, 違約現(xiàn)象嚴重; 有些工程合同的簽約雙方都不認真履行合同, 隨意修改合同, 或違背合同規(guī)定, 合同違約現(xiàn)象時有發(fā)生, 從而嚴重影響工程建設市場秩序。違法簽訂轉(zhuǎn)包、分包合同情況普遍存在; 一些承包商為了獲得建設項目承包資格,不惜以低價中標, 在中標之后又將工程肢解后以更低價格非法轉(zhuǎn)包給一些沒有資質(zhì)的小的施工隊伍。這些承包商缺乏對承包工程的基本控制步驟和監(jiān)督手段, 進而對工程進度、質(zhì)量造成嚴重影響。

2、不重視合同管理體系和制度建設。一些建設項目不重視合同管理體系的建設, 合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機制不健全, 誰都可以簽合同, 合同管理程序不明確, 或有制度不執(zhí)行, 該履行的手續(xù)不履行, 缺少必要的審查和評估步驟, 缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。

3、缺乏專業(yè)的合同管理人才。建設工程合同涉及內(nèi)容多, 專業(yè)面廣, 合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價管理知識。很多建設項目管理機構(gòu)中, 沒有專業(yè)技術(shù)人員管理合同, 或合同管理人員缺少培訓, 將合同管理簡單地視為一種事務性工作。甚至有的合同, 領(lǐng)導直接敲定由一般辦公人員管理合同。一旦發(fā)生合同糾紛, 缺少必要的法律支援。

4、不重視合同歸檔管理, 管理信息化程度不高, 合同管理手段落后。一些建設項目合同管理仍處于分散管理狀態(tài), 合同的歸檔程序、要求沒有明確規(guī)定, 合同履行過程中沒有嚴格監(jiān)督控制, 合同履行后沒有全面評估和總結(jié), 合同管理粗放。

四、加強工程合同管理體制

1、加強對承包商的資質(zhì)管理。通過嚴把建筑承包商資質(zhì)管理關(guān), 從總量上控制建筑施工隊伍的規(guī)模, 解決目前建筑市場上供求失衡與過度競爭問題, 從根本上杜絕壓級壓價, 維護正常的建設市場環(huán)境, 確保建筑市場的規(guī)范、健康發(fā)展。

2、加強建設工程招投標管理, 建立與工程量清單相配套的合同管理制度。在工程量清單計價方法推廣實施后沒有新的計價辦法配合相應的合同管理模式, 使得招投標所確定的工程合同價在實施過程沒有相應的合同管理措施。應盡快研究相應配套措施和管理辦法, 健全體制, 完善操作。

3、借鑒國際經(jīng)驗, 推行適用于市場經(jīng)濟的合同示范文本。在合同管理方面, 我們要不斷借鑒國際先進經(jīng)驗,以加速建立和完善市場經(jīng)濟需求的合同管理模式。

4、推行合同管理人員持證上崗制度。加強建設項目合同管理隊伍建設, 加強合同管理人才的培養(yǎng), 實行合同管理人員持證上崗制度, 亦是提高建設項目合同管理效果的重要舉措。

5、加大合同管理力度, 保證建設工程合同全面履約。為保證建設工程合同全面履行, 建設行政管理部門應把施工合同管理工作列為整頓規(guī)范市場工作的重要內(nèi)容。要在嚴把審查關(guān)的基礎上, 加大合同履約管理力度。

6、加強合同法律意識, 減少合同糾紛產(chǎn)生。在簽訂建設工程合同過程中, 承發(fā)包雙方要對合同合法性、嚴密性進行認真審查, 減少簽訂合同時產(chǎn)生糾紛的因素, 把合同糾紛控制在最低范圍內(nèi), 以保證合同的全面履行。

7、加強合同管理體系和制度建設。項目建設各方要重視合同管理機構(gòu)設置、合同歸口管理工作。做好合同簽訂、合同審查、合同授權(quán)、合同公證、合同履行的監(jiān)督管理。建立健全合同管理制度,嚴格按照規(guī)定程序進行操作, 以提高合同管理水平。

8、加強施工合同索賠管理工作, 是培育和發(fā)展建設市場的一項重要內(nèi)容。我國工程承發(fā)包雙方在合同履行中對工程索賠認識不足, 缺乏推行工程索賠所需的意識和動力。因此, 提高索賠意識是承包商亟待解決的問題。

9、加強合同及相關(guān)文件歸檔管理工作, 為合同順利履行創(chuàng)造條件。合同文本及相關(guān)資料同屬重要法律文件, 發(fā)生之后應及時建帳并妥善保存。由于建設項目周期長, 涉及專業(yè)多, 面臨情況復雜。在經(jīng)過一個長時間的建設過程之后, 很多具體問題要依靠相應資料予以解決。為此, 做好資料歸檔工作決不是簡單的文檔管理問題, 應專人負責, 負責到底, 不斷提高合同管理水平。

五、結(jié)語

有效的合同管理是促進參與工程建設各方全面履行合同約定的義務, 確保建設目標實現(xiàn) ( 質(zhì)量、投資、工期)的重要手段。因此, 加強合同管理工作對于承包商以及業(yè)主都具有重要的意義。

篇8

摘 要 隨著事業(yè)單位體制改革工作的進行，地勘單位從事業(yè)單位改制成企業(yè)已被提到了議事日程中，舊的內(nèi)部管理制度已經(jīng)不能適應地勘單位的改革和發(fā)展，創(chuàng)建出一套科學的，適應市場經(jīng)濟的新的管理制度勢在必行，合同管理就是其中一項重要的管理工作，本文通過筆者多年的實踐經(jīng)驗，對地勘單位內(nèi)部合同管理提出的幾點方法。

關(guān)鍵詞 地勘 合同管理

目前事業(yè)單位體制改革工作已開始進行，地勘單位從事業(yè)單位改制成企業(yè)已被提到了議事日程中，我們應在大力推進地勘工作體制改革的同時，集中精力加強地勘單位的內(nèi)部管理，完善那些已經(jīng)不適應地勘單位改革和發(fā)展的舊的管理制度，重新創(chuàng)建出一套科學的，適應市場經(jīng)濟的新的管理制度，徹底摒棄傳統(tǒng)的舊觀念，全面推廣和運用新的管理模式來適應地勘單位的現(xiàn)代化管理方法。合同管理就是其中重要的一項管理工作。合同管理的重要作用在于企業(yè)推行合同管理制度，是企業(yè)用法律的手段管理企業(yè)經(jīng)濟行為的重要形式。地勘單位每年都有一批合同在訂立，履行，變更解除、終止，如果僅憑工商行政管理機關(guān)和上級主管部門對合同進行管理監(jiān)督是遠遠不夠的，還需要各地勘單位從內(nèi)部加強合同管理。加強合同管理，對于地勘單位經(jīng)營管理水平的提高具有十分重要的作用。我在單位從事合同管理工作已經(jīng)5年，在實踐中我總結(jié)了以下幾點工作方法：

一、加強合同管理，確定合同歸口管理部門

我單位主要從事水源地評價，供水井施工，工程地質(zhì)勘察等工作，因此與外界聯(lián)系緊密，每年簽訂的合同份數(shù)逐年遞增，合同管理就顯得越來越重要。原來合同由辦公室管理，后來在實踐過程中發(fā)現(xiàn)由辦公室管理合同存在某些弊端，辦公室日常工作繁雜，沒有更多精力也沒有人員去把合同管理好，因此單位決定將合同管理工作放在市場部，由市場部負責合同的全面管理工作，并由專人對合同進行管理，合同章則依然保管在辦公室。

二、建立合同會審制度

合同簽訂前由市場部會同監(jiān)察審計科對合同文本進行嚴格審核，重點關(guān)注合同的主體、內(nèi)容和形式是否合法，合同內(nèi)容是否符合單位的經(jīng)濟利益，對方當事人是否具有履約能力，合同權(quán)利和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。對影響重大或法律關(guān)系復雜的合同文本，還要組織內(nèi)部相關(guān)部門進行審核，相關(guān)部門提出不同意見的，應當認真分析研究，慎重對待，并準確無誤地加以記錄，必要時應對合同條款作出修改。經(jīng)過審核后的合同文本還要經(jīng)過主管副院長的審批和認可后方可拿到院長處簽字，辦公室只有見到院長簽字的合同方可蓋合同專用章，并加蓋騎縫章。

三、對合同進行登記并造冊歸檔

市場部把經(jīng)過會審過的合同文本進行登記，建立合同臺賬，合同臺賬中包含工程名稱，建設單位名稱，合同額，項目負責人，工作量，施工日期，合同回收情況等。我單位使用的是局域網(wǎng)，我將合同臺賬共享在局域網(wǎng)上，這樣單位管理層及項目負責人隨時都可以看到簽訂合同的詳細情況，不需要再去翻找合同，從臺賬上就可以了解到所需要的一些信息。這一做法對于各實體核算員的幫助非常大，同時對我本人所做的統(tǒng)計工作也有很大的用處。合同收回后，我都會對合同統(tǒng)一進行編號，將合同會簽單粘貼在合同上并統(tǒng)一歸檔。因為都使用的電子版，所以當需要查找某份合同時只需查找歸檔的合同編號，根據(jù)合同編號很快就能從檔案室找到所需要的合同，不用像原來那樣從頭翻到尾，節(jié)省了很多時間。

四、合同的履行

大家都知道，財務上掛賬從會計角度上有著諸多限制，因此有些工程因沒有及時開票或者沒有結(jié)算或者工程款暫時不能支付等原因而不能在財務上掛賬，從應收賬款這個科目就查不到此項工程，這樣就會出現(xiàn)一些弊病。如果此項工程長時間不掛賬，時過境遷，隨著人動，總會計師變更、法人代表更換、項目負責人退休、調(diào)動等原因，此項工程很有可能會被漏掉，必然會給單位造成一些不必要的損失。現(xiàn)在市場部根據(jù)所登記的合同臺賬建立了一份備查賬，備查賬中包括項目名稱，建設單位名稱、項目負責人、合同額、到賬額、到賬憑單號，合同簽訂年份，細化到每一項單項工程。這樣哪項工程工程款還未回收完畢，哪項工程工程款已經(jīng)完全收回在備查賬中一目了然。市場部還有一項職能是清欠，根據(jù)這個備查賬清欠工作就變得非常主動了。

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關(guān)鍵詞：意義地位和作用主要問題完善管理

一、引言

合同管理作為建設工程項目管理的重要組成部分，已成為與質(zhì)量管理、進度管理、成本管理并列的一大管理職能。合同管理中稍有失誤即會導致工程虧本，承包商如何保證工程施工的順利完成，爭取更大的經(jīng)濟效益，變得越來越具有挑戰(zhàn)性。根據(jù)國外經(jīng)驗，合同管理產(chǎn)生的經(jīng)濟效益往往大于技術(shù)優(yōu)化產(chǎn)生的經(jīng)濟效益，因此施工企業(yè)應該加強合同管理。

二、加強建設工程合同管理的現(xiàn)實意義

(一)加強合同管理是市場經(jīng)濟的要求。

隨著市場經(jīng)濟機制的發(fā)育和完善,政府管理部門使用合同來引導和管理建筑市場，順應了政府轉(zhuǎn)變職能，應用法律、法規(guī)和經(jīng)濟手段調(diào)節(jié)和管理市場的大趨勢。而各建筑市場主體也必須依據(jù)市場規(guī)律要求，健全各項內(nèi)部管理制度，其中非常重要的一項就是合同管理。

(二)規(guī)范建設各方行為的需要。

建筑工程項目合同界定了建設主體各方的基本權(quán)利與義務關(guān)系，是建設主體各方履行義務、享有權(quán)利的法律基礎，同時也是正確處理建筑工程項目實施過程當中出現(xiàn)的各種爭執(zhí)與糾紛的法律依據(jù)?？v觀目前我國建筑市場的經(jīng)濟活動及交易行為，所出現(xiàn)的誠信危機、不正當競爭多與建設主體法制觀念淡薄及合同管理意識薄弱有關(guān)。加強合同管理，促使建設主體各方按照合同約定履行義務并處理所出現(xiàn)的爭執(zhí)與糾紛，才能促進建筑市場的健康穩(wěn)定發(fā)展。

(三)建筑業(yè)迎接國際性競爭的需要

至今，我國建筑市場已全面開放，國外承包商進入我國建筑市場,從而引發(fā)種種問題，如盲目壓價、壓工期和要求墊支工程款以及我們不能及時適應國際市場規(guī)則，特別是對FIDIC條款的認識和和經(jīng)驗不足，這些來自國內(nèi)外建筑企業(yè)的問題，嚴重沖擊、挑戰(zhàn)著我國的建筑行業(yè)。我國建筑行業(yè)想要與國際建筑齊頭并進，就必須適應國際市場規(guī)則、遵循國際慣例；只有加強合同管理，建筑企業(yè)才有可能與國外建筑企業(yè)一爭高下，才能贏得自己生存與發(fā)展的空間。

三、合同在建設項目管理中的地位和作用

（一）合同是工程項目管理的核心

合同確定工程項目的價格(成本)、工期和質(zhì)量(功能)等目標，規(guī)定著合同雙方責權(quán)利關(guān)系。合同作為工程項目管理的一個重要的組成部分，它必須融合于整個工程項目管理中。要實現(xiàn)工程項目的目標，必須對全部項目、項目實施的全過程和各個環(huán)節(jié)、項目的所有工程活動實施有效的合同管理，就必須要求政府管理部門轉(zhuǎn)變職能，更多地運用法律、法規(guī)和經(jīng)濟手段調(diào)節(jié)和管理市場，而不是用行政命令干預市場；承包商也必須按照市場規(guī)律要求，健全和完善內(nèi)部各項管理制度，所以合同管理必然是建設項目管理的核心。

（二）施工合同是承發(fā)包雙方履行義務、享有權(quán)利的法律基礎

為保證建設項目的順利實施，通過明確承發(fā)包雙方的職責、權(quán)利和義務，可以合理分攤承發(fā)包雙方的責任風險，建設工程合同通常界定了承發(fā)包雙方基本的權(quán)利義務關(guān)系。如發(fā)包方必須按時支付工程進度款，及時參加隱蔽工程驗收和中間驗收，及時組織工程竣工驗收和辦理竣工結(jié)算等。承包方則必須按施工圖紙和批準的施工組織設計組織施工，向業(yè)主提供符合約定質(zhì)量標準的建筑產(chǎn)品等。合同中明確約定的各項權(quán)利和義務是承發(fā)包雙方的最高行為準則是雙方履行義務、享有權(quán)利的法律基礎。

（三）合同是處理建設項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律證據(jù)

合同在建設項目管理過程中正在發(fā)揮越來越重要的作用，通過對合同管理目標責任的分解，可以規(guī)范項目管理機構(gòu)的內(nèi)部職能，緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。任何一個建設項目的實施，都是通過簽訂一系列的合同來實現(xiàn)的。通過對承包內(nèi)容、范圍、價款、工期和質(zhì)量標準等合同條款的制訂和履行，業(yè)主和承包商可以在合同環(huán)境下調(diào)控建設項目的運行狀態(tài)。通過對合同管理目標責任的分解，可以規(guī)范項目管理機構(gòu)的內(nèi)部職能，緊密圍繞合同條款開展項目管理工作。建設項目由于建設周期長、合同金額大、參建單位眾多等特點，在合同履行過程中，業(yè)主與承包商之間、不同承包商之間、承包商與分包商之間以及業(yè)主與材料供應商之間不可避免地產(chǎn)生各種爭執(zhí)和糾紛。而調(diào)節(jié)這些爭執(zhí)和糾紛的主要尺度和依據(jù)應是承發(fā)包雙方在合同中事先作出的各種約定和承諾，所以，合同是處理建設項目實施過程中各種爭執(zhí)和糾紛的法律依據(jù)。

四、目前建設施工合同管理中存在的主要問題

（一）合同雙方法律意識淡薄

在合同的簽訂階段以及簽訂后的履行過程中，施工企業(yè)法律風險防范意識淡薄，合同管理把關(guān)不嚴經(jīng)常導致重大法律糾紛產(chǎn)生；合同當事人的合同履約意識淡漠，缺乏專業(yè)合同管理人才，施工合同履約程度低,違約現(xiàn)象嚴重。有些工程合同的簽約雙方都不認真履行合同，隨意修改合同內(nèi)容，或違背合同規(guī)定。主要表現(xiàn)在合同簽訂階段和合同履行階段。在合同簽訂階段的問題主要有：合同主體不當；合同文字不嚴謹；合同條款掛一漏萬；違反法律法規(guī)簽訂無效合同等。在合同履行階段的問題主要有：應變更合同的沒有變更；應當發(fā)出的書函（會議紀要）沒有發(fā)出或發(fā)出不規(guī)范；應簽證確認的沒有辦理簽證確認；應當追究的錯過了訴訟時效；應當行使的權(quán)力沒有行使；應當重視證據(jù)（資料）的法律效力的卻沒有得到足夠的重視。法律風險防范意識淡薄給施工企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟損失，而發(fā)生損失時由于法律意識差往往又不能通過合理有效的途徑挽回損失。

（二）不重視合同管理體系和制度建設

施工企業(yè)不重視合同管理體系和制度的建設，合同管理比較混亂。合同管理存在著明顯的缺陷：一是建筑企業(yè)合同管理責任主體錯位，合同履行主體分工不明確，把項目部或項目經(jīng)理作為合同責任主體，而企業(yè)法人則遠離合同管理，造成企業(yè)法人對合同管理弱化。二是建筑企業(yè)法人合同管理部門與項目部合同管理部門工作脫節(jié)。企業(yè)法人合同管理部門對項目部合同管理部門缺乏業(yè)務指導，項目部不能及時反饋合同履行中的信息，使企業(yè)合同履行中的關(guān)鍵問題缺乏合同專家講解，造成項目合同管理出現(xiàn)漏洞無法彌補。三是企業(yè)缺乏一套嚴謹?shù)暮贤芾碇贫?，合同歸口管理、分級管理和授權(quán)管理機制不健全，對合同的審核、簽訂、履行、變更、中止或終止、解除及合同的監(jiān)督考核全過程缺少必要的審查和評估步驟，未能實現(xiàn)系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學化管理。四是有的施工企業(yè)合同管理程序不明確，該履行的手續(xù)不履行，簽約隨意性大，對合同審查、把關(guān)不夠，權(quán)限設置混亂，缺乏對合同管理的有效監(jiān)督和控制。

（三）專業(yè)人才的缺乏產(chǎn)生的影響

合同管理是一項高智力型的工作，它是全局性、專業(yè)性、技術(shù)性和法律性很強的極其復雜的管理工作，對合同管理人員的素質(zhì)要求很高。合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價管理知識。目前施工企業(yè)合同管理專業(yè)人才的缺乏成為影響建設項目合同管理效果的一個重要因素。目前中小型建筑企業(yè)從事建設工程項目合同管理的人員，大多數(shù)是非專業(yè)出身，往往都是由經(jīng)營部的一般經(jīng)營人員擔任，也有的是剛走出校門的大學生，對合同管理認識不足，業(yè)務水平較低。

（四）不重視合同歸檔的管理

對合同歸檔管理重視不夠，管理信息化程度不高，合同管理手段落后。一些施工企業(yè)合同管理仍處于分散管理狀態(tài)，合同的歸檔程序、要求沒有明確規(guī)定。合同履行過程中沒有嚴格監(jiān)督機制，合同履行后沒有全面評估和總結(jié)。

五、完善建筑工程施工合同管理的建議

（一）加強對承包商的資質(zhì)管理

在加強對承包商的資質(zhì)管理上，我國可以借鑒香港地區(qū)和新加坡的做法。制訂承包商違規(guī)扣分準則，規(guī)定若承包商在投標中出現(xiàn)違規(guī)行為，有關(guān)管理部門進行相應的扣分，當扣分達到一定的數(shù)值時，就對其降級或除名。其次，結(jié)合建筑產(chǎn)品質(zhì)量進行資質(zhì)管理，可對承包商的建設業(yè)績進行打分管理。通過嚴把建筑承包商資質(zhì)管理關(guān),從總量上控制建筑施工隊伍的規(guī)模,解決目前建筑市場上供求失衡與過度競爭問題,從根本上杜絕壓級壓價。同時，各級建設行政主管部門要加強對承包商參與市場行為的監(jiān)督管理，對承包商的違法行為要嚴肅處理，維護正常的建設市場環(huán)境，確保建筑市場的規(guī)范、健康發(fā)展。

（二）加強工程招投標管理

一是加大小型工程納入招投標中心管理的力度。將小型建設工程統(tǒng)一納入招投標中心管理，實行嚴格監(jiān)督、嚴格管理。二是加強對投標單位資格的審查工作。實行分級審核制，重點加強對投標單位經(jīng)營實績的考察，杜絕掛靠投標現(xiàn)象。三是嚴格控制工程成本。采取最低合理價中標和以批準的工程概算扣適當下浮額確定招標標底等手段控制成本，對工程進行后期監(jiān)督、嚴格把關(guān)，切實降低工程建設成本。四是公開招投標程序。及時工程建設相關(guān)信息，公開招投標內(nèi)容和程序，確保招投標工作公開、公平、公正。

（三）借鑒國際經(jīng)驗,推行適用于市場經(jīng)濟的合同示范文本

隨著我國加入WTO，建筑市場同樣面臨對外開放問題，在工程管理的許多方面要與國際慣例接軌。同糾紛控制在最低范圍內(nèi)，以保證合同的全面履行。因此，在合同管理方面，要不斷借鑒國際先進經(jīng)驗，以加速建立和完善市場經(jīng)濟需求的合同管理模式。新的建設工程施工合同示范文本，很大程度地參考了文本格式，較以往合同文本有較大的改進，有利于促進建筑市場的發(fā)展，應該嚴格執(zhí)行。

（四）提高合同管理人員素質(zhì)，推行人員持證上崗制度

提高合同管理人員素質(zhì)是企業(yè)合同管理的首要任務，合同管理人員首先必須是優(yōu)秀的工程技術(shù)人員，同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規(guī)；精通合同業(yè)務，熟悉合同履行和工程索賠管理。施工企業(yè)應重點培養(yǎng)有應變能力、堅持原則、知識面寬廣的工程技術(shù)人員擔任合同管理工作。同時，推行合同管理人員持證上崗制度，因為目前我國己正式推行注冊造價工程師制度，造價工程師的一項重要職責就是搞好建設項目的投資控制和合同管理。因此，建議在建設項目管理機構(gòu)中設置注冊造價工程師崗位，專司合同管理職責。

（五）加大合同管理力度,保證施工合同全面履約

為保證施工合同全面履行,建設行政管理部門應把施工合同管理工作列為整頓規(guī)范市場工作的重要內(nèi)容。在項目建設中抓好各目標的事前、事中、事后控制，特別是事前控制。對簽訂的各項條款必須牢記，找合同履行中可能出現(xiàn)的薄弱環(huán)節(jié)，對資金不到位的項目不予辦理工程報建手續(xù),不得組織招投標,建設行政主管部門不予辦理施工許可，并根據(jù)法律、法規(guī)和合同的規(guī)定加以解決，以提高合同的履約率。整個合同履行的控制過程按策劃、實施、檢查、改進PDCA循環(huán)方法行，從而達到有效的管理控制、全面地履約合同，從而保證項目目標的實現(xiàn)。

（六）加強合同法律意識,減少合同糾紛產(chǎn)生

承包商由于缺乏法律和合同意識,在簽訂合同時，一經(jīng)簽訂，即成為約束合同雙方的最嚴格的法律文件，合同中的每一條都與雙方利害相關(guān)。建筑施工企業(yè)在簽訂合同時，如對其中合同條款未做詳細推敲和認真約定，特別是對違約責任、違約條件未做具體約定，即草率簽訂，則容易導致工程合同糾紛的產(chǎn)生。另外，在施工過程中可能產(chǎn)生的一切問題都應明確具體地以書面形式規(guī)定，不要進行口頭承諾和保證。因此，在簽訂合同過程中，合同主體要對合同合法性、嚴密性進行審查，減少簽訂合同時產(chǎn)生糾紛因素，把合同糾紛控制在最低范圍內(nèi)，以保證合同的全面履行以及工程結(jié)算的順利開展。

（七）加強合同管理體系和制度建設

《合同法》是建國以來，特別是開放改革以來，合同管理經(jīng)驗教訓的總結(jié)，又是合同理論的實際運用。分則第十六章對建設工程合同，作出了專門的法律規(guī)定，更有利于我們建筑施工企業(yè)規(guī)范自己的合同管理，維護企業(yè)的合法權(quán)益。建筑施工企業(yè)要想把合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，建立起具體的可操作的制度及合同管理體系，使合同管理有章可循。這些環(huán)節(jié)包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、下達、交底、學習、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。同時，建筑施工企業(yè)各層次都應有自己的合同管理體系。在加強合同管理體系的同時，必須根據(jù)我國的《合同法》和相關(guān)的法規(guī)，以及企業(yè)的實際情況把《合同法》的大多數(shù)有利于建筑企業(yè)合同管理的法律條文納入企業(yè)合同管理體系之中。

（八）加強施工合同索賠管理工作

在工程施工承包中，索賠是承包商要求補償損失的正當方式，是維護當事人合法利益的一項根本性措施，通過索賠能使承包商在合同實施中的風險得到合理的再分配，使施工合同中的風險分擔程度更趨于合理化。因此，承包商在加強施工合同管理的同時，還應做好合同資料和相關(guān)的工程技術(shù)資料的收集、整理和歸檔工作。這些工作，不僅是工程竣工驗收的需要，而且也是承包商執(zhí)行合同，處理變更和申請索賠時所需的有力依據(jù)。

（九）加強合同及相關(guān)文件歸檔管理工作

合同文本及相關(guān)資料均屬重要的法律文件,應加強合同及相關(guān)文件歸檔管理工作。合同的編號、登記、整理、分類、歸檔、保存、保管配備專人管理以便復查,為確保合同的順利履行創(chuàng)造條件。建設項目建設周期長,專業(yè)多,交叉施工復雜,在項目結(jié)算時很多爭議問題需依據(jù)簽證、會議紀要等相關(guān)資料予以解決。通過建立合同管理制度,做到管理層次清楚,職責分明、程序規(guī)范,從而使合同一系列管理工作處在有效的控制狀態(tài)。為此，做好資料歸檔工作決不是簡單的文檔管理問題，應專人負責，負責到底。另外，要加快合同管理信息化步伐，及時應用先進管理手段，改善合同管理條件，不斷提高管理水平。

參考文獻：

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【關(guān)鍵詞】合同管理;財務風險;防范措施

一、高校合同管理系統(tǒng)

高校合同管理系統(tǒng)包括:合同準備、審批、執(zhí)行、控制、結(jié)束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通過查詢、統(tǒng)計分析和預警提醒等多種手段實現(xiàn)本單位的業(yè)務管理，幫助本單位把資金計劃、合同進度、合同審批、合同變更、相關(guān)發(fā)票、合同資料等管理得更具條理性和統(tǒng)籌性，更使合同管理從繁瑣混亂的狀態(tài)中解脫出來變得輕松、愉快;使收付款管理從各種復雜的人事當中解放出來，減少腐敗的風險，從繁多拖沓變得及時。此外，多種形式的合同、收付款數(shù)據(jù)等統(tǒng)計圖表，也為單位日后的發(fā)展和決策提供強有力的數(shù)據(jù)支持。

二、制定合同管理流程

公司合同管理流程一般包括如下幾個環(huán)節(jié)。(一)前期準備。1．立項。項目立項是本單位為推動某個項目上馬，根據(jù)本高校中長期規(guī)劃或?qū)W院管理過程中涉及的生產(chǎn)、生活的實際需要而提出的框架性的總體設想。按照本單位的審批程序經(jīng)相關(guān)職能部門批準。立項報告包括項目實施前所涉及的各種由文字、圖紙、圖片、表格、電子數(shù)據(jù)組成的材料，主要內(nèi)容有項目投資建議的主要依據(jù)、資金來源、項目達到的要求等。2．合同起草。根據(jù)合同的具體形式選擇相應的合同格式。高校合同的主要類型有承包合同、采購合同、維修合同。(二)合同簽訂。第一，經(jīng)辦人按照本單位的管理流程將合同文本底稿報送相關(guān)職能部門批準、審核。第二，本單位的需求部門、財務部和經(jīng)辦人應當從合同涉及的替在風險方面共同審核合同初稿，并提供建議，供主管領(lǐng)導參考。從維護公司經(jīng)濟利益出發(fā)，盡量做到在法律允許的范圍內(nèi)避免或減少公司可能發(fā)生的經(jīng)濟損失。第三，嚴格按照國家規(guī)定的招投標程序進行招投標。(三)合同的履行及歸檔。合同以雙方當事人簽名蓋章生效后，專人負責監(jiān)督合同的履行。在合同履行期間，經(jīng)辦人或合同履行監(jiān)督人負有下列責任。一是收集保管合同履行中形成的所有相關(guān)資料;包括合同底稿、合同變更原因及變更內(nèi)容、資金支付等情況。二是合同履行結(jié)束應及時歸檔、分類，供以后同類合同作參考。如有可能，應該對每一項目合同及時進行總結(jié)。提高工作效率及資金使用效能。

三、合同管理的核心

合同管理是高校管理的重要內(nèi)容之一，高校應當重視本單位的合同管理工作，著重從合同管理模式、機構(gòu)設置、人員配備、管理制度等方面建立符合本單位實際需要的合同管理體系，減少風險發(fā)生頻率及程度，提高資金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下幾點:第一，依據(jù)學院的管理體系結(jié)合合同的一般流程制定出相應的合同管理制度，如:合同評審會簽制度、合同變更管理制度、合同履行管理制度及合同文件資料歸檔保管制度等，借鑒國際先進經(jīng)驗，加速建立和完善市場經(jīng)濟需求的新的合同示范文本。第二，依據(jù)合同的不同類別進行分類，可以用文件夾存放，再根據(jù)需求分門別類;對合同實行專人專項管理，并且類別制定相應的管理標準。加大合同管理力度，保證合同的順利履行。第三，推行合同管理人員持證上崗制度。不斷提高管理人員的業(yè)務水平，減少潛在的主觀風險。第四，加強政治學習，提高相關(guān)管理人員的思想覺悟和服務意識，預防潛在的主觀風險的出現(xiàn)。任何完善的制度最終產(chǎn)生的效能決定于執(zhí)行人員的素質(zhì)。

四、當前高校合同管理存在的財務風險問題

(一)合同管理制度不完善。不論是前期的談判工作及日后的監(jiān)管任務，管理工作的復雜程度決定不可避免地會產(chǎn)生主觀或客觀的財務風險，這就需要相關(guān)領(lǐng)導不斷完善管理制度，最大限度地減少財務風險的產(chǎn)生機會。(二)合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高。合同管理人員專業(yè)水平和法律意識不高，對簽訂合同的關(guān)鍵點把握不足，都會不同程度地導致財務風險的產(chǎn)生。不能嚴格按照章程及規(guī)范開展工作，也會導致潛在的主觀和客觀財務風險。(三)高校管理不同部門缺乏溝通。高校不同職能管理部門缺乏有效溝通，或在工作中沒有充分考慮到其他部門的意見也會誘發(fā)財務風險。(四)履行階段也是一個重要的合同風險來源。合同監(jiān)管人員不能認真履行監(jiān)管義務，承擔監(jiān)管責任，都會將合同潛在風險轉(zhuǎn)化為實際的法律風險和主觀風險。同時，在合同救濟階段，由于救濟措施和后續(xù)工作跟進乏力，造成勝訴案件執(zhí)行不力從而產(chǎn)生財務風險。

五、合同管理中財務風險的控制措施